So schreiben Sie eine Debitorenrichtlinie für Unternehmen

Forderungen sind ein Vermögenswert, der eine zukünftige Zahlung widerspiegelt. Tatsächlich ist eine Forderung eine Schuld. Wie Ihr Unternehmen mit der Schuldverpflichtung umgeht, und die Bedingungen der Schuld müssen klar in der Organisationspolitik niedergelegt sein, die Ihre Mitarbeiter verstehen. Bestimmte Begriffe wie "Abschreibung" und "Sammlung" müssen definiert werden. Sammeltechniken sowie die Richtlinien und Verfahren, die zur Begleichung von Zahlungsverzug verwendet werden, können auch dazu beitragen, dass Ihre Debitorenabteilung ihre Pflichten und Verantwortlichkeiten besser wahrnimmt.

Policendefinitionen und Forderungsmanagement

Der erste Schritt beim Schreiben einer Forderungspolitik besteht darin, Definitionen aller verwendeten Schlüsselbegriffe bereitzustellen. Enthalten Sie Definitionen für Forderungen, Kontoabschreibungen und die verschiedenen Arten von Forderungen. Sie können auch Informationen über die Verwaltung von Forderungen einschließen, um die Verfahren für das Erfassen, Einholen, Halten, Genehmigen, Anpassen, Überprüfen, Überweisen oder anderweitige Bearbeiten einer Forderung einzuschließen.

Feststellung der Forderung

Der nächste Abschnitt, den Sie schreiben, sollte eine Grundlage oder Richtlinie für die Feststellung einer Forderung bieten. Es sollte erläutern, wie die Forderung vom Schuldner anerkannt wird, und Ihre Rolle bei der Festlegung der Zahlungsbedingungen zum Zeitpunkt der Kontoerstellung definieren. Fügen Sie einen Überblick über den Erfassungsaktivitätenprozess und den Zeitraum zwischen der Einbringung des Kontos in Sammlungen und dem Verweisen des Kontos an eine externe Kreditagentur vor.

Abrechnungsprozess

Fügen Sie einen Abschnitt zum Rechnungsprozess hinzu und erläutern Sie, wie Kunden ihr Konto anzeigen oder auf Rechnungen zugreifen können. Möglicherweise möchten Sie den Unterschied zwischen einer Papier- und elektronischen Rechnung und dem Verfahren für die Umstellung auf eine elektronische Rechnung besprechen.

Eigentümerprüfung der überfälligen Forderungen

Aus Sicht der Prüfung sollte der Unternehmer mindestens einmal jährlich alle überfälligen Forderungen prüfen. Es sollte auch ein Zeitplan für die interne Managementprüfung der ausstehenden Forderungen - in der Regel monatlich - vorgelegt werden. Geben Sie den Titel der Person an, die für die Überprüfung verantwortlich ist.

Richtlinien für die Kontenalterung

Der letzte Abschnitt der Richtlinie sollte ein überfälliges Konto definieren und die Kriterien oder die Grundlage für das Abschreiben eines überfälligen Kontos sowie eine Vorgehensweise zur Wiederherstellung des Kontos angeben. Die Richtlinie sollte den Prozess für das Altern der Konten definieren. Beispielsweise sollte angegeben werden, ob die Konten in Schritten von 30 Tagen oder einmal pro Quartal altern.