Die Aufgaben eines Corporate Board-Meeting-Koordinators

Eine Gesellschaft hält regelmäßig Vorstandssitzungen ab, um Fakten und Details zu den Angelegenheiten eines Unternehmens zu besprechen. Der CEO des Unternehmens könnte das Treffen leiten. Vor der Einberufung des Vorstandes wird jedoch jemand beauftragt, die Veranstaltung zu organisieren oder zu koordinieren. Diese Person hat eine gewichtige Verantwortung und es ist seine Pflicht, die Vorkehrungen zu treffen und die Aktivitäten zu planen.

Was ist eine Vorstandssitzung?

Verwaltungsratssitzungen bieten dem Verwaltungsrat eine Plattform zum Zusammenstellen und Besprechen von Details zu einem Unternehmen. In diesen Meetings werden typischerweise die finanziellen Stärken und Schwächen eines Unternehmens hervorgehoben und diskutiert. Einige Unternehmen haben Anteilseigner, dh Unternehmen und Einzelpersonen, die Aktien an dem Unternehmen besitzen. Nach der Analyse der Leistung eines Unternehmens erstellt der Verwaltungsrat einen Finanzbericht, der die finanzielle Lage des Unternehmens beschreibt. Darüber hinaus können die Vorstandsmitglieder während der Sitzung Richtlinien, Strategien diskutieren und über vorgeschlagene Themen abstimmen.

Wählen Sie Zeit und Ort

Ein Koordinator für die Vorstandssitzung wählt das Datum, die Uhrzeit und den Ort der Besprechung aus. Vorstandssitzungen finden in Konferenzräumen statt - entweder am Standort des Unternehmens oder an einem anderen Standort. Da die Vorstandsmitglieder jedoch in verschiedenen Regionen ansässig sind, muss der Koordinator einen für alle förderlichen Standort festlegen und dann die Reisearrangements treffen. Der Koordinator muss außerdem den Zeitplan jedes Vorstandsmitglieds überprüfen und eine Zeit auswählen, die für alle Teilnehmer geeignet ist. Koordinatoren sollten E-Mails oder Postkarten an alle Mitglieder senden, um Datum, Uhrzeit und Ort zu bestätigen.

Meeting Agenda vorbereiten

Eine Agenda ist eine Liste von Punkten, die während der Vorstandssitzung besprochen werden sollen. Der Koordinator bereitet die Tagesordnung vor und hebt jedes Thema oder Thema hervor - und kontaktiert dann jedes Vorstandsmitglied, einschließlich des CEO der Corporation. Jedes Vorstandsmitglied kann einen Geschäftsgegenstand auf die Tagesordnung setzen. Der Koordinator erstellt eine vorläufige Gliederung der Besprechung und verteilt diese Gliederung dann an jeden Teilnehmer. Die Vorstandsmitglieder könnten vor der Sitzung Elemente hinzufügen oder löschen. Der Koordinator würde dann die Tagesordnung aktualisieren und neue Exemplare verteilen.

Erstellen Sie eine Zeitleiste

Mit jedem Thema auf der Tagesordnung muss der Koordinator einen Zeitplan festlegen. Dadurch wird die für jeden Artikel zugewiesene Zeit festgelegt. Wenn die Tagesordnung für die Besprechung beispielsweise 15 Punkte enthält, kann der Koordinator 20 Minuten (oder weniger) für jeden Punkt festlegen, um die Besprechung innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens abzuschließen.