DIY-Gehaltsabrechnung für 10 Mitarbeiter

Ein computergestütztes Gehaltsabrechnungssystem erfordert, dass ein Arbeitgeber Software zur Ausführung seiner Gehaltsabrechnungsaufgaben verwendet. Diese Methode verringert die Fehlerwahrscheinlichkeit und erhöht die Verarbeitungszeit der Abrechnung. Ein externes System bedeutet, dass der Arbeitgeber einen Gehaltsabrechnungsdienstleister mit der Abrechnung seiner Gehaltsabrechnung beauftragt. Als Arbeitgeber mit 10 Mitarbeitern können Sie ein Do-it-yourself-System anwenden, bei dem Sie das computergestützte oder externe Online-System anwenden oder die Lohnabrechnung manuell durchführen müssen.

1

Erwerben Sie eine Gehaltsabrechnungssoftware, die speziell für kleine Unternehmen wie QuickBooks oder Sage Peachtree entwickelt wurde. Neben der Abrechnungsverarbeitung und den Einzahlungsfunktionen verfügen diese Softwaretypen im Allgemeinen über Funktionen für die Buchhaltung, mit denen Sie W-2-Dokumente und andere Steuerunterlagen für Ihre 10 Mitarbeiter erstellen können. Die Software verfügt außerdem über eingebettete Bundes- und Landessteuertabellen, die die manuelle Steuerberechnung überflüssig machen und das Fehlerrisiko reduzieren. Wählen Sie das Softwarepaket, das Ihrer Abrechnungsgröße entspricht. Softwarepakete mit umfassenden Abrechnungsfunktionen, wie z. B. Hauptbuch und zertifizierte Abrechnung, kosten mehr als eine einfache Abrechnung, wie z. B. die Basisberechnung und die W-2-Bereitstellung.

2

Verwenden Sie einen Online-Abrechnungsservice wie Intuit oder SurePayroll, um die Abrechnung zu verarbeiten. Für eine monatliche Gebühr laden Sie die Abrechnungsinformationen Ihrer 10 Mitarbeiter, einschließlich der Stunden und Gehälter für jeden Zahlungszeitraum, über ein eindeutiges Login und ein Kennwort in das System des Lieferanten ein. Bei einigen Anbietern können Sie Gehaltsschecks auf Ihrem eigenen Laserdrucker ausdrucken. Sie können die Abrechnungsdaten Ihrer Mitarbeiter verwalten und die erforderlichen Anpassungen vornehmen sowie Abrechnungsberichte über ein Online-System ausdrucken. Das System sendet Ihnen auch Erinnerungen an Bundes- und Landessteuern und Zahlungszeiten. Geben Sie dem Lieferanten für die direkte Einzahlung Ihre Bankverbindung.

3.

Wenden Sie das manuelle System an, wenn Sie nicht in Abrechnungssoftware oder einen Onlinedienst investieren möchten. Diese Methode funktioniert gut, wenn Sie 10 Mitarbeiter haben. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie die Abrechnung dreimal überprüfen, bevor Sie Gehaltsschecks erstellen. Wenn Sie dieses System verwenden, benötigen Sie auch fundierte Kenntnisse der Lohn- und Stundengesetze sowie der Lohnsteuergesetze. Wenden Sie sich an die Arbeitsabteilung Ihres Staates, um Informationen über das Arbeitsgesetz zu erhalten, und Ihre örtliche Lohn- und Stundenteilung für die Bundesanwendung. Überprüfen Sie das Rundschreiben des IRS oder den Leitfaden für Arbeitgebersteuer, um die Steuer-, Zahlungs- und Berichterstattungsrichtlinien des Bundes einzuholen. Wenden Sie die Richtlinien der staatlichen Finanzbehörde für die Quellensteuer an. Bei diesem System können Sie Ihren Mitarbeitern keine direkte Einzahlung anbieten. Daher müssen Sie Gehaltsschecks von Hand schreiben.

Spitze

• Da Ihre Lohnabrechnung gering ist, können Sie eine Standardzeitschaltuhr und Zeitkarten von einem Bürozubehörgeschäft für die Zeitnahme erwerben. Einige Banken wie die Bank of America und Wells Fargo bieten Kunden mit einem geschäftlichen Girokonto Gehaltsabrechnungen an. Um Kunden anzuziehen und zu halten, kann die Bank Abrechnungsdienste zu niedrigeren Kosten als ein regulärer Abrechnungsdienstleister anbieten. Abrechnungssoftware und ein Online-Abrechnungsdienst speichern die Abrechnungsdaten elektronisch. Beim manuellen System müssen Sie die Abrechnungsdokumente in Papierform ausdrucken.