So schreiben Sie ein Vision & Scope-Dokument

Visions- und Scope-Dokumente definieren, was Ihr Kunde oder Ihr Unternehmen im Sinn hat, und beschreiben den erforderlichen Arbeitsprozess, um diese Vision zu erreichen. Unternehmer profitieren zum Beispiel vom Schreiben eines Visions- und Scope-Dokuments, um ihre Geschäftsideen zu definieren und aufzulisten, wie sie in die Realität umgesetzt werden können. Projektmanager verwenden ein solches Dokument, um das erwartete Ergebnis des Projekts zu ermitteln und die Methoden und Aktivitäten darzulegen, die zum Erreichen dieses Ergebnisses erforderlich sind.

Vision vs. Umfang

Vision und Umfang sind zwei verschiedene Dinge. Ein Dokument zu Vision und Umfang beginnt mit dem Abschnitt Vision, in dem die anstehende Aufgabe beschrieben wird. Sobald die Vision klar ist, umreißt der Teil des Dokuments eine Roadmap der wichtigsten Projektschritte und Details der durchzuführenden Aktivitäten sowie der zu verwendenden Methoden. Wenn Sie Ihre Vision klarer formulieren, ist das Erstellen einer effizienten und effektiven Roadmap viel einfacher.

Vision Statement

Der Vision-Teil Ihres Dokuments ist oft schwer zu schreiben, da Vision ein Konzept und keine Sache ist. Die Vision ist die Lösung, die Ihr Kunde Ihnen liefern möchte. In Ihrem eigenen Unternehmen ist Ihre Vision, was das Unternehmen zu einem späteren Zeitpunkt sein wird. Schreiben Sie keine Ziele statt Vision auf. Ziele sind kurzfristige Benchmarks. Die Vision ist langfristig und wird durch das Erreichen Ihrer Ziele erreicht. Entwickeln Sie die Vision, indem Sie fragen, warum der Kunde Sie kontaktiert hat, warum das Projekt erstellt wurde oder warum das Unternehmen existiert. Beantworten Sie anschließend, was der Kunde will, was das Projekt schaffen möchte oder was das Unternehmen tut. Beschreiben Sie die Vision weiter, indem Sie prüfen, wann, wo und wie in die Vision einbezogen wird.

Arbeitsumfang

Der Umfang der Arbeit beschreibt, wie Sie die Vision oder Aufgabe erreichen. Beginnen Sie mit der Auflistung der Ergebnisse und des gewünschten Liefertermins. Legen Sie auf einer Zeitleiste Benchmarks fest, die den Fortschritt in Bezug auf die anstehende Aufgabe oder Vision markieren. Identifizieren Sie die Verantwortlichkeiten des Kunden oder Unternehmens bei der Bereitstellung von Informationen und die Verantwortlichkeiten Ihres Projektteams bei der Berichterstellung. Legen Sie spezifische Anforderungen fest, z. B. den Gerätetyp oder die zu verwendenden Anbieter. Weisen Sie schließlich den Mitgliedern des Projektteams Aufgaben zu.

Dokumentstil

Verwenden Sie Überschriften der obersten Ebene für die Abschnitte "Vision" und "Gültigkeitsbereich" und verwenden Sie sekundäre Überschriften für verschiedene Themen in den einzelnen Abschnitten. Fügen Sie die Details in eine Aufzählungsliste unter jedem Thema ein. Verwenden Sie bei Bedarf Diagramme, Tabellen und Zeitleisten, um Punkte zu verdeutlichen. Ein gutes Dokument zu Vision und Umfang ist leicht verständlich, schnell lesbar und kann während des Projekts als Checkliste verwendet werden. Verleihen Sie Ihrem Dokument ein professionelles Aussehen mit einem Deckblatt, das den Projekttitel, das Datum des Dokuments, eine Liste der für das Projekt verantwortlichen Personen und eine Liste der Personen enthält, die zum Erhalt des Dokuments berechtigt sind. Wenn es länger als einige Seiten ist, fügen Sie ein Inhaltsverzeichnis hinzu. Wenn Sie sich Zeit für die Planung Ihres Dokuments nehmen, insbesondere im Hinblick auf die Definition der Vision, und ausreichend Aufmerksamkeit für Details, erhalten Sie ein beeindruckenderes und nützlicheres Dokument.