Allgemeine Unternehmensrichtlinien und -verfahren

Können Sie sich Ihr Geschäft als eine flüssige Organisation vorstellen? Ihre Mitarbeiter müssen ihre Aktionen an verschiedene Situationen anpassen und dabei die allgemeinen Regeln befolgen, die Sie für den Arbeitsplatz erstellt haben. Ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch, auf das sich Mitarbeiter in gedruckter oder Online-Form beziehen können, hilft Mitarbeitern, Routine- und Führungsentscheidungen zu treffen, ohne Sie zu befragen, es sei denn, Sie möchten zuerst gefragt werden.

Explizite Kommunikation und Konsistenz

Ihre beiden vorrangigen Ziele bei der Entwicklung von Unternehmensrichtlinien und -verfahren sind das Festlegen klarer Erwartungen und das Erzielen konsistenter Ergebnisse Ihrer Mitarbeiter. Die Richtlinie sollte Ihren Mitarbeitern eine umfassende Aussage über Ihre Position zu einem oder mehreren Aspekten der Organisation geben. Sie verwenden Verfahren, um die Details einer Richtlinie zu erläutern, z. B. wie Mitarbeiter die Richtlinie durch Aktionen oder Entscheidungen implementieren sollen. Sie können einige Details für verschiedene Situationen angeben, in denen eine Richtlinie angewendet werden kann.

Prozesse definieren

Erläutern Sie die Arbeit, die die Leute in Ihrem Unternehmen konkret ausführen, und verwenden Sie sogar Listen, Diagramme und Diagramme, um Ihre Beschreibung der Arbeitsprozesse zu verbessern. Wenn Sie Prozeduren verwenden, um einen Arbeitsprozess zu definieren, ist es wichtig, genau zu sein. Beschreiben Sie die Schritte in einem Prozess in einfacher Sprache und geben Sie gegebenenfalls Beispiele an. Wenn Ihre Mitarbeiter über ein breites Spektrum an Lesefähigkeiten verfügen, sollten Ihre Richtlinien und Verfahren für den durchschnittlichen Leser geschrieben werden. Es ist hilfreich, einige Aufgaben als zu einem größeren System gehörig zu betrachten. In einem Milchviehbetrieb gibt es drei Arten von Systemen: ein System zum Sammeln von Milch, ein Kuhfütterungssystem und ein Abfallmanagementsystem gemäß der Cooperative Extension der Penn State University.

Über die wichtigsten Operationen

Unternehmer können entscheiden, eine Liste der Betriebsbereiche zu schreiben, für die schriftliche Richtlinien und Verfahren erforderlich sind. Einige sind gesetzlich vorgeschrieben, z. B. Gesundheits- und Sicherheitsverfahren, die von der US-amerikanischen Behörde für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz vorgeschrieben sind. Ein Handbuch sollte spezifische Richtlinien für Personalaktivitäten enthalten. Mitarbeiter sollten Informationen in Ihrem Handbuch leicht finden können. Helfen Sie ihnen, indem Sie ein Inhaltsverzeichnis und einen Index hinzufügen. Erwägen Sie außerdem das Hinzufügen von Illustrationen, Jobhilfen, Referenzen und anderen Informationsressourcen, auch wenn Sie einen Nachtrag zum Handbuch erstellen müssen.

Balance finden

Einige Unternehmer neigen eher zum Mikromanagement als andere. Wenn Sie diese Tendenz haben, entwickeln Sie möglicherweise zu viele Richtlinien und Verfahren. Die Mitarbeiter empfanden es als schwierig, ein Handbuch mit zu viel Inhalt zu lesen. Sie möchten nur das aufnehmen, was die Mitarbeiter wissen müssen. Die Unternehmerin und Autorin Margaret Heffernan schrieb in ihrer Inc.-Kolumne, dass an einem Ort, an dem sie arbeitete, "Regeln für die Bestellung von Schreibwaren, für das Mittagessen, das Reinigen des Kühlschranks und das Recycling von Sodadosen" gelten. Solche Verfahren gehören nicht in ein Betriebshandbuch. Sie können sich an die Hilfe vertrauenswürdiger Mitarbeiter wenden, um Regeln zu finden, die nicht in das Handbuch passen.