So schreiben Sie eine Business Process Management-Projektcharta

Ein kleines Unternehmen ist auf bestimmte Aktivitäten angewiesen, durch die Abteilungsgrenzen überschritten werden können, um die Geschäftsziele des Unternehmens zu erreichen. Diese Abfolge koordinierter Aktivitäten, die von Personen, Systemen und Maschinen ausgeführt wird, wird als Geschäftsprozess bezeichnet. Business Process Management (BPM) ist eine Methode, mit der Kleinunternehmer einen Prozess überarbeiten oder standardisieren, um seinen Beitrag zu den finanziellen und operativen Zielen eines Unternehmens zu verbessern. Beispielsweise kann ein BPM-Projekt die Standardisierung von Geschäftsaktivitäten anstreben, um Kosten zu senken oder die Produktionseffizienz zu erhöhen. Unabhängig vom Projektziel rechtfertigt eine BPM-Projektcharta die Existenz des Projekts und seine finanzielle Unterstützung. Dazu dokumentiert die Projektcharta die zu behandelnde Prozessfrage, das Ziel und den Umfang des Projekts sowie die Teamrollen und -zuständigkeiten. Ebenfalls enthalten sind die Endprodukte des Projekts, der Zeitplan, das Budget und zusätzliche Informationen, einschließlich Annahmen und Projektrisiken.

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Überprüfung der wichtigsten Elemente des BPM-Projektvorschlags zur Aufnahme in die Projektcharta. Ein Projekt wird von einem Projektträger und einem Projektprüfungsausschuss auf der Grundlage der Informationen in einem Projektvorschlag wie Projektziel, -umfang und -budget grünes Licht gegeben. Durch die Einbeziehung dieser Elemente des Vorschlags in die Projektcharta können daher die Aktivitäten, Ressourcen und die Leistung des Projekts anhand des genehmigten erwarteten Ergebnisses gemessen werden, auf das im Vorschlag verwiesen wird.

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Beschreiben Sie allgemein den zu bewertenden und standardisierten Geschäftsprozess und den Nutzen für den Projektträger. Verweisen Sie auch auf die finanzielle oder betriebliche Bedeutung des aktuellen Prozesszustands, die zum BPM-Projekt geführt hat. Zum Beispiel: „Die Mitglieder des Projektteams werden die Auftragsabwicklung beobachten, um die einzelnen Aktivitäten zu identifizieren, aus denen sich dieser Prozess derzeit zusammensetzt, und die Herausforderungen, die sich aus diesem Prozess ergeben. Dies legt die Möglichkeiten nahe, den Prozess zu überarbeiten, um operative und finanzielle Effizienz zu erzielen. Dieses Projekt spiegelt das strategische Ziel des Unternehmens wider, die Effizienz zu steigern und die Kosten für die Abwicklung eines Verkaufsauftrags zu senken. “Geben Sie die Ziele genau an, indem die Charta als Mandat dient, das die Projektaktivitäten nach ihrer Genehmigung durch das Steuerungskomitee und die Projektbeteiligten rechtfertigt .

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Rufen Sie den BPM-Projektumfang aus dem Projektvorschlag ab und dokumentieren Sie ihn in der Projektcharta. Der Projektumfang bezieht sich auf die Arbeit, die vom Projektteam ausgeführt wird, und definiert die Grenzen des Projekts und die Geschäftsfunktionen, die es umfasst. Beispielsweise werden spezifische Funktionsbereiche wie die Auftragseingabe sowie mögliche Anforderungen an die Lösungsimplementierung wie die Schulung des Personals erwähnt. Außerdem werden Änderungen an Computersystemen, Änderungen an internen Prozessen und Anforderungen an die Projektmethodik diskutiert. Der Mechanismus zur Überarbeitung des Projektumfangs wird ebenfalls dokumentiert.

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Identifizieren Sie den BPM-Projektsponsor, Manager, Teammitglieder und Stakeholder. Dokumentieren Sie die Projektrollen der Teammitglieder und beschreiben Sie den Einfluss der einzelnen Stakeholder auf die Projektabwicklung und das Ergebnis. Zum Beispiel: „Teilnehmer an diesem Projekt sind Mitarbeiter, die einen Kundenauftrag erstellen, die Verfügbarkeit von Produkten prüfen, den Auftrag einplanen, die Kundenanforderungen erstellen, die Preiskonditionen pflegen, die Kreditprüfung durchführen, eine Auftragsbestätigung an das senden Kunden und überwachen den Status der Bestellung. “

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Entwickeln Sie eine Zeitleiste, die sich auf BPM-Projektaktivitäten, das Startdatum des Projekts, das Start- und Enddatum der einzelnen Projektaktivitäten sowie die Fristen für die Fertigstellung des gesamten Projekts und die Präsentation seiner Ergebnisse bezieht. Jeder Projektschritt sollte sich auf das Team beziehen, das für den Abschluss des Schritts verantwortlich ist. Identifizieren Sie die Aktivitäten, die vom Beginn des Projekts bis zum Ende direkt aufeinander folgen. Wenn diese Aktivitäten nicht wie geplant abgeschlossen werden, wirkt sich dies negativ auf den gesamten Projektzeitplan aus.

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Legen Sie das BPM-Projektarbeitsprodukt - das Projekt "Deliverables" - für das BPM-Projekt fest. Beschreiben Sie jede Lieferung und besprechen Sie, wie sie vorbereitet und präsentiert wird. Beispielsweise ist eine Software-Programmspezifikation ein Ergebnis, das in einem Word-Dokument oder in einem Visio-Flussdiagramm dargestellt werden kann.

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Legen Sie das detaillierte BPM-Projektkostenbudget auf der Grundlage des Projektvorschlagsbudgets an. Schätzen Sie sowohl die kurz- als auch die langfristigen Kosten des Projekts, einschließlich der Kosten für Kapital, Professional Services und laufende Betriebskosten. Die Budgetdaten sind ein kritischer Bestandteil der Projektcharta, der dem Lenkungsausschuss und den Projektbeteiligten zur Genehmigung vorgelegt wird.

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Notieren Sie zusätzliche Informationen, die sich auf das BPM-Projekt auswirken. Dokumentieren Sie beispielsweise die externen Ereignisse, die nicht den BPM-Projektsteuerungen unterliegen und die den voraussichtlichen Erfolg des Projekts beeinflussen. Beschreiben Sie auch Risiken wie einen bevorstehenden Gewerkschaftsstreik, der Auswirkungen auf Umfang, Zeitplan, Budget oder andere Elemente der Projektcharta haben kann. Erörtern Sie Ressourcenbeschränkungen, z. B. eine begrenzte Verfügbarkeit von erfahrenem und geschultem Personal. Dokumentieren Sie auch einen Notfallplan, um erwarteten Hindernissen oder Geld-, Personen- oder Systemeinschränkungen entgegenzuwirken.

Dinge benötigt

• Leitbild
• Projektvorschlag
• Organisationsplan

Tipps

• Präsentieren Sie jedem Teammitglied die Projektcharta.
• Verwenden Sie die Projektzeitleiste, um Teammitglieder an Ziele zu erinnern und frühere Erfolge zu bestätigen.
• Motivieren Sie die Teammitglieder mit Zwischenfeiern.