Arten von Dateisystemen zur Überprüfung der Beschäftigung

In den Vereinigten Staaten ist der Arbeitgeber dafür verantwortlich, dass alle Mitarbeiter des Unternehmens gesetzlich befugt sind zu arbeiten. Die Prämisse mag einfach erscheinen. Wenn Sie jedoch Inhaber einer kleinen Firma ohne große Personalabteilung oder eine engagierte Person des Personals sind, kann es schwierig sein, die rechtlichen Einzelheiten zu verstehen. Glücklicherweise müssen Sie nicht über einen arbeitsrechtlichen Hintergrund verfügen, um Ablagesysteme zu erstellen, die Ihnen helfen, die Informationen über die Berechtigung Ihrer Mitarbeiter zu organisieren.

I-9 Formulare

Nach Angaben der US-amerikanischen Staatsbürgerschafts- und Einwanderungsbehörde müssen alle Arbeitgeber in den USA I-9-Formulare für jeden Einzelnen ausfüllen und aufbewahren. Dies gilt sowohl für US-Bürger als auch für Nicht-Staatsbürger, die die Berechtigung haben, in den USA zu arbeiten. Abschnitt 1 des Formulars wird normalerweise vom Arbeitnehmer ausgefüllt und besteht aus einem Bereich für die Angaben des Angestellten, einschließlich Name, Geburtsdatum, Adresse und Sozialversicherungsnummer . Abschnitt 2 wird vom Arbeitgeber ausgefüllt und enthält die Angaben aus den Arbeitserlaubnisdokumenten des Arbeitnehmers. Einige genehmigte Arbeitsberechtigungsdokumente umfassen einen gültigen Führerschein und eine Sozialversicherungsnummer, einen US-Pass und eine Karte mit dauerhaftem Aufenthalt.

Ausfüllen des ausgefüllten I-9-Formulars

Viele Arbeitgeber erstellen Kopien der Mitarbeiterausweisdokumente, z. B. Führerschein oder Reisepass. Sie legen dann das ausgefüllte und unterschriebene I-9-Formular getrennt von den Ausweisdokumenten ein. Die I-9-Dateien und die Identifikationsdokumente sind normalerweise sichere Dateien, die als privat markiert oder sogar gesperrt sind. Die Arbeitgeber tun dies, um Identitätsdiebstahl zu verhindern und sicherzustellen, dass persönliche Mitarbeiterdaten privat bleiben.

Anwendungsdateien

Die meisten Arbeitgeber behalten auch die Bewerbungen ihrer Mitarbeiter. Obwohl es nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, dass Mitarbeiteranträge und I-9-Formulare separat eingereicht werden, tun dies die meisten Personalabteilungen. Diese Anmeldepraxis wird durchgeführt, da es für Sie bei einem Beschäftigungsüberprüfungsaudit der USCIS oder des US-Arbeitsministeriums viel einfacher ist, die Informationen zu finden, als hunderte von Akten zu durchsuchen, die mit Papieranträgen, Vertraulichkeitsvereinbarungen usw. gefüllt sind Mitarbeiterformulare, z. B. Ergebnisse der Arzneimitteluntersuchung. Der andere Grund für die gesonderte Einreichung des I-9 ist, dass das I-9 typischerweise Informationen zur Nationalität eines Mitarbeiters hat. Wenn diese Informationen sicher abgelegt werden, kann der Arbeitgeber möglicherweise verhindern, dass andere Arbeitnehmer einen Arbeitnehmer aufgrund seiner ethnischen Zugehörigkeit diskriminieren.

Die Dateien aufbewahren

Das I-9 wird nicht an das USCIS gesendet - es wird beim Arbeitgeber aufbewahrt. Nach USCIS muss dieses Formular mindestens drei Jahre nach dem Einstellungsdatum oder mindestens ein Jahr nach Beendigung eines Arbeitnehmers aufbewahrt werden. Einige Unternehmen behalten die Dateien länger als die Mindestanforderungen und erstellen zusätzliche Ablagesysteme für ältere I-9.