So schreiben Sie eine Geschäftsaktivitätszusammenfassung

Ereignisse bewegen sich im Geschäftsalltag ziemlich schnell. Eine Möglichkeit, Ihre Teamarbeit in eine gemeinsame Richtung zu lenken, ist die Verwendung von Geschäftsaktivitätsberichten. In diesen Berichten erfahren Sie, wie die Schlüsselindikatoren für Ihr Unternehmen funktionieren, und helfen Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Die wichtigsten Informationen

Wenn Sie über alles, was an einem durchschnittlichen Tag passiert, schreiben, wird Ihre Aktivitätsübersicht - und Ihre Produktivität - zum Erliegen kommen. Überlegen Sie, welche Informationen für andere in Ihrem Unternehmen wichtig sind. Die Einstellung eines neuen Landschaftsgärtners für das Büro ist für Ihre Vertriebsmitarbeiter wahrscheinlich nicht von entscheidender Bedeutung, aber die Meldung eines großen Auftrags von einem neuen Kunden wird allen bekannt sein. Wenn Sie sich in der Fertigung befinden, kann die Produktionseffizienz wertvolle Informationen sein, die Sie in Ihre Aktivitätsübersicht aufnehmen können.

Halten Sie Ihr Publikum im Auge

Das Schreiben einer Aktivitätszusammenfassung für Aktionäre umfasst andere Punkte als eine Zusammenfassung für Außendiensttechniker. Wenn Ihre Zusammenfassung für eine gemischte Zielgruppe gedacht ist, sollten Sie ein Format in Betracht ziehen, in dem die einzelnen Abteilungen angesprochen werden. Neben dem Inhalt sollte die Sprache für den Leser angemessen sein. Eine Aktivitätszusammenfassung für ein High-Tech-Unternehmen kann beispielsweise mehr Computerjargon enthalten als eine Zusammenfassung, die sowohl für Büros als auch für Anlagen in einem produzierenden Gewerbe gedacht ist.

Denken Sie wie ein Reporter

In einer Zusammenfassung der Geschäftsaktivitäten werden die Fakten über die Geschäftstätigkeit des Unternehmens dargestellt. Das verbleibende Ziel kann schwierig sein, wenn Sie in die Handlung eintauchen. Versuchen Sie daher, Ihren Bericht auf der Grundlage der fünf Ws zu halten - wer, was, wo, wann und warum. Während "wie" oft am Ende dieser Liste enthalten ist, kann es sich in einer Aktivitätszusammenfassung um unnötige Informationen handeln. Wenn Sie sich Ihre Zusammenfassung als historisches Dokument vorstellen, können die Tage im Leben Ihres Kleinunternehmens Ihr Schreiben zentrieren.

Stellen Sie Ihre Informationen effizient zur Verfügung

Verwenden Sie kurze Sätze und Absätze. Wenn Sie einen Bericht lesen, nimmt sich die Zeit von den anderen Aufgaben eines Arbeitnehmers weg. Ihre Bemühungen, die Zusammenfassung Ihrer Aktivitäten im Blick zu behalten, unterstützen Ihre Mitarbeiter. Ebenso ist die Berichterstellung die Zeit Ihres Tages. Verwenden Sie Textverarbeitungsvorlagen, wenn Sie regelmäßige Aktivitätszusammenfassungen erstellen, die als Geschäftsberichte gelesen werden. Berücksichtigen Sie Formulare, wenn Sie dieselben Daten regelmäßig zusammenfassen. Das Ausfüllen der Kästchen "Wöchentliche Umsatzerlöse" und "Durchschnittliche Einheiten pro Stunde" erfordert beispielsweise weniger Zeit als das Schreiben eines oder zweier Sätze für jeden Bericht.