Wie schreibe ich einen Situationsbericht?

Situationsberichte sollen die Details eines bestimmten Ereignisses vermitteln, z. B. Berichte der Regierung über eine Naturkatastrophe oder die Berichterstattung über eine bedeutende Unternehmenskonversion. Wenn Sie aufgefordert werden, einen für Ihr Unternehmen zu erstellen, übernehmen Sie die Rolle des Reporters. Sie müssen relevante Details von den beteiligten Parteien sammeln und in einem zusammenhängenden Format zusammenstellen, das ein klares Bild der Situation zeichnet. Ein gut ausgearbeiteter Situationsbericht kann Ihrem Unternehmen helfen, indem er dem Management und den Mitarbeitern die Informationen gibt, die für wichtige Entscheidungen erforderlich sind.

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Beurteile die Situation. Bestimmen Sie, welche Informationen von wem gesammelt werden müssen. Erstellen Sie eine Liste Ihrer Zielkontakte und legen Sie einen Zielabschlusstermin für den Situationsbericht fest. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise eine große Bestellung an die falsche Adresse gesendet hat, ermitteln Sie, welche Mitarbeiter direkt an der Annahme und dem Versand der Bestellung beteiligt waren.

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Kommunizieren Sie mit jedem Einzelnen, der bei der Erstbewertung angesprochen wurde, um ein Feedback zur Situation zu erhalten. Stellen Sie offene Fragen und suchen Sie nach weiteren Details, wenn Ihre Quelle nicht alle gewünschten Informationen enthält. Machen Sie sich detaillierte Notizen und verwenden Sie, falls möglich, ein tragbares Tonbandgerät für Interviews. Notieren Sie die Kontaktinformationen für jede Person, die Sie interviewen, einschließlich vollständiger Name, Berufsbezeichnung, Geburtsdatum, Adresse und Telefonnummer. Im obigen Beispiel möchten Sie eine detaillierte Zeitleiste aller Ereignisse erhalten, die möglicherweise dazu beigetragen haben, dass die Bestellung an die falsche Adresse gesendet wurde.

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Schreiben Sie Ihren Situationsbericht. Fassen Sie die Situation ganz oben zusammen. Folgen Sie den Absätzen, die in einer kohärenten Weise angeordnet sind, und beschreiben Sie jede Entscheidung, jedes Ereignis und jedes Detail, die zur Situation beigetragen haben. Seien Sie präzise mit Daten, Zeiten und Fakten. Verteilen Sie den Bericht an alle relevanten Mitarbeiter.

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Verfolgen Sie bei Bedarf Ihren Ausgangslagebericht mit regelmäßigen Fortschrittsberichten.

Tipps

• Bestätigen Sie im Zweifelsfall Details mit Ihren Quellen.
• Schreiben Sie den Lagebericht sachlich, ohne Ihre persönlichen Gefühle preiszugeben.
• Es ist nützlich, im umgekehrten Pyramidenformat zu schreiben, sich auf die wichtigsten Details zu konzentrieren und dann zu den weniger wichtigen Fakten zu gelangen.
• Verwenden Sie eine direkte Sprache, ohne Slang oder Jargon. Vermeiden Sie Adjektive, wenn Sie können.