So schreiben Sie großartige Kundendienstbriefe

Kundenkorrespondenz kann verwendet werden, um sich bei einem Kunden für sein Geschäft zu bedanken, eine sofortige Zahlung anzuregen, eine Transaktion nachzuverfolgen oder auf eine Anfrage oder Beschwerde zu antworten. Korrespondenz wie Briefe und E-Mails können Ihrem Unternehmen helfen, seinen Kundenservice zu verbessern, wenn es mit entsprechender Voraussicht verfasst und zugestellt wird.

Personifizieren Sie den Brief

Setzen Sie sich an die Stelle des Lesers. Sprechen Sie den Leser persönlich an, indem Sie die zweite Person mit der aktiven Stimme verwenden, um den Leser hereinzubringen und ihm das Gefühl zu geben, dass der Brief speziell für ihn geschrieben wurde. Ein Brief mit der Aufschrift "Sie machen uns erfolgreich" hat viel mehr Auswirkungen als ein Brief mit der Aussage "Wir sind wegen unserer Kunden erfolgreich." Verwenden Sie die richtige Grammatik, schreiben Sie jedoch in einem informellen Ton, wenn Sie einem Kunden für sein Geschäft danken oder eine Kundeninteraktion verfolgen. Machen Sie dem Kunden das Gefühl, als würden Sie ein Gespräch mit ihr führen.

Organisieren Sie Ihre Gedanken

Bevor Sie einen Brief an einen Kunden schreiben, organisieren Sie Ihre Gedanken und bestimmen Sie die Ziele, die Sie mit Ihrer Korrespondenz erreichen möchten. Wenn Sie einen Verkaufsbrief schreiben, um die Produkte und Dienstleistungen Ihres Unternehmens zu bewerben, möchten Sie bestimmte Highlights des Angebots und des Nutzens des Kunden angeben. Wenn Sie einen Brief schreiben, um einen Vorschlag oder eine Beschwerde weiterzuverfolgen, sollten Sie vor dem Verfassen des Schreibens wissen, was die Lösung ist. Wenn Sie schriftlich verlangen, dass eine Zahlung angefordert wird, sammeln Sie die Informationen, die Sie über mögliche Zahlungspläne und die Folgen für den Kunden benötigen, dass der erforderliche Betrag nicht gezahlt wurde. Bereiten Sie eine Gliederung vor, in der die Punkte aufgeführt sind, die Sie abdecken müssen, und folgen Sie dieser Gliederung, wenn Sie mit dem Schreiben beginnen, damit Sie keine wichtigen Informationen auslassen.

Lesen und lesen Sie den Brief erneut

Ihr Brief steht für Sie und Ihr Unternehmen. Wenn es Rechtschreib- oder Grammatikfehler enthält, wird dies auf Sie reflektiert und Ihre Nachricht erheblich beeinträchtigt. Wenn Sie den Brief geschrieben haben, prüfen Sie ihn sorgfältig auf Fehler und lesen Sie ihn anschließend auf Inhalt. Stellen Sie sicher, dass Sie die relevanten Informationen, die Sie in Ihrer ursprünglichen Gliederung vorbereitet haben, behandelt haben. Lesen Sie den Brief so, als wären Sie Ihr eigener Kunde. Bestimmen Sie, ob dies die Art von Brief ist, die Sie von einem Unternehmen erhalten möchten, das Sie als Kunden anruft.

Nutzen Sie den virtuellen Brief

E-Mail ist zu einer akzeptableren Form der Kommunikation mit einem Kunden geworden. Behandeln Sie jede E-Mail-Nachricht wie einen gedruckten Brief. Verfassen Sie Ihre Nachricht sorgfältig mit der richtigen Grammatik, Interpunktion und Anrede. Klicken Sie nicht auf "Senden", bis Sie das Dokument Korrektur gelesen haben, genau wie bei einem normalen Brief. Berücksichtigen Sie die Technologie Ihres Empfängers, wenn Sie eine E-Mail an einen Kunden senden. HTML-Nachrichten können nicht immer von jedem E-Mail-System gelesen werden. Daher ist es möglicherweise sicherer, eine einfache Textnachricht zu senden. E-Mails werden am besten für kurze Nachrichten verwendet. Wenn Ihre Nachricht lang und detailliert ist, ist ein gedruckter Brief möglicherweise die bessere Option. Für kürzere Kundenservice-Kommunikationen, die schnell zugestellt werden müssen, kann E-Mail eine gute Lösung sein.