Was ist schriftliche Kommunikation in der Wirtschaft?

Durch die schriftliche Kommunikation können Unternehmen Entwicklungen, Erwartungen und Gesetzmäßigkeiten an Mitarbeiter und Kontakte in der Außenwelt kommunizieren. Während traditionelle Ausdrucke der schriftlichen Kommunikation in der Wirtschaft nach wie vor verbreitet sind, wird die Kommunikation per E-Mail und Online immer häufiger. Angesichts der Wichtigkeit der schriftlichen Kommunikation ist es eine gute Idee, die Grundlagen zu verstehen, um Best Practices auf Ihr eigenes Unternehmen anzuwenden.

Typen

Laut My Own Business, einer gemeinnützigen Organisation, die mit Unternehmern zusammenarbeitet, gibt es zwei Hauptkategorien der schriftlichen Kommunikation. Die interne schriftliche Geschäftskommunikation bezieht Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf allen Ebenen des Unternehmens mit ein. Die externe schriftliche Kommunikation bezieht Kunden, unabhängige Auftragnehmer, Industriekollegen und andere Personen ein, die nicht direkt für das Unternehmen arbeiten. Die drei Hauptarten der schriftlichen Kommunikation in der Wirtschaft umfassen Geschäftsbriefe, Memoranden und Berichte. Moderne Beispiele können sich auf Textnachrichten, soziale Netzwerke und Multimedia-Geschäftspräsentationen erstrecken.

Verwendet

Geschäftsbriefe können helfen, das Geschäftsimage zu fördern, indem sie mit der Außenwelt kommunizieren. Memoranden werden hauptsächlich von Arbeitgebern und Arbeitnehmern verwendet, um Informationen über laufende Projekte, Änderungen in Geschäftsabläufen oder andere interne Themen zu vermitteln. Geschäftsbriefe und Memoranden können verwendet werden, um schriftlich zu bestätigen, was mündlich vereinbart wurde. Berichte helfen bei der Kommunikation neuer Informationen, Datenanalysen oder Recherchen oder Empfehlungen für zukünftige Entscheidungen.

E-Mail-Kommunikation

E-Mail ist aufgrund ihrer raschen Zustellung, einfachen Verwendung und der Möglichkeit, ein breites Publikum zu erreichen, zu einer gängigen Form der schriftlichen Kommunikation in der Wirtschaft geworden. Die Speicherung von Geschäfts-E-Mails wird immer wichtiger, da E-Mails vor Gericht als formale Dokumente in Papierform "gleichermaßen zulässig" sind. Da die E-Mail-Kommunikation als eine Form der schriftlichen Geschäftskommunikation weiter wächst, suchen Unternehmen zunehmend nach externen Quellen, um Unterstützung beim E-Mail-Management zu erhalten.

Tipps

Erstellen Sie eine Gliederung, bevor Sie schriftliche Kommunikation für Kürze, Klarheit und Prägnanz gestalten. Bieten Sie zusätzliche Ressourcen für die weitere Kommunikation an, z. B. eine Telefonnummer, Faxnummer oder E-Mail-Adresse. Verwenden Sie zur Vereinfachung Aufzählungspunkte und nummerierte Listen. Die schriftliche Geschäftskommunikation sollte mit einem Aufruf zum Handeln abschließen. Folgen Sie der schriftlichen Kommunikation nach Möglichkeit mit einem Telefonanruf.

Etikette

Beachten Sie beim Senden oder Beantworten von Geschäftskorrespondenz die entsprechende Etikette. Geschäftsbriefe sollten den Briefkopf, das Datum, die Adresse des Lesers, eine Begrüßung, die Überschrift des Briefes, den Inhalt des Hauptteils, Schlussbemerkungen sowie die Unterschrift und den Namen des Absenders enthalten.

Löschen Sie beim Beantworten einer E-Mail die ursprüngliche Nachricht des Absenders nicht im Antwort-Textfeld. Wenn Sie diese Informationen beibehalten, kann Ihr Empfänger Ihre Antwort schnell in den Kontext stellen. Geschäfts-E-Mail-Betreffzeilen sollten klar und aussagekräftig sein. Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen, geben Sie die Notiz als "Sehr geehrte Damen und Herren" an.