Verwendung von Technologie zur Verbesserung Ihres Geschäfts

Kleine Unternehmen können von der vernünftigen Anwendung der Technologie stark profitieren, aber der Prozess der Festlegung von Zielen, dem Erwerb von Hardware und Software sowie deren Implementierung als Teil Ihres Workflows kann ein Minenfeld sein. Konzentrieren Sie sich auf die greifbaren Vorteile der Technologie und nicht auf die Schrauben und Muttern. Sparen Sie nicht unter dem Strich, wenn dies echte Vorteile bringt.

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Brainstorming eine Liste von Geschäftsprozessverbesserungen, die Sie möglicherweise durch eine technologische Implementierung realisieren können. Ihre Liste sollte drei Kategorien enthalten: Verbesserungen, von denen Sie wissen, dass sie möglich sind und welche die Hauptanforderungen für Ihre Ausgaben sind; eine Wunschliste mit Dingen, die Sie gerne hätten, die aber zukünftige Entwicklungsanstrengungen sein könnten; und eine Liste von Dingen, die die Art und Weise, wie Sie Geschäfte tätigen, verändern würde, aber möglicherweise nicht möglich ist. Diese drei Ziele bieten Ihnen ein aktuelles Umsetzungsziel sowie ein zukünftiges Entwicklungsziel - und es kann sein, dass Ihre Transformationsziele viel einfacher zu erreichen sind als erwartet.

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Bestimmen Sie, ob Sie diese Technologien mithilfe interner Ressourcen oder durch externe Berater entwickeln möchten. Nahezu jede große Workflow-Technologie erfordert umfangreiche Anpassungen, Implementierungsverfahren und Schulungen. Kleine Unternehmen können manchmal mit technologisch versierten Mitarbeitern kostengünstig auskommen - aber zu Beginn des Prozesses gemachte Fehler können später Kosten verursachen, wenn Sie sich an professionelle externe Unterstützung wenden.

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Vermeiden Sie die Angabe bestimmter Technologien, wenn Sie nicht über das technische Fachwissen verfügen, um sie richtig zu bewerten. Ziel des Verwaltungsprozesses in dieser Phase ist es, Ziele und Haushaltszwänge festzulegen. Nicht-technische Manager, die sich zu früh mit bestimmten Technologien beschäftigt haben, können erhebliche Kosteneinsparungen verpassen und sich für eine Technologie entscheiden, die nicht für die Arbeit geeignet ist.

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Verteilen Sie Ihre Anfrage nach Vorschlägen unter externen Beratern und Umsetzern oder richten Sie einen internen Prozess ein, um dies auch unter Ihren Mitarbeitern zu tun, wenn Sie die Arbeit intern behalten. Große technologische Implementierungen werden nicht erfolgreich sein, wenn sie zur vorhandenen Arbeitsbelastung eines Angestellten hinzugefügt werden. Richtige technologische Implementierungen können mehr als eine Vollzeitarbeit an und für sich sein. Mitarbeiter, die zur Technologieimplementierung übergehen, sollten ihre bestehenden Aufgaben auf andere Personalressourcen verlagern.

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Verhandeln Sie mit Ihren externen oder internen Personalressourcen einen Zeitrahmen, Budget und Implementierungs-Benchmarks. Wenn Sie mit einem externen Berater zusammenarbeiten, sollte Ihr Vertrag Schutz vor Budgetüberschreitung und Zeitplan bieten. Ebenso schützt der Berater seine eigene Firma, indem er bestimmte Bedingungen für die zu erledigenden Arbeiten festlegt und Ihnen eine zusätzliche Gebühr in Rechnung stellt, wenn Sie diese im Laufe des Vertrags ändern.

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Entwickeln Sie einen Zeitplan für die Implementierung, der folgende Schritte umfasst: Testbereitstellung zur Überprüfung der Arbeit; ggf. Ausbildung; eine Übergangsphase vom aktuellen Workflow zur neuen Technologie; und Produktionsbereitstellung der fertigen Technologie. Auf diese letzte Phase folgt in der Regel ein iterativer Prozess, bei dem Verbesserungen der Technologie von den Mitarbeitern ermittelt werden, die über direkte Erfahrungen mit der Arbeit verfügen. Wenn das Budget und die Zeit dies zulassen, wenden Sie einen neuen Zyklus von Upgrades für Ihre Technologie an, um sicherzustellen, dass Sie das Beste daraus machen.

Spitze

• Der häufigste Fehler, der von kleinen Unternehmen begangen wird, ist das Budget für technische Verbesserungen. Wenn Ihr Unternehmen 20 Mitarbeiter hat und jede Woche 30 Minuten von der Implementierung spart, bedeutet dies eine Senkung der Personalkosten um 500 Stunden pro Jahr. Je nach dem durchschnittlichen Stundenlohn Ihrer Mitarbeiter ist es bemerkenswert kurzsichtig, das Budget für eine solche Technologie auf 1.000 USD oder weniger zu begrenzen.