Wie schreibe ich eine positive geschäftliche E-Mail-Nachricht?

Um eine positive Geschäfts-E-Mail-Nachricht zu schreiben, müssen Sie den Zweck klar definieren, öffentliche (nicht private) Probleme besprechen und emotionale Reaktionen, Jargon oder Slang vermeiden. Wenn Sie nur ein einzelnes Thema ansprechen und in Ihrer Betreffzeile angeben, können Sie sich darauf konzentrieren, eine zuversichtliche Bestätigung zu formulieren und einen Handlungsaufruf festzulegen. Beschreiben Sie gegebenenfalls den Inhalt von Anhängen und führen Sie auf, was der Empfänger oder die Empfänger mit den Materialien tun sollen. Fügen Sie bei Fragen immer eine Unterschrift und Kontaktinformationen für die Weiterverfolgung bei. Um mit E-Mails geschäftliche Probleme zu bewältigen, muss sorgfältig auf Details geachtet werden, um Missverständnisse und unnötige Konflikte zu vermeiden.

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Starten Sie eine neue Nachricht mit Ihrer E-Mail-Anwendung. Geben Sie an, für wen die Nachricht bestimmt ist, und geben Sie optional an, wer für die Nachricht kopiert oder blindkopiert werden soll. Vermeiden Sie die Verwendung einer breiten Verteilerliste, da die Versuchung, die Funktion "Allen antworten" zu verwenden, Probleme verursacht, insbesondere bei der Behandlung potenziell volatiler Probleme mit E-Mail. Geben Sie ein Thema an. Seien Sie so genau wie möglich und vermeiden Sie die Verwendung von negativen oder entzündlichen Wörtern. Um beispielsweise einen Streit über einen Projekttermin zu lösen, verwenden Sie einen Ausdruck wie „Projektterminoptionen“.

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Begrüßen Sie den oder die Empfänger. Insbesondere wenn die Nachricht an Kunden, Stakeholder oder Sponsoren gerichtet ist, verwenden Sie eine formelle Begrüßung. Durch die Angabe einer persönlichen Adresse wird ein positiver Ton für die E-Mail festgelegt.

3.

Schreiben Sie einen einleitenden Satz, in dem beschrieben wird, warum Sie die Nachricht senden. Vermeiden Sie es, persönliche Informationen in eine E-Mail aufzunehmen, E-Mails zu verwenden, um einen Fehler zu vertuschen oder überraschende schlechte Nachrichten zu übermitteln, wenn Sie sie persönlich oder durch ein Telefongespräch effektiver bearbeiten könnten.

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Erklären Sie in einigen Absätzen, was der Leser oder Leser tun soll, wenn er Ihre Nachricht gelesen hat. Fügen Sie ggf. erläuternde Referenzen oder Ressourcen bei. Bieten Sie ggf. alternative Lösungen an. Listen Sie zum Beispiel in einer Nachricht, die für die Absage eines Ereignisses bestimmt ist, alternative Datums- und Uhrzeitangaben auf und geben Sie Registrierungsdetails an.

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Fassen Sie Ihre Nachrichtenabsicht und die erforderlichen Aktionen zusammen. Vermeiden Sie die Verwendung von leichtsinnigem Sarkasmus oder Humor, da diese unbeschwerten Techniken insbesondere in multikulturellen Umgebungen falsch interpretiert werden können. Wenn Sie auf eine negative Nachricht antworten oder diese weiterleiten, ändern Sie nicht die ursprüngliche Nachricht, sondern versuchen Sie, die negativen Gefühle in einem positiveren Licht wiederzugeben, indem Sie alternative Lösungen anbieten.

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Verwenden Sie Sternchen, fette Formatierungen und Farbe oder Schriftgröße, um wichtige Wörter hervorzuheben. Vermeiden Sie jedoch die Verwendung dieser Techniken übermäßig, insbesondere die rote Farbe, da dies eine unnötig negative Nachricht vermitteln kann. Verwenden Sie Emoticons sparsam, weil sie unprofessionell wirken können. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Smiley-Gesicht nach einer negativen Aussage es zu einem positiven macht.

7.

Überprüfen Sie Ihre Rechtschreibung, Grammatik und Interpunktion, bevor Sie die Nachricht senden. Dies zeigt, dass Sie sich die Zeit genommen haben, eine positive, hilfreiche Nachricht vorzubereiten, um Informationen zu übermitteln, ein Problem zu lösen oder auf eine Anfrage zu antworten.