So schreiben Sie ein Unternehmensprotokoll für einen Aktionär

Wenn Sie wie die meisten Kleinunternehmer sind, haben Sie die Möglichkeit, den Schutz der persönlichen Vermögenswerte der Unternehmen zu erhalten. Darüber hinaus kann Ihr Unternehmen mehr Steuervergünstigungen nutzen, als Ihnen als Einzelunternehmer zur Verfügung stehen, und Sie können Aktien verkaufen, um die Expansion zu finanzieren. Selbst wenn Sie der einzige Anteilseigner sind, müssen Sie die administrativen Anforderungen des Unternehmens einhalten. Dies beinhaltet die Dokumentation der Protokolle von Vorstand und Gesellschafterversammlung.

Gründung

Als Einzelunternehmer betreiben Sie ein Geschäft, das rechtlich nicht von Ihnen getrennt ist. In allen Bundesstaaten ist es Ihnen gestattet, Ihr Einzelunternehmen in eine Einzelaktionärsgesellschaft zu integrieren. Dazu müssen Sie oder ein bevollmächtigter Vertreter beim Staatssekretär eine Satzung einreichen. In fast allen Staaten sind Ihr Name und Ihre Anschrift als Alleinaktionär sowie der Name und die Adresse mindestens eines Direktors erforderlich. In einer Reihe von Bundesstaaten muss Ihr Unternehmen mindestens zwei Vorstandsmandate haben, häufig Präsident, Sekretär und Direktor. In vielen dieser Staaten dürfen Sie als Alleinaktionär mehr als eine Funktion als Offizier bekleiden.

Juristische Person

Gesetze erkennen Ihre Körperschaft als juristische Person an, deren Verfassungsrechte denen, die Sie genießen, als "natürliche" Person ähnlich ist. Ihr Unternehmen hat eine beschränkte Haftung, unbegrenzte Existenz und eine zentrale Verwaltung. Die für Ihr Unternehmen geltenden Statuten erfordern die strikte Einhaltung der Verwaltungsvorschriften, einschließlich der jährlichen Erneuerung beim Staatssekretär und der Dokumentation von Unternehmensentscheidungen. Das Gesetz schreibt vor, dass Ihre Gesellschaft jährlich mindestens eine Hauptversammlung und eine Sitzung des Verwaltungsrats abhält.

Alleiniger Offizier

Wenn Sie alle erforderlichen Führungspositionen innehaben, ist keine vorherige Ankündigung der Besprechung erforderlich. Bereiten Sie im Voraus eine Agenda vor. Kritische Punkte für eine Vorstandssitzung sind Dividendenerklärungen, neue Darlehensverpflichtungen, Eigenkapitalverfolgungen und wesentliche Änderungen Ihrer Vergütung. Als alleiniger Teilnehmer müssen Sie Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung dokumentieren. Sie müssen auch die Diskussionspunkte auflisten, die wichtigsten Punkte zusammenfassen und die getroffenen Entscheidungen dokumentieren. Sie müssen alle anwesenden Positionen notieren, auch wenn Sie alle besetzen.

Beispiele

Da alle Dividendenerklärungen vom Vorstand genehmigt werden müssen, müssen Sie diese im Sitzungsprotokoll eindeutig dokumentieren. Notieren Sie den Dividendenbetrag und bestätigen Sie, dass das Unternehmen über ausreichende Barmittel zur Zahlung der Dividende verfügt. Wann immer Sie Ihre Vergütung wesentlich ändern möchten, sollten Sie dies als Tagesordnungspunkt hinzufügen. Dokumentieren Sie in den Besprechungsnotizen Ihre Zustimmung, um dem Chief Executive Officer des Unternehmens - Ihnen - beispielsweise einen Bonus von $ 50.000 zu gewähren.

Beweis

Unterschreiben Sie Ihre Meeting-Notizen immer und bewahren Sie sie an einem sicheren Ort auf. Wenn der Internal Revenue Service in einer Prüfung Ihre Entschädigung, Ihre Gesellschafterdarlehen oder die Dividendenausschüttung in Frage stellt, verfügen Sie über Unterlagen, die Ihre Handlungen unterstützen. Wenn ein geschäftlicher Gläubiger oder eine Partei in einem Rechtsstreit versucht, einen Richter davon zu überzeugen, dass es sich bei Ihrem Unternehmen um einen Betrug handelt, um zu Ihrem persönlichen Vermögen zu gelangen, kann dieses Sitzungsprotokoll beweisen, dass Ihr Unternehmen legitim ist.