Mitarbeiterakten Organisationstipps

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens ist es wichtig, die Personaldatensätze aus personeller Sicht zu führen und die Einhaltung der Bundes- und Landesgesetze sicherzustellen. Aufgrund ihrer Wichtigkeit müssen die Mitarbeiterdatensätze gut organisiert sein, damit Sie die Informationen jederzeit finden können, wenn Sie sie benötigen. Ein paar Tipps helfen Ihnen bei der Entwicklung und Verwaltung eines effizienten Mitarbeiterdatensystems.

Wählen Sie eine geeignete Methode

Wählen Sie eine Dateiverwaltungsmethode, die zu Ihrem persönlichen Stil und der Größe Ihres Unternehmens passt. Wenn Ihr Unternehmen sehr klein ist - beispielsweise mit nur zwei oder drei Mitarbeitern -, können Sie Papierdatensätze in Manila-Ordnern aufbewahren, die in einem verschlossenen Archiv gespeichert sind. In einem größeren Unternehmen kann das Speichern von Datensätzen auf einem Computer wesentlich bequemer sein. Sichern Sie alle Computerdateien mit Papierkopien oder durch Speichern auf einer Festplatte.

Erstellen Sie standardisierte Formulare

Um Konsistenz und Genauigkeit zu gewährleisten, entwickeln Sie standardisierte Formulare für Aktivitäten, die alle Mitarbeiter betreffen. Typische Formulare können Formulare für Leistungsbewertungen, Disziplinarmaßnahmen und Gehaltsanpassungen sein. Standardisierte Formulare helfen Ihnen, jeden Mitarbeiter fair zu behandeln und im Falle von Belastungen wie Diskriminierung zu dokumentieren.

Dateien chronologisch anordnen

Um das Auffinden von Artikeln zu erleichtern, insbesondere wenn Sie ein Papierablagesystem verwenden, legen Sie Dokumente in chronologischer Reihenfolge ab. Beginnen Sie jedes Dossier mit neuen Unterlagen, die Angaben wie Bewerbung, Lebenslauf, Steuer- und Regierungsformulare wie W-4 und I-9, eine schriftliche Stellenbeschreibung und Kontaktinformationen für Notfälle enthalten. Fügen Sie jeden neuen Artikel hinzu, z. B. eine jährliche Leistungsbewertung. Sie können für jeden Mitarbeiter Unterordner (z. B. Informationen zu Neueinstellungen und Leistungsbeurteilungen) erstellen und Dokumente zeitlich chronologisch anordnen.

Unterzeichnen Sie unterschriebene Vereinbarungen

Wenn in Ihrem Unternehmen Richtlinien wie Wettbewerbsverbote, Nichteinhaltungsvereinbarungen, ein Verhaltenskodex oder Regeln für sexuelle Belästigung enthalten sind, müssen Sie unbedingt eine unterschriebene Bestätigung einholen, dass der Mitarbeiter die jeweiligen Bestimmungen gelesen und verstanden hat, und diese aufbewahren. Dies schützt Sie in dem Fall, dass Sie einen Mitarbeiter wegen eines Verstoßes gegen eine dieser Vereinbarungen kündigen müssen.

Heikle Informationen

Beachten Sie, dass Ihre Mitarbeiter ein Recht haben, ihre Mitarbeiterdaten einzusehen. Dies bedeutet, dass Sie bei den Informationen, die Sie eingeben möchten, vorsichtig sein sollten. Wenn Sie beispielsweise aufschreibende Kommentare zur Ethnie oder sexuellen Orientierung eines Mitarbeiters abgeben, können Sie sich potenziellen Klagen öffnen.