So dokumentieren Sie Mahlzeiten mit einem Pro-Tag-Steuerabzug

Wenn Geschäftsreisen Ihre Angestellten von zu Hause wegbringen, sind zumindest einige der Kosten für ihre Mahlzeiten abzugsfähig. Die IRS kann jedoch dokumentierte Nachweise verlangen, dass Ihre Mitarbeiter das Geld nicht nur als zusätzliches Einkommen einstecken. Anstatt die Mitarbeiter ihre Ausgaben nachverfolgen zu lassen, können Sie ihnen eine tägliche Vergütung für Mahlzeiten und möglicherweise andere Ausgaben wie Unterkunft zahlen. Solange Ihre Unternehmensrichtlinie den IRS-Tagesregeln entspricht, müssen Ihre reisenden Mitarbeiter keine Aufzeichnungen über jede gekaufte Mahlzeit bereitstellen.

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Legen Sie einen Tagegeldsatz für Mitarbeiter fest, der gleich oder niedriger als der normale Bundessatz ist. Im Jahr 2010 beispielsweise betrug der Standardsatz für Mahlzeiten in den meisten kleinen Gemeinden 46 US-Dollar, obwohl die Mitarbeiter, die in größere Städte reisten, mehr bekamen. Die IRS-Veröffentlichung 1542 gibt spezifische Stadttarife an.

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Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, über ihre Geschäftsreisen Buch zu führen. Bei einem Tagessatz benötigen Sie keine Quittungen für jede Mahlzeit. Die Formulare, aus denen hervorgeht, dass Sie das Tagessatz ausbezahlt haben, sind ein Beleg für die Ausgaben, wenn es sich um den Bundessatz handelt. Sie benötigen jedoch eine schriftliche Erklärung, ein Logbuch oder ein anderes Dokument, aus dem hervorgeht, an welchen Tagen sich Ihr Mitarbeiter außerhalb der Stadt befand, sowie über das Ziel und den Geschäftszweck der Reise.

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Akzeptieren Sie Quittungen für Mahlzeiten, die über dem Bundessatz liegen. Wenn Ihr Angestellter 200 USD für ein Geschäftsessen mit einem Kunden ausgeben musste und Sie ihn erstatten, benötigen Sie eine Quittung für das Essen, falls der IRS jemals nachgeht. Sie müssen auch die überhöhte Erstattung - den Betrag, der über dem Standardbundesgeld liegt - auf dem W2 des Mitarbeiters angeben.

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Bewahren Sie die Kostenaufzeichnungen drei Jahre lang in Ihren Dateien auf. Normalerweise wird die IRS-Verjährungsfrist drei Jahre nach der Abgabe Ihrer Steuern gesperrt, es sei denn, Sie werden verdächtigt, betrügerisch zu sein oder absichtlich 25 Prozent oder mehr Ihres Einkommens zu melden.

Spitze

• Wenn Sie als Geschäftsinhaber selbst geschäftlich unterwegs sind, müssen Sie für jede einzelne Mahlzeit eine Quittung aufbewahren, um die IRS zu befriedigen, auch mit einem Tagessatz. Dasselbe gilt, wenn Sie für einen Angestellten, der auch ein Mitglied Ihrer Familie ist, eine Tagegeldgebühr zahlen.