Einsatz von Informationssystemen und Rechnungswesen

Die meisten Abrechnungsaufgaben werden heutzutage auf einem Computer verarbeitet, daher haben Informationssysteme einen großen Einfluss darauf, wie Abrechnungen durchgeführt werden und welche Berichte generiert werden. Buchhaltungsaufgaben werden nicht nur mit hoher Geschwindigkeit erledigt, sondern sind auch für die meisten Unternehmen einfach zu erledigen. Berechnungen werden automatisch mit weniger Fehlern durchgeführt als bei der manuellen Abrechnung, was die Effizienz erheblich verbessert.

Tabellenkalkulationen

Das erste Tabellenkalkulationsprogramm hieß VisiCalc und wurde 1979 von Robert Frankston und Dan Bricklin entworfen, um die Finanzanalyse zu vereinfachen. Es wurden Berechnungen über 254 Zeilen und 63 Spalten durchgeführt. Im Jahr 1983 erlaubte Lotus 1-2-3, ein komplexeres Tabellenkalkulationsprogramm, mehr Zeilen und Spalten sowie Datenverwaltung und Diagramme. Dies war ein Hit bei Buchhaltern, die häufig Daten analysieren und komplexe Berechnungen und Modellierungen durchführen müssen. Zum Beispiel kann eine Zelle - der Schnittpunkt einer Spalte und Zeile - geändert werden, und Berechnungen werden automatisch mit den neuen Informationen aktualisiert. Heutzutage sind Excel und andere Tabellenkalkulationen das Brot und die Butter vieler Buchhalter, die das Leben einfacher und effizienter machen.

Hauptbuch

Vor Jahren wurden ein Hauptbuch, eine Liste von Konten und Transaktionen in Papierblöcken aufbewahrt und dann manuell verwaltet, eine zeitaufwendige Aufgabe für Buchhalter. Wenn die Bilanz nicht ausgeglichen war, dauerte es manchmal Tage, bis die Buchhalter den Fehler gefunden hatten. Heute ist die computergestützte Buchhaltung vorbei, bei der die Mathematik automatisch bearbeitet und die Finanzberichte auf Knopfdruck erstellt werden.

Module

Während das Hauptbuch allgemeine Konten und Transaktionen enthält, werden die Details der Transaktionen häufig in separaten Modulen gespeichert. Informationen aus diesen Modulen werden dann an das Hauptbuch übermittelt. Beispielsweise behandelt das Kreditorenmodul alle Fragen zu Kreditoren, einschließlich der Namen des Lieferanten, der Rechnungsdaten, des Scheckdrucks und anderer Daten, die für den Rechnungszahlungsprozess wichtig sind. Bei der Erfassung und Bezahlung von Rechnungen werden Aufwendungen, Verbindlichkeiten und Zahlungsmittel erfasst und an das Hauptbuch weitergeleitet. Es gibt Module für Debitoren-, Bestands- und andere Prozesse, die Arbeitsraum außerhalb des Hauptbuchs benötigen, jedoch mit ihm verbunden sind.

Spezialisierte Buchhaltungssoftware

Ein Trend bei der Programmierpraxis besteht darin, bestimmte Branchen anzusprechen und ganze Programme auf diese Branchen abzustimmen. Das Ergebnis sind ganze Systeme, die mit speziellen Werkzeugen wie Einzelhandel, Non-Profit-Produktion oder Fertigung hergestellt werden. Dadurch ist die rechnergestützte Buchhaltung schnell einzurichten und zu verwenden. Anstatt darauf zu warten, dass ein Programmierer Ihre Software entwickelt, können Sie eine Software kaufen, die zu 90 Prozent gut für Ihre Zwecke ist und nur eine minimale Anpassung erfordert.

Risiken

Informationssysteme helfen mit Geschwindigkeit und Genauigkeit, aber es gibt noch Raum für menschliche Fehler. Wenn falsche Informationen eingegeben werden, kann das System diese möglicherweise nicht abfangen. Zum Beispiel weiß das System nicht, dass eine Zahlung in Höhe von 200 US-Dollar tatsächlich 20 US-Dollar war und versehentlich eingegeben und bezahlt wurde. Fehler und Betrug treten immer noch in der Buchhaltung auf, und interne Kontrollen sind erforderlich, um diese Risiken zu verhindern oder zu erkennen. Ein Computersystem sollte über einen sicheren Zugriff verfügen, um eine unbefugte Verwendung zu vermeiden. Das Management muss die Abstimmungen überprüfen, um sicherzustellen, dass sie angemessen und genau sind. Zahlungen sollten nur auf genehmigten Rechnungen geleistet werden, um Betrug und Fehler zu vermeiden.