So schreiben Sie einen durchgeführten Arbeitsumfang

Scope Creep ist die Nemesis vieler Projektmanager. Wenn sie nicht ordnungsgemäß verwaltet wird, können sie ein Projekt zerstören. Die Änderung der Projekterwartungen, um die sich ändernden Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen, oder das Hinzufügen eines Features zu einem bereits genehmigten Projektdesign beeinflusst die Projektlaufzeit, die Budgetzuweisungen und die Ressourcen. Ein gut geschriebenes, vom Arbeitsumfang durchgeführtes Dokument, das klare Erwartungen an die Arbeitsprodukte und den Zeitplan festlegt, verhindert, dass sich der Umfang verschlechtert. Es ist jedoch wichtig zu wissen, wie man einen effektiven Arbeitsbereich schreibt, um zu vermeiden, dass Mehrdeutigkeiten das Dokument bedeutungslos machen.

Funktion und Absicht

Ein Arbeitsumfang funktioniert ähnlich wie ein Geschäftsdienstleistungsvertrag. Obwohl es nicht rechtsverbindlich ist, ist die SOW eine formale Vereinbarung zwischen den Stakeholdern eines Projekts - denjenigen, die an den Ergebnissen des Projekts interessiert sind - und dem Projektmanager oder einer anderen Behörde. Die SOW legt die zuvor ausgehandelten und vereinbarten Projektleistungsanforderungen fest, einschließlich der Meilensteine ​​des Projekts, der Ergebnisse und der Erwartungen des Berichtsverfahrens sowie der Zeitvorgaben, um jede Erwartung zu erfüllen. Es wird zum Maßstab für die Messung des Arbeitsfortschritts und führt zum erfolgreichen Abschluss des Projekts.

Allgemeine Schreibrichtlinien

Allgemeine Schreibrichtlinien für SOWs ähneln denen für das Schreiben von Geschäftsrichtlinien oder -verfahren. Aussagen sollten klar und prägnant sein und nur so viele Wörter enthalten, wie für die Kommunikation des Punktes erforderlich sind. Verwenden Sie eine aktive Stimme und eine aufgabenorientierte Sprache, die jeder, von einem Projektbeteiligten bis zu einem Dateneingabe-Teammitglied, leicht verstehen kann. B. Akronyme buchstabieren, Begriffe definieren und Diagramme, Kalender und andere visuelle Hilfsmittel enthalten, die die Erwartungen klären und das Lesen des Dokuments erleichtern.

SOW-Format

Unterteilen Sie die SOW in verschiedene Abschnitte, darunter ein Glossar, eine Projektdefinitionserklärung, Anweisungen mit Projektzielen sowie eine Beschreibung der Erreichung jedes Ziels, eine detaillierte Liste der Projektergebnisse und der Verantwortlichen, einen Kalender oder eine Liste mit einem Meilenstein und einem vorgegebenen Projekt Besprechungstermine und einen Zeitplan für die Erledigung von Projektaufgaben und für die Abgabe von Projektergebnissen. Insgesamt sollten die Sektionen der SOW ein klares Bild des Projekts, seiner Erwartungen und der Verantwortlichkeiten der Beteiligten zeichnen.

Projekt-Benchmark-Messungen

Jeder Abschnitt der SOW sollte Benchmark-Messungen enthalten, die die durchgeführte Arbeit bewerten und das Projekt auf Kurs halten. Benchmarks sind klare, messbare quantitative oder qualitative Bewertungen, die keinen Raum für persönliche Interpretation lassen. Zahlen, Daten, Zeiten und Prozentsätze sind Beispiele für quantitative Benchmarks. Qualitative Benchmarks können manchmal schwieriger zu schreiben sein, da sie nicht einmal einen Hinweis auf Mehrdeutigkeit enthalten können. Ein als „Erstellen eines Tippblatts für die Bedürfnisse der Endbenutzer“ geschriebenes Ergebnis identifiziert beispielsweise das Ergebnis, ist jedoch mehrdeutig und lässt viel Raum für persönliche Interpretation. Weitaus effektiver und einfacher zu messen ist ein Ergebnis, das als „Schreiben einer Einzelseiten-Hinweisseite“ geschrieben ist, die einen zweistufigen Einrichtungsprozess anspricht, die Kennwortrichtlinien beschreibt und die Verfahren zum Erstellen von Kennwörtern beschreibt.