Wie schreibe ich einen formellen Geschäftsbrief an die Neuplanung?

Als Eigentümer eines kleinen Unternehmens ist Zeit eines Ihrer wertvollsten Güter. Und da Sie gewissenhaft sind, wissen Sie, dass Ihre Mitarbeiter höchstwahrscheinlich dieselbe Einstellung haben. Aus diesem Grund verziehen Sie wahrscheinlich die Vorstellung, ein Meeting verschieben zu müssen. Sie kennen die Unannehmlichkeiten, die dadurch entstehen können, und den Dominoeffekt, den dies im Leben Ihrer Mitarbeiter verursachen kann. Dennoch gibt es gute, legitime Gründe, um ein Meeting zu verschieben. Ein wichtiger Teilnehmer ist möglicherweise auf einen Konflikt gestoßen. Alternativ kann sich ein wichtiger Bericht, ein Produkt oder ein anderer Teil Ihres Meetings verzögern. Oder Sie haben möglicherweise noch nicht die erforderliche Berechtigung erhalten, um Informationen mit der einberufenen Gruppe zu teilen. In diesen und anderen Fällen wäre das Abhalten einer unproduktiven Besprechung eine Verschwendung von Zeit für alle, und dies ist die Nachricht, die Sie vermitteln sollten, wenn Sie eine E-Mail-Nachricht erstellen, um Ihre Besprechung neu zu planen.

Beginnen Sie mit der Verschiebungsbesprechung

Holen Sie sich direkt zu dem Punkt, dass Sie schreiben, um eine Besprechung von einem Tag auf einen anderen Termin zu verschieben. Vermutlich ändert sich der Ort der Besprechung nicht, aber es wird Ihrem Leser dabei helfen, dies zu wissen, also auch diese Informationen.

Erkläre es geschickt

An diesem Punkt kann es hilfreich sein, sich vorzustellen, wie Ihr Leser tief seufzt, während er seinen Kalender ansieht, um einen Eintrag zu entfernen und einen anderen zu erstellen. Zeigen Sie Empathie und erklären Sie, warum Sie eine Neuplanung vornehmen müssen, indem Sie etwa Folgendes sagen: „Wie Sie vielleicht wissen, verschiebe ich Besprechungen nur dann neu, wenn dies absolut notwendig ist. In diesem Fall ist das der Fall.“ Erklären Sie kurz den Grund für die Verschiebung Ihrer Besprechung.

Respekt für die Zeit bekräftigen

Trotz Ihrer Begründung ist es wichtig, den Respekt für die Zeit des Empfängers zu bekräftigen. Entschuldigen Sie sich also für die Unannehmlichkeiten einer Umschuldung. Folgen Sie dann sofort diesem Punkt mit der Gewissheit, dass Ihr geplantes Meeting produktiver (oder effizienter oder informativer) ist. Dieser Punkt sollte auf das Verstehen der Ohren fallen, insbesondere wenn Ihr Empfänger jemals an einer Besprechung teilgenommen hat, die er oder sie als Zeitverschwendung ansah.

Liebe ausstrahlen

Wenn Sie Ihren Empfänger noch nicht überzeugt haben, verwandeln Sie diesen tiefen Seufzer in einen Dankesruf, indem Sie eine Goodwill-Geste ausdehnen. Denken Sie darüber nach, was Ihren geschäftlichen Schritt zusätzlich belohnen würde, z. B. nach einem Meeting mit einem Vorspeisen- und Getränkebuffet. Wenn Sie sich dafür entscheiden, es in einem bekannten Restaurant zu haben, geben Sie unbedingt den Namen an und nennen Sie einige der Angebote, um den Appetit des Empfängers zu wecken.

Schließen Sie mit einem Flourish

Nun, da Sie den Kreis geschlossen haben, indem Sie eine Unannehmlichkeit in ein vorweggenommenes Ereignis verwandeln, schließen Sie den Kreis, indem Sie einen freundlichen Schlussabschnitt schreiben. Versuchen Sie: „Vielen Dank für Ihre Geduld und Flexibilität. Wenn ich noch etwas tun kann, um Ihren Besuch noch angenehmer zu gestalten, zögern Sie bitte nicht, mich zu informieren. Ansonsten freue ich mich darauf, Sie am geplanten Termin wiederzusehen. “