Notfall-Kommunikationsverfahren

Unabhängig davon, ob ein Notfall nur Ihr Unternehmen oder das ganze Land betrifft, müssen Sie Kommunikationsverfahren einrichten, mit denen Sie die Personen erreichen können, die Sie kontaktieren müssen. Ihre Verfahren müssen es Ihnen ermöglichen, gemeinsam mit Mitarbeitern und Partnern zu überprüfen, wie sich der Notfall auf sie ausgewirkt hat, und ihnen die Informationen zu geben, die sie benötigen, um den Betrieb wieder aufzunehmen. Klare Vorgehensweisen helfen Ihnen, Ihre Notfallmaßnahmen effektiv umzusetzen, und stellen sicher, dass jeder Ihrer Angestellten mit seinen Verantwortlichkeiten im Notfall vertraut ist.

Bestimmen Sie die betrieblichen Rollen

Die wichtigsten Funktionen für die Notfallkommunikation sind die Meldung eines Notfalls und die Kommunikation mit den betroffenen Personen. In Ihren Verfahren sollten Sie einen Hauptansprechpartner benennen, der den Notfall und Personen, die für die Kommunikation mit Mitarbeitergruppen, Kunden, Lieferanten, Behörden und der Öffentlichkeit verantwortlich sind, deklariert. Jede Rolle muss einen Hauptkandidaten und eine Liste von Stellvertretern haben. Die Rolle der Stellvertreter besteht darin, zu überprüfen, ob die Hauptperson oder der Stellvertreter, der vor ihnen in der Liste steht, die erforderliche Funktion ausführen kann. Wenn nicht, muss der Stellvertreter übernehmen.

Geben Sie an, an wen Sie sich wenden sollen

Nachdem die Verantwortlichen einen Notfall gemeldet haben, müssen sich die designierten Kommunikationsmitarbeiter mit ihren Zielen in Verbindung setzen. Diejenigen, die sich an Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten wenden, müssen über alle Kontaktinformationen verfügen, einschließlich alternativer Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Diejenigen, die sich an die Behörden wenden, müssen die Telefonnummern der zuständigen Rettungsdienste, der Polizei und Regierungsvertreter haben. Diejenigen, die sich mit der Öffentlichkeit in Verbindung setzen, sollten gegebenenfalls Pressekonferenzen einberufen können und müssen Kontaktinformationen der lokalen Medien haben. Ihre Verfahren müssen detailliert beschreiben, wie Sie diese Informationen aufbewahren, aktualisieren und den Mitarbeitern zur Verfügung stellen, die sie benötigen.

Detailausstattung und Kommunikationsmethoden

Neben dem Wissen, an wen Sie sich wenden sollen, müssen Ihre Verfahren bestimmten Mitarbeitern Anweisungen geben, wie sie die Kommunikation einleiten können. Festnetzanschlüsse sind zuverlässig für die Mitarbeiter, die über sie verfügen, sowie für Behörden und Medien. Alternativen sind Telefonanrufe, E-Mail- und SMS-Nachrichten. Letztere gehen manchmal durch, wenn das mobile Sprachanrufsystem überlastet ist. Sie können einige Mitarbeiter über Nachrichten in sozialen Netzwerken erreichen. Ziel ist es, mit jedem Mitarbeiter Kontakt aufzunehmen und die Anrufe sowie alle erhaltenen Informationen aufzuzeichnen und aufzuzeichnen.

Listen Sie auf, welche Informationen Sie zur Kommunikation benötigen

Ihre Notfallkommunikation muss angeben, was kommuniziert werden soll. Für Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten benötigen Sie Details zu ihrer Situation und müssen sie darüber informieren, was das Unternehmen tut. Wenn Sie Vorgänge an einem anderen Ort einrichten, müssen Sie ihnen die Informationen geben. Für die Behörden besteht das Ziel darin, sie über die Situation des Unternehmens und darüber zu informieren, ob Sie Hilfe benötigen. Wenn die Medien darüber informiert werden, was Sie tun und was passiert ist, hilft dies, die Öffentlichkeit auf dem Laufenden zu halten, und kann dazu beitragen, Mitarbeiter zu erreichen, die ansonsten abgeschnitten sind.