So beheben Sie ein falsches Testguthaben

Am Ende des Monats, wenn es Zeit ist, die Buchhaltung abzugleichen und sich auf die nächste Abrechnungsperiode vorzubereiten, ist das Erstellen eines Probesaldos einer der ersten Schritte. Ab diesem Zeitpunkt können Sie den Rest des Rechnungslegungsprozesses abschließen. Wenn es jedoch Fehler auf der Testbilanz gibt, bis Sie die Fehler lokalisiert und korrigiert haben, können Sie nicht vorwärts gehen. Wenn Sie wissen, wie Fehler bei der Testbalance zu behandeln sind, ist ihre Übung ein wenig Übung und Geduld, aber es ist möglich.

Was ist eine Testbilanz?

Der Test-Saldo ist der erste Versuch eines Unternehmens, seine Bücher nach Ende eines Abrechnungszeitraums auszugleichen. Es nimmt die Endsalden von jedem Hauptbuchkonto. Hauptbuchsalden setzen sich aus Buchungen der allgemeinen Journalbuchungen zusammen, die während des Abrechnungszeitraums vorgenommen werden, und diese Journalbuchungen geben die Historie des Geschäfts während des Abrechnungszeitraums an. Bei ordnungsgemäßer Durchführung entspricht die Debit-Seite des Test-Saldos der Kreditseite. Wenn sie nicht gleich sind, müssen einige Untersuchungen durchgeführt werden, um den Fehler zu finden, damit der Buchhaltungsprozess fortgesetzt werden kann.

Wie Fehler auftreten

Einer der häufigsten Fehler beim Kompilieren einer Testbilanz ist das Umschalten von Zahlen. Umstellungsfehler in einer Testbilanz treten auf, wenn zwei Nummern versehentlich getauscht werden. Beispielsweise werden 675 $ als 657 $ oder 989 $ als 899 $ eingegeben . Ein weiterer häufiger Fehler ist das Buchen in das falsche Ledger, wodurch die Salden des Kontos auf zwei verschiedenen Konten abgebucht werden. Eine dritte Möglichkeit besteht darin, dass einige Konten beim Erstellen des Test-Kontos versehentlich ausgelassen werden.

So finden und korrigieren Sie Fehler

Der einfachste Weg, um zu beginnen, besteht darin, die Schritte des Probeausgleichs zurückzuverfolgen. Sehen Sie sich die Ledger-Salden an und vergleichen Sie sie mit dem Betrag, der auf den Test-Saldo gebucht wurde. Wenn diese Zahlen übereinstimmen, fügen Sie erneut die Spalten "Soll" und "Guthaben" hinzu. Wenn sich die Zahlen nicht ändern, können Sie den Transpositionstrick versuchen. Wenn die Differenz zwischen den Soll- und den Kreditsummen durch 9 teilbar ist, besteht eine gute Chance, dass eine Zahl irgendwann umgesetzt wurde. Wenn zum Beispiel die Debit-Seite 6549 USD und die Kreditseite 6459 USD beträgt , beträgt der Unterschied 90 USD, was durch neun teilbar ist. In diesem Fall müssen Sie die Ledger-Einträge genauer betrachten und mit den allgemeinen Journalbuchungen vergleichen. Beginnen Sie mit den Ledgern mit den meisten Transaktionen, wie z. B. Bargeld oder Verkauf, und arbeiten Sie sich dann durch die anderen, bis Sie den Fehler finden.

Weniger Fehler mit Software

Obwohl computergesteuerte Buchhaltungssoftware nicht perfekt ist, hilft sie auf jeden Fall bei Fehlern wie beispielsweise in einer Testbilanz. In vielen Fällen wird die Software Sie benachrichtigen, sobald der Fehler aufgetreten ist. Wenn Sie einen Fehler in der allgemeinen Zeitschrift machen, kann die Software das Fehlen eines passenden Eintrags feststellen. Wenn Sie beispielsweise Barverkäufe für 450 US-Dollar und Kreditverkäufe für 550 US-Dollar belasten, stellt die Software fest, dass entweder bei den Konten Cash oder Sales eine entsprechende Transaktion fehlt. Wenn Sie also immer noch auf die althergebrachte Art Buchhaltung betreiben - mit handschriftlichen Journalen und Ledgern -, möchten Sie vielleicht auf ein Computersystem umsteigen. Die Sicherheitsvorkehrungen, Kontrollen und Abwägungen machen den Abschluss des Rechnungslegungsprozesses zum Ende des Berichtszeitraums um ein Vielfaches einfacher und auch viel schneller.