Einrichtung eines Inhouse-Helpdesks

Mit einem internen Helpdesk kann die Produktivität im gesamten Unternehmen gesteigert werden, da Computer und andere technische Geräte reibungslos funktionieren. Der größte Faktor bei der Entscheidung, eine eigene Helpdesk-Abteilung hinzuzufügen, sind in der Regel Kosten. Wenn Mitarbeiter jedoch ihre Arbeit mit wenigen technischen Unterbrechungen erledigen können, macht sich die neue Abteilung schnell bezahlt. Das Vertrauen der Mitarbeiter kann steigen, wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ein kompetentes Support-Team ihre technischen Anforderungen erfüllt.

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Bestimmen Sie die spezifischen Funktionen des Helpdesks, z. B. die Arten von Problemen, Computer oder Maschinen, die behandelt werden sollen. Identifizieren Sie so weit wie möglich jeden Mitarbeiter- und Computerbedarf, der innerhalb dieser Parameter entstehen kann. Wenn Sie eine realistische Vorstellung von den Arten von Anfragen erhalten, die das Helpdesk erhält, können Sie die Planung und das Budget besser planen.

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Berechnen Sie Ihr Budget, um die Anzahl der Personal- und Betriebskosten für den Helpdesk zu ermitteln. Legen Sie zwei verschiedene Budgets an: eines für die anfänglichen Anlaufkosten und eines für die feste Monatsrate. Berücksichtigen Sie die Kosten für Interviews und Schulungen im Startbudget. Die monatlichen Ausgaben sollten die Kosten für Leistungen an Arbeitnehmer zusammen mit dem Gehalt umfassen.

3.

Passen Sie die Anforderungen der Abteilung an Ihr Budget an, um die Struktur festzulegen. Bestimmen Sie auf der Grundlage Ihrer Möglichkeiten, wie viele Mitarbeiter Sie innerhalb der Abteilung und ihrer Funktionen haben werden. Legen Sie fest, ob die Abteilung beispielsweise einen Verwaltungsassistenten oder mehrere Manager benötigt. Analysieren Sie vor allem, ob die Anzahl der eingestellten Mitarbeiter ausreicht, um das Unternehmen zu unterstützen.

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Legen Sie Richtlinien für die Abteilung fest. Möglicherweise werden alle eingehenden Anforderungen beispielsweise durch einen Helpdesk-Koordinator geleitet. Legen Sie fest, wie Sie jede Anfrage verfolgen und befolgen, um sicherzustellen, dass alle Probleme rechtzeitig gelöst werden.

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Research Help Desk-Systemsoftware, falls Sie sich für eine entscheiden. Diese Softwareprogramme wie TechExcel ServiceWise, FrontRange Solutions und Epicor organisieren offene Tickets, verfolgen den Fortschritt und analysieren Trends. Die Kosten für die Software variieren je nach Unternehmen und Paket. Pick-Software, die zu Ihrem Budget passt, die Größe und den Umfang der Abteilung jedoch erhöhen.

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Interviewkandidaten für die Arbeit in der Helpdesk-Abteilung. Stellen Sie nur Mitarbeiter ein, die über Erfahrung verfügen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Erweitern Sie die Angebote auf diejenigen, von denen Sie glauben, dass sie die talentiertesten und fähigsten sind.

7.

Dokumentieren Sie alle Protokolle und Prozeduren in einem Memo. Verteilen Sie das Memo an die Mitarbeiter, damit diese wissen, wie Sie auf die Services des Helpdesk zugreifen können.