Beispiele für interne Kontrollen

Jedes Unternehmen glaubt gerne, dass seine Mitarbeiter und sein Management über dem Vorwurf stehen und der Organisation niemals etwas anhaben können. Es ist jedoch auch ein vernünftiger Geschäftsschritt, Systeme zu installieren, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft und es keine Probleme gibt. Interne Kontrollen sind Verfahrensmaßnahmen, die eine Organisation zum Schutz ihrer Vermögenswerte und ihres Eigentums anwendet. Im weitesten Sinne umfassen diese Maßnahmen physische Sicherheitsbarrieren, Zugangsbeschränkungen, Schlösser und Überwachungsgeräte. Sie werden häufiger als Verfahren und Richtlinien zum Schutz der Buchhaltungsdaten angesehen. Geschäftsunterlagen, Barmittel und andere Vermögenswerte. Stellen Sie sich diese Kontrollen als eine Art Versicherung vor. Niemand möchte sie jemals benutzen, aber sie sind gut für den Fall, dass es ein Problem gibt.

Beispiele für interne Kontrollen

Interne Kontrollverfahren dokumentieren Transaktionen, indem sie einen Prüfpfad erstellen. Sie schränken die Handlungen von Mitarbeitern ein, indem sie die Autorisierung, Genehmigung und Überprüfung ausgewählter Transaktionen verlangen. Sie trennen Aufgaben, weil bestimmte berufliche Aufgaben nicht miteinander vereinbar sind. Wenn sie nicht überprüft werden, kann eine Person zu viel unbeaufsichtigten Zugriff auf die Vermögenswerte des Unternehmens erhalten. Keine Person sollte in der Lage sein, eine Transaktion zu initiieren, sie dann zu genehmigen, die Informationen in Buchhaltungsprotokollen aufzuzeichnen und den daraus resultierenden Erlös zu kontrollieren. Interne Kontrollen sind entweder präventiv oder detektivisch. Vorbeugende Kontrollen sollen Fehler, Ungenauigkeiten oder Betrug verhindern, bevor sie auftreten. Durch Detektivkontrollen sollen Fehler, Ungenauigkeiten oder Betrug aufgedeckt werden, die bereits aufgetreten sind.

Steuerelemente im Allgemeinen

Eine gute Versicherung ist die beste "letzte Möglichkeit", die eine interne Kontrolle eines Unternehmens besitzen kann. Die Deckung eines Verlustes aufgrund eines Diebstahls der Mitarbeiter kann die Differenz zwischen der Wiedererlangung von Betrug oder der Schließung eines Unternehmens bedeuten. Versicherer verlangen häufig bestimmte interne Kontrollen als Voraussetzung für die Deckung. Ein Beispiel ist die Vorprüfung von Bewerbern auf Schlüsselpositionen vor der Beschäftigung. Ein System von Geschäftsformularen zur Verfolgung aller Unternehmenstransaktionen ist ein Beispiel für interne Kontrollen. Geschäftsformulare erstellen einen Prüfpfad, um Verkäufe, Gutschriften, Rückerstattungen oder Rücksendungen von Waren zu verfolgen. die Bewegung des Inventars; Kauf und Bestellung bei Anbietern; und Erhalt von Bargeld und Zahlungen.

Vorbeugende Kontrollen

Detektivkontrollen erklärt

Detektivkontrollen sind interne Kontrollen, mit denen bereits bestehende Probleme erkannt werden. Audits sind ein Beispiel für eine Detektivkontrolle. Der monatliche Abgleich von Bankkonten, die Überprüfung und Überprüfung von Rückerstattungen, der Abgleich von Kontokorrentkonten, die Überprüfung von Gehaltsabrechnungen oder die Durchführung der Inventur sind alles Beispiele für Detektivkontrollen. Präventive und detektivische Kontrollen sind häufig in Kombination erforderlich, um ausreichenden Schutz zu bieten. Computersysteme erfordern vorbeugende Kontrollen durch akzeptable Verwendung und Zugangskontrolle. Computer-Nutzungsprotokolle müssen aufbewahrt werden. Protokolle sind eine Form der Detektivkontrolle, die regelmäßig überprüft und überprüft wird.

Viele Präventionskontrollen basieren auf dem Konzept der Aufgabentrennung. Beispiele schließen ein, dass dieselbe Person daran gehindert wird, verwandte Transaktionen durchzuführen, z. Einkäufe tätigen und Zahlungen genehmigen; Bestellung und Annahme des Inventars; Verkäufer genehmigen und Zahlungen vornehmen; Rechnungen erhalten und Zahlungen genehmigen; und Autorisierung von Rückgaben und Erstattungen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorbereitung und -verteilung sowie die Genehmigung, das Schreiben und das Unterzeichnen von Prüfungen sollten auch von verschiedenen Personen durchgeführt werden. Beispiele für interne Kontrollen, die auf dem Konzept der Autorisierung, Genehmigung und Überprüfung basieren, umfassen die vorgelagerte Überprüfung und Genehmigung der Gehaltsabrechnungsdaten, die abteilungsübergreifende doppelte Autorisierung der Gehaltsabrechnungsdaten durch Buchhaltungs- und Personalabteilungen sowie die vorherige Zustimmung von Kreditkunden, Lieferanten und Käufen .