Muss ein Arbeitgeber einen verloren gegangenen Gehaltsscheck ersetzen?

Wenn Ihr Mitarbeiter einen Gehaltsscheck verliert, gibt es keine einheitliche Antwort darauf, wie Sie damit umgehen sollten. Die Regeln unterscheiden sich je nach den Gesetzen Ihres Staates und ob der Scheck vor oder nach Erhalt des Arbeiters verloren ging. Es ist jedoch eine gute Idee, eine Richtlinie für verlorene Schecks festzulegen, bevor das Problem auftritt.

Spitze

• Wenn der Arbeitgeber ein Verschulden trifft, weil der Gehaltsscheck nicht ankommt - beispielsweise die Adresse falsch schreibt -, muss er sie ersetzen. Andere Situationen sind weniger klar, aber es ist wahrscheinlich ratsam, die Prüfung in den meisten Fällen zu ersetzen.

Der Scheck war in der Mail

Ihre Angestellten werden erst bezahlt, wenn die Direkteinzahlung die Bank erreicht oder sie ihre Gehaltsabrechnungen in der Hand haben. Wenn in Ihrem Bundesstaat gesetzlich vorgeschrieben ist, wie oft ein Mitarbeiter einmal im Monat, jede zweite Woche und jede Woche bezahlt wird, müssen Sie die Schecks bis zum vorgesehenen Zahltag abgeben. Wenn Mitarbeiter ihren Lohn verspätet erhalten, weil Sie sie am Zahltag abgeschickt haben, kann dies zu rechtlichen Schritten führen.

Wenn der Gehaltsscheck überhaupt nicht ankommt, hängt es vom Grund ab, was als Nächstes passiert. Wenn Sie schuld sind - Sie haben die falsche Adresse eingegeben oder den Scheck in den falschen Umschlag gesteckt -, hat Ihr Mitarbeiter Anspruch auf einen Ersatzscheck. Wenn der Mitarbeiter sich irrt, zum Beispiel weil Sie die falsche Postanschrift angegeben haben, besteht eine gute Chance, dass Sie legal vom Haken sind. Sprechen Sie mit Ihrem Unternehmensanwalt oder der staatlichen Arbeitsabteilung über die Arbeitsregeln Ihres Staates.

Wenn Mitarbeiter vermasseln

Selbst wenn der Verlust nicht Ihre Schuld ist - Ihr Mitarbeiter hat versehentlich den Scheck in den Müll geworfen, der Umschlag fiel aus seiner Tasche - Sie haben immer noch einen Mitarbeiter, der nicht bezahlt wurde. Das Ersetzen des Schecks kann mühsam sein, es kann sich jedoch lohnen, Ihren Mitarbeiter zufrieden zu stellen.

• Wenn Ihr Mitarbeiter den Scheck nicht finden kann, fragen Sie, ob er noch ein paar Tage warten kann, bevor er ihn für unwiderruflich verloren erklärt.
• Wenn der Scheck bis dahin nicht angezeigt wird, rufen Sie die Bank an und beenden Sie die Zahlung. Wenn der Scheck bereits eingelöst wurde, sind Sie nicht verpflichtet, den Mitarbeiter zu erstatten, wenn Sie kein Verschulden haben.

• Nachdem die Zahlung gestoppt wurde, den Scheck erneut ausstellen.

Banken verlangen eine Gebühr für das Stoppen eines Schecks. Sie denken vielleicht, dass es angemessen ist, die Gebühr vom neuen Gehaltsscheck abzuziehen, aber das Gesetz ist möglicherweise anderer Meinung. Viele Staaten sagen, dass Sie keine Abzüge machen können, wenn der Mitarbeiter sich nicht damit abmeldet. Bitten Sie in diesem Fall den Mitarbeiter, das Geld separat zu zahlen, anstatt es abzuziehen.

Legen Sie eine Unternehmensrichtlinie fest

Es ist klug, eine schriftliche Richtlinie in Kraft zu setzen, bevor Gehaltsschecks endgültig verfehlt werden. Auf diese Weise wissen Ihre Mitarbeiter, was zu erwarten ist, und Sie müssen es nicht beflügeln, während ein wütender Mitarbeiter ihr Geld verlangt. Die Richtlinien sollten Ihren Mitarbeitern zeigen, was das Gesetz verlangt und was passiert, wenn der Verlust schuld ist. Fügen Sie die Richtlinie in Ihr Mitarbeiterhandbuch ein, damit die Mitarbeiter, wenn sie sie gelesen haben, im Voraus wissen, was sie zu erwarten haben.