Umgang mit einem Beschwerdebrief über einen unhöflichen Mitarbeiter

Unglückliche Kunden können für jedes Unternehmen eine gefährliche Situation darstellen, da diese Kunden ihre Beschwerden häufig mit anderen Personen teilen. Wenn ein Kunde eine Beschwerde gegen einen Mitarbeiter einreicht, führen Sie diese sorgfältig und vollständig aus, um sicherzustellen, dass Sie den Kunden zufriedenstellen. Behandeln Sie ein Beschwerdebrief über einen unhöflichen Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter keine Kunden beleidigt, da er Ihr Unternehmen vertritt.

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Lesen Sie den Brief sorgfältig durch, um sicherzustellen, dass Sie die Beschwerde verstehen. Überprüfen Sie den Brief, um zu sehen, ob der Kunde Kontaktinformationen angegeben hat, sodass Sie anrufen können.

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Rufen Sie den Kunden an, wenn möglich. Bitten Sie umgehend um Entschuldigung, wenn Sie telefonisch mit dem Kunden sprechen. Bitten Sie den Kunden, alles Weitere über die Reklamationssituation zu erklären, und hören Sie aufmerksam zu, wenn der Kunde die Reklamation ausführt.

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Umschreiben Sie, was Sie Ihrer Meinung nach über die Beschwerde des Kunden verstehen. Wiederholen Sie die Beschwerde in einfachen Worten, um sicherzustellen, dass Sie wissen, was passiert ist.

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Stellen Sie Fragen, um alle Punkte zu klären, um sicherzustellen, dass Sie verstehen. Hören Sie sorgfältig zu den Antworten des Kunden auf Ihre Fragen.

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Sagen Sie dem Kunden, dass Sie mit dem Mitarbeiter sprechen werden. Laden Sie den Kunden zu Ihrem Geschäftssitz ein, um sich, wenn möglich, während der Schicht des Mitarbeiters von dem Angestellten entschuldigen zu lassen.

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Sprechen Sie mit dem Mitarbeiter über die Beschwerde. Fragen Sie den Mitarbeiter, ob er diese Beschwerden für ein Problem hält. Stellen Sie Fragen an den Mitarbeiter, um die zugrunde liegende Situation zu verstehen, die das unhöfliche Verhalten möglicherweise motiviert hat.

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Erinnern Sie den Mitarbeiter daran, dass Sie keine Unhöflichkeit gegenüber Kunden tolerieren. Erneuern Sie die Erwartungen und Richtlinien des Kundenservice beim Mitarbeiter, damit er genau versteht, was Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten.

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Planen Sie mit dem Mitarbeiter einen Plan, um zukünftige Beschwerden zu vermeiden. Wenn der Mitarbeiter beispielsweise in bestimmten Situationen frustriert ist, schlagen Sie vor, dass der Mitarbeiter einen Kollegen um Unterstützung bittet.

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Informieren Sie den Mitarbeiter, dass Sie dies als die einzige Warnung betrachten, die Sie für einen unangemessenen Kundenservice aussenden. Sagen Sie dem Angestellten, dass Sie keine andere Wahl haben, als ihn gehen zu lassen, wenn es wieder passiert. Teilen Sie dem Mitarbeiter mit, dass Sie den Kunden aufgrund der Beschwerde in das Unternehmen eingeladen haben, um eine Entschuldigung zu erhalten. Sagen Sie dem Mitarbeiter, dass Sie und er dem Kunden bei seiner Ankunft eine aufrichtige Entschuldigung vorlegen werden. Erklären Sie, dass Sie dem Kunden auch einen kostenlosen Artikel oder eine Dienstleistung geben, um den Kunden für die Unhöflichkeit zu entschädigen.

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Überwachen Sie die Entschuldigung des Mitarbeiters, wenn der Kunde in Ihrem Unternehmen ankommt. Bitten Sie Ihre eigene Entschuldigung zusätzlich zur Entschuldigung des Mitarbeiters. Geben Sie dem Kunden einen Wertgegenstand, um die schlechten Gefühle zu heilen und guten Willen zu schaffen.

Spitze

• Wenn der Kunde keine Telefonnummer für die Kontaktaufnahme hinterlassen hat, verwenden Sie die Absenderadresse und schreiben Sie einen Rücksendebrief. Entschuldigen Sie sich in dem Brief und laden Sie den Kunden zu Ihrem Geschäftssitz ein, um eine Entschuldigung und einen kostenlosen Artikel als Entschädigung für den Kunden zu erhalten. Bitten Sie den Kunden, Sie anzurufen, um den Besuch zu planen.

Warnung

• Wenn dies nicht die erste Beschwerde ist, die Sie über diesen Mitarbeiter erhalten haben, sollten Sie sie von ihren Pflichten entlasten. Dieser Mitarbeiter ist möglicherweise nicht in der Lage, den gewünschten Kundendienst bereitzustellen.