Welche Elemente müssen in der Dokumentation eines Mitarbeiters für die Kündigung enthalten sein?

Ohne gründliche Dokumentation kann ein Unternehmen die Tabellen von einem verärgerten Ex-Mitarbeiter, der es legitimiert und zu Recht beendet hat, an sich drehen lassen. Das Ergebnis kann eine kostspielige Prozessführung sein. Durch das objektivierte Dokumentieren von Vorfällen, schlechter Leistung und Gesprächen mit einem Mitarbeiter können Glaubwürdigkeit hergestellt und Ihre Ansprüche unterstützt werden, wenn ein Arbeitnehmer gekündigt wird.

Termine

Wann immer ein Vorfall oder ein Gespräch zwischen Ihnen und einem problematischen Mitarbeiter auftritt, ist es wichtig, das Datum zu dokumentieren, an dem es aufgetreten ist. Wenn Sie die Datumsangaben angeben, können Sie die einzelnen Ereignisse isolieren und Muster ermitteln, die Sie beim Erstellen der Dokumentation für die Kündigung eines Mitarbeiters feststellen. Die Dokumentation von Ereignissen wird auch zeigen, dass die Entscheidung, einen Mitarbeiter zu kündigen, nicht ohne Aufzeichnungen früherer Vorfälle stattgefunden hat.

Verstöße

H. Ann Liroff schreibt in einem Artikel für das Society Human Resource Management, dass Sie alle Mitarbeiterverletzungen in der Personalakte eines Mitarbeiters dokumentieren sollten, sobald sie auftreten. Verstöße sollten den Richtlinien und Verfahrenshandbüchern des Unternehmens entsprechen und können zu schwachen Leistungen, Vertragsverletzungen, illegalen Handlungen, unethischem Verhalten, geringer Produktivität, Fehlzeiten, Verspätung, Insubordination, unsicherem Verhalten und störendem Verhalten führen. Wenn Sie einen Verstoß dokumentieren, sollten Sie gegebenenfalls die Sprache angeben, mit der der Mitarbeiter gesprochen hat, wie sich der Vorfall auf die Pflichten des Mitarbeiters und auf die Abteilung oder das Unternehmen insgesamt ausgewirkt hat. Verwenden Sie die Notizen, die Sie in die Personalakte eines Mitarbeiters geschrieben haben, um eine Liste der Verstöße und deren Datum in Kündigungsdokumenten zu erstellen.

Gespräche und Bewertungen

Fügen Sie bei der Dokumentation eines Verstoßes Anmerkungen zu den von Ihnen durchgeführten Aktionen oder zu Gesprächen mit dem Mitarbeiter hinzu. Ausführliche Gespräche, die Sie mit dem Mitarbeiter geführt haben, in Bezug auf Leistungsmängel, deren Folgen sowie realistische Richtlinien und Fristen, die Sie zur Verbesserung setzen. Solche Hinweise helfen, berechtigte Disziplinarverfahren oder eine Kündigung durchzusetzen. Wenn Sie einen Mitarbeiter über diese Dokumentation informieren, werden ihm auch die nachteiligen Folgen bewusst.

Bewertungen

Zusätzlich zu den Gesprächen wurden durchgeführte Mitarbeiterbewertungen dokumentiert. Es fanden Besprechungen statt, um den Fortschritt eines Mitarbeiters in Bezug auf festgelegte Ziele und die Beteiligung des Mitarbeiters während des gesamten Prozesses zu bewerten. Es ist eine gute Idee, Warnungen schriftlich auszugeben und den problematischen Angestellten ein Dokument zu unterzeichnen, das den Erhalt des Dokuments bestätigt. Diese Bestätigung kann dazu beitragen, dass der Mitarbeiter eine Warnung erhalten hat und auf mögliche Folgen aufmerksam gemacht wurde. Fügen Sie Informationen zu Gesprächen, Bewertungen und Warnungen in ein Dokument zur Beendigung des Personals ein.

Disziplinarmaßnahmen

Notieren Sie Disziplinarmaßnahmen, die einem Mitarbeiter in den Personalakten und Kündigungsunterlagen übermittelt werden. Disziplinarmaßnahmen können eine Herabstufung, Bewährung oder Suspendierung umfassen. Fügen Sie das Ergebnis einer Disziplinarmaßnahme in Ihre Notizen ein.