Muss ein Arbeitgeber einen Pay Stub behalten?

Das Bundesgesetz über die Arbeitsgesetzgebung verlangt, dass Sie die Lohnlisten für Ihre Angestellten aufbewahren, aber Sie müssen weder für sich selbst noch für Ihre Angestellten einen Check-Stub erstellen. In einigen Bundesstaaten gibt es jedoch Arbeitsgesetze, nach denen die Mitarbeiter verpflichtet sind, detaillierte Informationen zur Personalabrechnung bereitzustellen. Zum Beispiel muss ein Arbeitgeber in Illinois einen Stub oder ein separates Dokument mit einer Liste aller Abzüge vorlegen, und in Kalifornien muss der Arbeitgeber dem Mitarbeiter einen Stub oder eine Belegbuchung für alle zur Berechnung seines Nettogehalts verwendeten Gehaltsdaten zur Verfügung stellen. Sie können eine Kopie der Pay Stubs als Teil Ihrer obligatorischen Abrechnungsaufzeichnungen aufbewahren. Wenn der Stub jedoch nicht alle erforderlichen Informationen enthält, erfüllt der Stub allein nicht die Bundesgesetze.

Informationen, die Sie aufbewahren müssen

Laut Bundesgesetz müssen Sie grundlegende Informationen über jeden Angestellten, einschließlich seines vollständigen Namens und seiner Anschrift, Sozialversicherungsnummer, Geschlecht, Beruf und, falls ein Angestellter unter 19 Jahre alt ist, sein Geburtsdatum aufbewahren. Jeder Abrechnungssatz muss den Tag und die Uhrzeit des Beginns der Arbeitswoche, die Anzahl der Stunden, die der Mitarbeiter täglich gearbeitet hat, und die Gesamtstunden der Arbeitswoche anzeigen. Aufzeichnungen müssen die Grundlage für die Festlegung der Löhne aufzeigen. Sie müssen den regulären Stundensatz des Arbeitnehmers, den gesamten regulären Lohn und den gesamten Überstundenlohn für nicht versetzte Mitarbeiter angeben. Sie können diese Informationen jedoch für befreite Mitarbeiter ausschließen. Aufzeichnungen müssen jeden Abzug oder Zuschlag enthalten, der sich auf das Gehalt des Arbeitnehmers, den Gesamtlohn, die Gehaltsdauer und den Zahlungstermin auswirkt.

Aufbewahrungsfrist

Obwohl die gesetzlichen Bestimmungen in den einzelnen Bundesstaaten unterschiedlich sind, müssen die Gehaltsabrechnungen, Kauf- und Verkaufsdatensätze, die zur Berechnung von Gehaltsabrechnungen und Gewerkschaftsverträgen verwendet werden, für mindestens drei Jahre aufbewahrt werden. Bewahren Sie die Quelldokumente wie Lohnkarten, Arbeitskarten und Zeitpläne mindestens zwei Jahre für die Lohnabrechnung auf.

Quelldokumente

Sie können die Mitarbeiter auffordern, eine Zeituhr zu verwenden, ihre Stopp- und Startzeiten elektronisch aufzuzeichnen oder einen manuellen Zeitbericht zu erstellen. Das Bundesgesetz erlaubt Ihnen auch, einen Bericht eines Zeitnehmers über die Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters zu akzeptieren. Wenn der Mitarbeiter einen festen Zeitplan ausführt, können Sie eine Kopie des Zeitplans behalten und nur Ausnahmen aufzeichnen.

Speicherung von Aufzeichnungen

Das Bundesgesetz schreibt vor, dass der Arbeitgeber die Gehaltslisten an einem sicheren Ort am Arbeitsplatz des Arbeitnehmers oder am zentralen Standort des Arbeitgebers aufbewahrt. Wenn ein Inspektor des Arbeitsministeriums eine Überprüfung Ihrer Unterlagen verlangt, müssen Sie die Möglichkeit haben, Dateien, die außerhalb des Standortes gespeichert sind, spätestens 72 Stunden nach seiner Anfrage zu produzieren. Da Pay-Stubs und Abrechnungsdatensätze persönliche Informationen enthalten, sollten solche Dateien am besten in einer gesperrten Schublade aufbewahrt werden, wobei der Zugriff auf Personen beschränkt ist, die die Dateien wirklich überprüfen müssen.