Arten von Zeitnehmungs-Software

Computergestützte Zeitnehmungssysteme haben die mechanischen Zeituhren weitgehend ersetzt, da sie den Verwaltungsaufwand reduzieren und sicherstellen, dass die Mitarbeiter genauer und fairer bezahlt werden. Sie helfen auch, betrügerische Praktiken wie "Buddy-Punching" zu reduzieren. Neben den Kosten bestimmt die Größe Ihres Unternehmens sowie die Anforderungen an die Personalabrechnung und Buchhaltung, welche Art von Zeitnehmungssoftware für Sie am besten geeignet ist.

On-Premise-Software

Arbeitsumgebungen, die lokale Zeitnehmungssoftware verwenden, müssen die Software installieren oder herunterladen und sie in Verbindung mit Hardware wie Zeituhren oder biometrischen Terminals verwenden. Diese Software muss auf einem physischen Server und einem separaten Computer am Standort verwendet werden. Die kombinierte Hardware und die jährlichen Lizenzgebühren machen On-Premise-Zeitnehmersoftware, ein älteres Konzept, das in den 1990er Jahren entwickelt wurde, zu einer kostspieligeren Lösung als neuere Konzepte wie webbasierte oder Cloud-basierte Zeitnehmersoftware.

Cloud-basiert

Cloud-basierte Zeitnehmungssysteme sind webbasiert. Cloud-basierte Dienste werden nicht auf einem physischen Vor-Ort-Server gehostet, sondern werden aus einer Reihe von virtuellen Ressourcen, sogenannten virtuellen Servern, abgerufen. Unternehmen, die diese Art von Software verwenden, haben zunehmend auf die Verwendung physischer Zeituhren verzichtet. Mit dem Konzept von Software as a Service oder SaaS melden sich die Mitarbeiter bei einem Online-Konto an, um ein- oder auszusteigen. Cloud-basierte Zeitnahme erfordert keine langfristigen Verträge oder Lizenzgebühren und ist daher eine kostengünstigere Lösung als ältere Konzepte wie On-Premise-Software.

Standalone-Software

Mit der Standalone-Software können Mitarbeiter entweder von einem dedizierten Computer an einem separaten Ort oder von einem vernetzten Computer direkt auf den Schreibtischen der Mitarbeiter einschalten. Die Software erstellt auf Basis ihrer Zeit- und Anwesenheitsinformationen automatisierte, grundlegende Arbeitszeitnachweise für jeden Mitarbeiter. Da die Kosten und die Urlaubszeit nicht berücksichtigt werden, wird die Standalone-Zeitnehmungssoftware in der Regel von kleineren Unternehmen mit weniger als 25 Mitarbeitern eingesetzt, die möglicherweise keine weiteren erweiterten Funktionen benötigen.

Kundenspezifische Software

Große Unternehmen benötigen häufig eine Zeitnehmungssoftware, die in Buchhaltungs- und Abrechnungssysteme integriert werden kann. Eine angepasste Zeitnehmungssoftware kann eine Reihe von Faktoren im Zusammenhang mit der Personalabrechnung nachverfolgen, wie z. B. bezahlte Zeit oder Zapfwelle sowie Krankheits- und Urlaubszeit. Es kann auch Rechnungen erstellen, z. B. für vertraglich vereinbarte Arbeits- und Serviceaufrufe, wenn es in das Abrechnungssystem integriert ist. Darüber hinaus kann eine angepasste Zeitnehmungssoftware individualisierte Berichte erstellen, mit denen Unternehmen unter anderem die Lohnkosten der Abteilungen analysieren können.