Möglichkeiten zur Kontrolle von Buchhaltung und Inventar

Buchhaltungssysteme und Inventar können besonders anfällig für Diebstahl, Betrug oder Missmanagement sein. Die Kontrolle der Integrität Ihrer Buchhaltungsunterlagen und der Sicherheit Ihres Bestands kann direkt zu Ihrem Gewinn beitragen, indem Sie unnötige Kosten reduzieren. Für Kleinunternehmer stehen eine Reihe von internen Kontrolloptionen zur Verfügung, und für jedes Unternehmen sind eigene Kontrollen erforderlich, um seine Vermögenswerte angemessen zu schützen.

Sicherheitssysteme

Alle Buchhaltungsdaten und das Inventar sollten so sicher wie möglich aufbewahrt werden. Beschränken Sie den Zugriff auf Lagerbereiche und installieren Sie Sicherheitskameras mit Aufnahmegeräten. Führen Sie regelmäßige und zufällige Bestandsaufnahmen durch, um Probleme mit Diebstahl oder Abfall schnell aufzudecken.

Buchhaltungsdaten können genauso leicht gefährdet werden wie Inventar oder Geld. Kriminelle können durch Manipulation der Buchhaltungsunterlagen denselben finanziellen Schaden anrichten wie durch physischen Diebstahl. Schützen Sie alle Server und Computerarbeitsstationen mit Kennwörtern und beauftragen Sie einen internen oder fremden Netzwerksicherheitsspezialisten, um den Zugriff auf Ihre Dateien zu sichern. Vergleichen Sie interne Finanzdaten mit Kontoauszügen und Finanzdokumenten, um sicherzustellen, dass Ihre Aufzeichnungen korrekt bleiben.

Aufgabentrennung

Die Philosophie der Aufgabentrennung ist, dass der Diebstahl durch Kollusion schwieriger wird, wenn mehr Personen in einen mehrstufigen Prozess eingebunden werden. Die Abrechnungs- und Bestandspflichten umfassen eine Reihe von Aktivitäten und Schritten. Die Aufteilung dieser Pflichten zwischen den Mitarbeitern auf verschiedenen Ebenen Ihres Unternehmens kann dazu beitragen, Kollisionsfälle zu reduzieren. Erlauben Sie der gleichen Person nicht, Lagerbestellungen aufzugeben und beispielsweise die Genauigkeit eingehender Sendungen zu prüfen. Lassen Sie nicht zu, dass ein und dieselbe Person Bankeinlagen tätigt und Bareinnahmen in das Buchhaltungssystem eingeben.

Unabhängige Audits

Finanzprüfungen von Drittanbietern können teuer sein und die normale Produktivität beeinträchtigen. Sie sind jedoch die Kosten wert, wenn sie Fälle von Finanzbetrug oder Diebstahl aufdecken. Prüfer werden sich eingehend mit Ihrem Buchhaltungssystem und den Finanzunterlagen auseinandersetzen, um sicherzustellen, dass alle Buchhaltungsaufgaben ethisch und professionell ausgeführt werden.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern nur rechtzeitig Bescheid, damit sie sich auf ihre Rolle bei der Prüfung vorbereiten können. Kündigen Sie die Klauen nicht so früh im Voraus an, dass sie ihre Spuren verwischen können.

Interne Berichte

Ein wirksames System der internen Kontrollen muss den Führungskräften und anderen Entscheidungsträgern regelmäßig Statusberichte liefern. Ein Management-Informationssystem kann beliebige Betriebs- oder Statistikdaten kombinieren und sie den Managern in einem lesbaren, logischen Format präsentieren. Ein MIS kann Berichte zu grundlegenden Informationen erstellen, z. B. die täglichen Umsätze und Ausgaben in den einzelnen Filialen sowie komplexere Daten, z. B. die durchschnittliche Anzahl nicht akzeptabler und kaum akzeptabler Fehler in einem bestimmten Produktionslinienabschnitt.