Gute Ideen zur Verbesserung des Zeitmanagements

Kleinbetriebe und Kleinunternehmer sind genauso anfällig für Stress am Arbeitsplatz wie jedes Großunternehmen oder seine Mitarbeiter. Das Geheimnis für einen effektiven Umgang mit Stress - unabhängig von der Größe eines Unternehmens - liegt in der Bewältigung stressbezogener Probleme aus organisatorischer und individueller Sicht. Schlecht entwickelte oder nicht vorhandene Zeitmanagementfähigkeiten sind ein großer Stressfaktor am Arbeitsplatz. Obwohl ein kleines Unternehmen möglicherweise nicht über die finanziellen Ressourcen verfügt, um Zeitmanagementprobleme durch den Kauf teurer und manchmal komplexer Zeitverwaltungssoftware zu lösen, gibt es viele preiswerte Ideen und Alternativen.

Ein organisatorischer Ansatz

Eine der besten Möglichkeiten, Zeitmanagement aus organisatorischer Sicht anzugehen, besteht darin, dass Inhaber eines kleinen Unternehmens zunächst gute Zeitmanagementfähigkeiten entwickeln und dann zu einem motivierenden Vorbild für die Mitarbeiter des Unternehmens werden. Die Einbindung von Ideen zur Verbesserung der Zeitmanagementfähigkeiten in ein neu entwickeltes oder bereits bestehendes Wellnessprogramm für Mitarbeiter kann ebenfalls eine effiziente Lösung für die Problemlösung auf organisatorischer Ebene sein. Überlegen Sie, ob Sie Tipps für das Zeitmanagement auf der Pinnwand für Mitarbeiter bereitstellen möchten, einschließlich eines Zeitmanagementsegments in einer Reihe von Lunch-and-Learns und die Einbeziehung von Zeitmanagementideen in die Prozesse und Abläufe am Arbeitsplatz.

Terminbücher verwenden

Terminkalender für Büroangestellte, Abteilungsleiter und andere Schlüsselpersonen. Weisen Sie diese Mitarbeiter an, keine Einzelblatt-To-Do-Listen mehr zu erstellen, die oft so lang werden, dass sie weder effektiv noch nutzbar sind. Verabschiedung einer Planungsrichtlinie, in der Besprechungen, Aufgaben und Aktivitäten nicht nur einem bestimmten Tag, sondern auch mit einer bestimmten Start- und Endzeit geplant und zugewiesen werden. Wenn das Unternehmen ein Bürosoftwareprogramm verwendet, das ein Planungsmodul enthält, ist ein elektronisches Terminkalender eine Alternative.

Unterbrechungen reduzieren oder stoppen

Ermutigen Sie die Mitarbeiter dazu, zeitraubende Unterbrechungen zu reduzieren, indem Sie eine Umgebung schaffen, in der sich die Mitarbeiter wohl fühlen, wenn sie „Nein“ sagen. Eine Politik der offenen Tür, die in vielen kleinen Unternehmen Standard ist, ist eine offene Einladung zu Unterbrechungen und verringerter Produktivität. Wenn die Mitarbeiter stattdessen die Geschäftszeiten in die Terminkalenderplanung einbeziehen können, ist dies eine effiziente Möglichkeit, Zeit für Unterbrechungen zu planen. Nehmen Sie eine Richtlinie an, die besagt, es sei denn, ein Problem oder ein Problem erfordert eine sofortige Antwort. Die Mitarbeiter planen Zeitblöcke (z. B. am Ende eines jeden Arbeitstages), um Telefonanrufe zurückzugeben und E-Mails zu beantworten, die während des Tages empfangen wurden.

Machen Sie die Planung zu einer Priorität

Ein wöchentliches 30-minütiges Planungsmeeting am Montagmorgen kann die Bühne für die Aktivitäten der Woche festlegen. Wöchentliche Planungsbesprechungen vermitteln den Mitarbeitern ein besseres Verständnis dafür, was in der Woche erledigt werden muss. Durch die Einbindung einer Frage-und-Antwort-Sitzung in jedes wöchentliche Meeting haben alle die Möglichkeit, Fragen zu stellen, die möglicherweise beantwortet werden müssen, und eine Klärung unklarer Verfahren zu erhalten, die ansonsten zu zeitraubenden Arbeitsunterbrechungen führen können. Fordern Sie die Mitarbeiter auf, die ersten 15 bis 30 Minuten eines Tages damit zu verbringen, einen Tagesplan zu erstellen oder zu ändern.