Was ist ein Barauszahlungssystem?

Jedes kleine Unternehmen benötigt ein Barauszahlungssystem, das die Barzahlungen eines Unternehmens effizient und sicher abwickelt. Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen oder A / P sind eng mit Barauszahlungen verbunden. Die meisten Transaktionen werden über A / P abgewickelt, wenn eine Barzahlung erfolgt. Die ordnungsgemäße Dokumentation ist Teil einer effektiven Barauszahlungsfunktion, und alle Barauszahlungen müssen in den Finanzunterlagen des Unternehmens erfasst werden. Das Vorhandensein guter interner Kontrollen ist bei Barauszahlungen wichtig und hilft sicherzustellen, dass Bargeld für legitime Transaktionen bezahlt wird.

Kreditorenfunktion

Die A / P-Funktion ist für die Genehmigung von Zahlungen für Kreditoren- und Kreditorentransaktionen eines Unternehmens verantwortlich. A / P genehmigt Transaktionen nur dann zur Zahlung, wenn in der Transaktion Belege vorhanden sind. Da A / P mit den erforderlichen Unterlagen für die Transaktionsgenehmigung übereinstimmt, ist es vorzuziehen, dass die tatsächliche Zahlung nicht beim Verkäufer oder Gläubiger verbucht wird, um die Bezahlung betrügerischer oder ungültiger Transaktionen zu verhindern.

Transaktionsdokumentation

Die meisten Barauszahlungen sind Rechnungszahlungen. Wenn zum Beispiel Inventar gekauft wird, sollte die Transaktion eine Rechnung sowie eine Bestellung und einen Beleg für den Wareneingang aufweisen, bevor die Zahlung für die Transaktion erfolgt. Für eine Dienstleistung sollte sich die Rechnung auf einen Vertrag beziehen, in dem die Arbeitsvereinbarung zwischen den Parteien aufgeführt ist. Fehlende Dokumentation kann ein Zeichen für eine unvollständige Transaktion sein, z. B. die Nichtlieferung von Produkten oder Dienstleistungen oder betrügerische Aktivitäten.

Transaktionsaufzeichnung

Wenn Ihr Unternehmen einen Wertgegenstand mit einem bestimmten Preis kauft oder erhält, wird dieser als Gutschrift auf einem Verbindlichkeits- oder Geldkonto verbucht. Als Verbindlichkeiten erfasste Kreditgeschäfte werden zu einem späteren Zeitpunkt gezahlt, und sobald die erforderlichen Unterlagen eingegangen sind, wird die Verbindlichkeit belastet und der Zahlungsbetrag wird in bar gutgeschrieben. Nach der Aufzeichnung der Transaktion in den Finanzunterlagen wird ein Scheck oder eine elektronische Zahlung erstellt, die an den Verkäufer ausgestellt wird.

Interne Kontrollen

Gute interne Kontrollen bei Barauszahlungen sind entscheidend, um den Verlust von Bargeld zu verhindern. Idealerweise sollten die Mitarbeiter von A / P nicht für Barauszahlungen verantwortlich sein, um die Zahlung ungültiger Transaktionen zu verhindern. Diese Aufgabentrennung kann Ihr Geldkonto schützen. Wenn Ihr Unternehmen für diese Vereinbarung zu klein ist, muss ein Mitarbeiter, der nicht mit A / P befasst ist, jeden Monat Ihr Bankkonto abstimmen und Stichprobenprüfungen von Barzahlungen durchführen, um festzustellen, ob Barzahlungen für gültige Transaktionen gelten.