Wie schreibe ich einen Personalbericht?

Personalabteilungen müssen korrekte Mitarbeiterdaten führen. Bei Problemen wird ein Bericht geschrieben, um Vorfälle in der permanenten Personalakte eines Mitarbeiters zu dokumentieren. Dies schützt Arbeitgeber, die möglicherweise Handlungen nachweisen müssen, die Arbeitnehmer vor Regelverstößen warnen oder Verwaltungsmaßnahmen rechtfertigen müssen, beispielsweise das Auslösen verbotener Handlungen. Beachten Sie beim Schreiben eines Berichts die möglichen rechtlichen Verwendungen des Berichts, die sexuelle Belästigung, Geldwäsche oder andere schwerwiegende Anschuldigungen umfassen können.

Schreibe eine Einführung

Erläutern Sie, worum es im HR-Bericht geht. Nennen Sie die betroffenen Parteien, das aktuelle Datum und warum der Bericht erforderlich ist. Die Einleitung gibt den Ton für den gesamten Bericht vor, der frei von Meinungen sein sollte. Verwenden Sie eine einfache Sprache und geben Sie die Fakten an. Halten Sie die Dinge einfach und auf den Punkt.

Prozess und Hintergrund

Der Bericht muss Unternehmensrichtlinien und -prozesse für den Umgang mit dem Vorfall angeben. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter einem anderen Diskriminierungsvorwürfe vorwirft, erläutern Sie die Anti-Diskriminierungsrichtlinie des Unternehmens und geben Sie an, welche Schulungen für die Mitarbeiter erforderlich sind, entweder bei der Einstellung oder regelmäßig. Geben Sie an, wie die Angestellten miteinander verwandt sind, ob sie in derselben Abteilung oder in völlig anderen Bereichen in unmittelbarer Nähe arbeiten, sich aber im Mittagssaal sehen können. Nennen Sie frühere Beschwerden gegen die Person, die wegen Fehlverhaltens angeklagt wurde.

Der Vorfall

Geben Sie den Sachverhalt an, wie in der Beschwerde dargelegt. Fügen Sie dem HR-Bericht alle bestätigenden Daten hinzu, z. B. E-Mail-Austausch oder Zeugenaussagen. Stellen Sie sicher, dass der Vorfall so viele Details wie möglich enthält. Geben Sie das Datum und die Uhrzeit des Vorfalls sowie etwaige nachfolgende Probleme an. Geben Sie Zeugenamen an und zitieren Sie, soweit möglich, Zeugenaussagen. Verzichten Sie bei der Beschreibung des Vorfalls darauf, nicht wertend zu sein. Beziehen Sie beide Seiten der Geschichte mit ein und stellen Sie sicher, dass Sie sowohl den Beschwerdeführer als auch den Angeklagten interviewen.

Abschluss des Vorfalls

Beschreiben Sie den Prozess der Bewertung des betreffenden Vorfalls. Bei schwerwiegenden Beschwerden wie sexueller Belästigung müssen möglicherweise Rechts- oder Strafverfolgungsberatungen eingeholt werden. Weniger schwere Beschwerden wie chronische Fehlzeiten müssen im Falle einer Kündigung noch dokumentiert werden. Solange Unternehmen über Richtlinien und Verfahren verfügen, die das Versagen von Mitarbeitern dokumentieren, gilt dies normalerweise als das rechtliche Recht des Unternehmens, jemanden zu entlassen. Legen Sie anhand aller relevanten Informationen fest, ob der Mitarbeiter im Recht oder im Unrecht ist.

Die nächsten Schritte

Es reicht nicht aus, um festzustellen, ob ein Mitarbeiter falsch liegt. Definieren Sie die nächsten Schritte oder welche Aktionspläne erforderlich sind, basierend auf den Unternehmensrichtlinien und -verfahren. Beispielsweise sollte in einem HR-Bericht über einen Mitarbeiter, der häufig als abwesend befunden wurde, festgestellt werden, ob Warnungen gemacht wurden, wie im Mitarbeiterhandbuch beschrieben, und welche potenziellen nächsten Schritte möglich sind. Für das nächste Mal, wenn keine Abwesenheit vorliegt . Wenn ein Aktionsplan zur Lösung eines Problems sinnvoll ist, erstellen Sie den Aktionsplan und fügen Sie ihn in den Bericht ein. Beispielsweise kann ein Aktionsplan für einen Mitarbeiter, bei dem die Sicherheit des Kunden für verfallen erklärt wurde, aktualisierte Schulungen und neue Verfahren umfassen, die dem Mitarbeiter zum Erfolg verhelfen.