Wie man Mitarbeiter dazu bringt, detaillierte Verfahren ihrer Arbeit zu schreiben

Die Mitarbeiter, die dem Betrieb Ihres Unternehmens am nächsten stehen, sind oft Ihre Mitarbeiter. Da Ihre Mitarbeiter die Aufgaben und Verfahren möglicherweise regelmäßig durchführen, wissen sie möglicherweise mehr über diese Prozesse als Sie. Ein Handbuch, das Verfahrensanweisungen enthält, kann für Ihr Unternehmen von großem Wert sein. Das effektivste Handbuch kann das Ergebnis direkter Eingaben Ihrer Mitarbeiter sein. Lassen Sie die Mitarbeiter detaillierte Verfahren für ihre Arbeit schreiben, um ein Verfahrenshandbuch zu erstellen.

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Wählen Sie die Arbeit, für die schriftliche Verfahren erforderlich sind. Aktivitäten, die Menschen mit vielen Schritten als verwirrend oder kompliziert empfinden, können von den Verfahren profitieren. Wichtige Aufgaben, die Mitarbeiter fehlerfrei erledigen müssen, können auch von schriftlichen Verfahren profitieren.

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Regen Sie die Mitarbeiter an, darüber nachzudenken, wie sie die Aufgaben ausführen, um ein Bewusstsein für den Prozess zu schaffen. Mitarbeiter möchten möglicherweise Notizen machen, an die sie sich erinnern möchten, wie sie eine Aufgabe ausführen. Wenn Mitarbeiter über Anweisungen oder Handbücher verfügen, die sie bei der Ausführung der Aufgabe unterstützen, sollten sie diese Materialien sammeln.

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Sammeln Sie alle Mitarbeiter, die zusammen an einer Aufgabe arbeiten (falls zutreffend), und erstellen Sie einen kollaborativen Entwurf des Prozesses. Verwenden Sie eine Tafel oder ein Whiteboard, damit jeder die Schritte beim Erstellen sehen kann, beginnend mit dem ersten Schritt und durch den gesamten Prozess. Beginnen Sie jeden Schritt mit einem Verb, um das Verfahren handlungsorientiert und prägnant zu gestalten.

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Besprechen Sie den Verfahrensentwurf, um sicherzustellen, dass der Prozess korrekt und präzise verkapselt wird. Streben Sie nach kurzen und direkten Anweisungen. Wenn Sie zu den Schritten hinzufügen können, indem Sie kurze Details dazu angeben, warum sie wichtig sind, fügen Sie diese zusätzlichen Informationen hinzu. Nehmen Sie ggf. Änderungen oder Anpassungen vor.

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Fügen Sie den Prozeduren Diagramme oder Bilder hinzu, wenn diese dem Benutzer helfen, sich den Prozess vorzustellen.

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Erstellen Sie den endgültigen Entwurf der Verfahren. Lesen Sie die Verfahren durch und drucken Sie sie auf Normalpapier aus. Legen Sie die Prozeduren in Binder und kennzeichnen Sie sie deutlich mit einem Titel entlang des Buchrückens. Platzieren Sie die Ordner für Verfahren in der Nähe des Bereichs, in dem die Mitarbeiter die Aufgaben ausführen.

Dinge benötigt

• Bindemittel