Möglichkeiten, das Records Management zu fördern

Selbst das kleinste Unternehmen muss den Wert des Records Managements steigern, um Geld zu sparen und das Endergebnis zu verbessern. Mit der richtigen Datensatzverwaltung behalten Sie auch die Kontrolle über wichtige Unterlagen und Daten. In einigen Fällen spielt die Datensatzverwaltung eine wichtige Rolle, wenn Sie auf Dokumente für eine Prüfung zugreifen oder die Finanzstabilität Ihres Unternehmens ermitteln müssen. (Siehe Referenz 1 und Referenz 2)

Richtlinien vorbereiten

Der erste Schritt bei der Förderung des soliden Datensatzmanagements ist die Vorbereitung und gemeinsame Nutzung von Richtlinien und Verfahren mit Ihren Mitarbeitern, in denen erläutert wird, wie das Datensatzmanagement verwaltet wird. (Siehe Referenz 5) Gemäß der Ohio State University sollte Ihr Handbuch die Datensätze enthalten, die von jeder Person verwaltet werden. Sie müssen auch eine Methode zur Bestandsaufnahme angeben und bestimmen, wie lange ein Datensatz aufbewahrt werden soll. Weitere Themen sind die Speicherung und Konvertierung von Datensätzen in digitale Versionen. (Siehe Referenz 3)

Ausbildung

Schulungssitzungen helfen den Mitarbeitern zu verstehen, wie wichtig die ordnungsgemäße Handhabung der Datensatzverwaltung ist. Führen Sie die Mitarbeiter durch die Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens, damit jeder weiß, wie Datensätze verarbeitet, gespeichert und entsorgt werden.

Eine weitere Zeit, um das Personal über die Bedeutung des Records Managements zu schulen, ist während Seminaren zur Notfallwiederherstellung. Da dies sich auf Sicherheitsfragen sowie auf die Minimierung von Verlusten für Ihr Unternehmen konzentriert, sollte sich die Schulung darauf konzentrieren, wie das Records Management nach einem Katastrophenfall von größter Bedeutung ist. (Siehe Referenz 4) Hängen Sie nach Abschluss der Schulung Plakate in den öffentlichen Bereichen auf und machen Sie darauf aufmerksam, wie wichtig das Records Management ist, um daran zu erinnern, dass Sie den Überblick über Ihre Unterlagen und elektronischen Daten behalten.

Mitarbeiterversammlungen

Planen Sie bei jeder Mitarbeiterversammlung Zeit ein, um die Mitarbeiter an bestimmte Elemente Ihrer Richtlinien und Verfahren für die Datensatzverwaltung zu erinnern. Diese kurzen Sitzungen dienen dazu, den Mitarbeitern zu helfen, sich mit dem Thema zu beschäftigen. Machen Sie aus dem Lernprozess eine lustige Aktivität, indem Sie Ihre Mitarbeiter in kleine Gruppen aufteilen und ihnen ein oder zwei Fragen zum Datensatzmanagement stellen. Die Mitglieder des ersten Teams, die die richtige Antwort erhalten, gewinnen einen kleinen Preis.

Brainstorming

Unabhängig davon, ob Sie zum ersten Mal Ihre Richtlinien für das Records Management entwickeln oder Überprüfungen durchführen, um nach Bereichen zu suchen, in denen Sie Ihre Abläufe verbessern können, beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein. Richten Sie Brainstorming-Sitzungen ein, um deren Meinungen zur Verbesserung der Datenverwaltungssysteme Ihres Unternehmens einzuholen. Bewerben Sie die Sitzung per E-Mail-Erinnerungen und persönlichen E-Mail-Einladungen, um die Mitarbeiter zur Teilnahme zu ermutigen und sicherzustellen, dass ihre Meinung wertgeschätzt wird.