Faktoren einer effektiven Kommunikation

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens haben Sie sechs Meilen lange Tage und Sie haben langweilige Tage - Tage, an denen Sie jede Minute genießen können, und Tage, an denen Sie bis 14.00 Uhr enden möchten. So viel wie Sie die Unberechenbarkeit von akzeptieren Als Kleinunternehmer im Alltag können Sie sich darauf verlassen, dass Sie sich darauf verlassen können, jeden Tag zu kommunizieren - mit Mitarbeitern, Kunden, Verkäufern, Vertriebsmitarbeitern, Gemeindegruppen, Regierungsvertretern und Mitarbeitern total Fremde. Sie werden auf Ihre Fähigkeit, mit Wörtern zu kommunizieren, und auf die Sie mündlich sprechen, sowie auf die, die Sie Textnachrichten, Anzeigen und Social-Media-Beiträge senden, sowie auf E-Mails, Briefe und Präsentationen gezählt werden.

Sie können sich nicht als "Master Communicator" verstehen - vielleicht nicht einmal in der Nähe. Da jedoch so viel von Ihrer Fähigkeit zur effektiven Kommunikation abhängt, ist es unerlässlich, dass Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten verbessern - eine kluge Investition in die Zeit, die dazu beiträgt, dass Sie zumindest die meiste Zeit verstanden werden und wiederum Ihre Mitmenschen verstehen. Um diese Übung richtig durchzuführen, sind hier einige Faktoren, die eine effektive Kommunikation fördern:

Nehmen Sie es von oben und erfrischen Sie Ihr Wissen über die Schritte, die bei allen Kommunikationsformen erforderlich sind.
Umfassen Sie den Wert des aktiven Zuhörens.
Bewerten Sie die Hindernisse für eine effektive Kommunikation, damit Sie diese überwinden können.

Wenn Sie dies tun, erhalten Sie die nötige Geschicklichkeit und das Selbstvertrauen, das Sie als Meister Ihres Kleinunternehmer-Universums benötigen.

Folgen Sie dem Kommunikationsprozess

Als Geschäftsinhaber verlieren Sie wahrscheinlich alle Faktoren, die die Kommunikation an einem bestimmten Tag betreffen. Aber die meisten von ihnen werden sich wahrscheinlich von einem Zweck leiten lassen, zum Beispiel:

Informationen übermitteln Informationen austauschen Eine Anfrage stellen
Klage einreichen
Überreden Lösen Sie ein Problem Erkennen Sie einen Unterschied * Entertain

Unabhängig von Ihrem Ziel sind die Schritte bei allen Kommunikationsformen grundsätzlich gleich. Es kann hilfreich sein, die sechs Schritte in einem Kreis - eine nach der anderen - oder eine lineare Sequenz von links nach rechts zu visualisieren:

Sender entwickelt eine Idee. Alle Nachrichten beginnen mit der Konzeptualisierung einer Idee. Wenn Sie keine Begründung hätten, hätten Sie keinen Grund zur Kommunikation.
Absender formuliert die Nachricht. Eine Idee muss dann in Worte gefasst werden; Sie müssen entscheiden, wie Sie sich ausdrücken wollen. Kommunikationsspezialisten nennen dies „Kodierung“. Dies kann der schwierigste Schritt sein - und einer, der mehrere Überarbeitungen erfordert, bis Sie überzeugt sind, dass Sie es richtig verstanden haben.
Absender wählt ein Medium für die Nachricht aus. Als Inhaber eines kleinen Unternehmens stehen Ihnen Entscheidungen offen, die Ihren Vorgängern dank der Technologie nie zur Verfügung standen. Dies ist zum Teil der Grund, warum dieser Schritt sorgfältig geprüft werden muss. Die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht kann häufig Missbräuche verhindern, die in E-Mails und insbesondere in SMS-Nachrichten auftreten können. * Der Absender überträgt die Nachricht, sodass er über das ausgewählte Medium gelangen kann. Mit diesem Schritt ist die Rolle des Absenders abgeschlossen.
Empfänger empfängt und dekodiert die Nachricht. Dies ist der Schritt, der mit Herausforderungen verbunden sein kann - genau dort, wo diese Hindernisse und Hindernisse und andere Faktoren von Kommunikationsausfällen am ehesten auftauchen. Eine effektive Kommunikation kann nicht stattfinden, es sei denn, Sender und Empfänger weisen einer Nachricht dieselbe Bedeutung zu.
Empfänger gibt Rückmeldung. Feedback schließt den Kommunikationsprozess ab, jedoch nicht immer einvernehmlich. Jeder Absender wünscht sich positives Feedback. Fakt ist jedoch, dass verwirrtes, umstrittenes oder verärgertes Feedback die Möglichkeit bietet, Kommunikationsunterschiede zu überbrücken, vorausgesetzt, dass die wechselseitige Kommunikation zwischen Absender und Empfänger ehrlich und aufrichtig ist.

Honen Sie Ihre aktiven Zuhörfähigkeiten

Wenn der letzte Punkt den Skeptiker in Ihnen gerührt hat, denken Sie wahrscheinlich an eine Situation, in der ein verwirrter, strittiger oder wütender Austausch schlecht endete. Die Kommunikation war nicht nur unwirksam; es war auch uneinig.

Die Ursache? Aller Wahrscheinlichkeit nach schlechte Hörfähigkeiten des Absenders oder Empfängers. Es ist jedes Mal eine effektive Kommunikation, und es hilft dem nicht:

Bereits in der Grundschule wird den Schülern vorgeworfen, sie seien "nicht aufgepasst", wenn sie zappeln oder abgelenkt wirken. Aber Aufmerksamkeit und Zuhören sind zwei verschiedene Dinge, und amerikanische Schulen bringen den Schülern nicht bei, wie sie zu besseren Zuhörern werden können.
Hören und Zuhören sind auch zwei verschiedene Fähigkeiten. * Das Hören garantiert nicht mehr als das Schauen.
Die meisten Leute sprechen lieber, als zuzuhören, und oft warten sie nur darauf, dass jemand anderes spricht, damit sie mitspielen können.

Bevor Sie einige der häufigsten Hindernisse und Hindernisse für eine effektive Kommunikation und deren Überwindung näher betrachten, sollten Sie sich die einzige Fähigkeit ansehen, von der Sie (wie alle Unternehmer) am meisten profitieren können: aktives Zuhören.

So wie Sie wahrscheinlich die Seiten eines Buches auf eine neue Art und Weise umgeschlagen haben, nachdem Sie Ihr aktives Lesen in den Fertigkeiten im College verbessert haben, können Sie neue Ebenen des Verständnisses erreichen, wenn Sie Ihre aktiven Zuhörfähigkeiten verbessern. Es ist das Gegenteil von „passivem Hören“, z. B. wenn Sie ein Baseballspiel auf einem Radio mit geringer Lautstärke hören, während Sie mit Kunden telefonieren. Die University of Minnesota beschreibt aktives Zuhören als:

"... sich voll und ganz darauf konzentrieren, was andere Leute sagen, sich Zeit nehmen, um die Punkte zu verstehen, Fragen zu stellen, die angemessen sind, und nicht zu unangemessenen Zeiten zu unterbrechen."

Aktives Zuhören ist eine erlernte Fähigkeit, was es noch erstaunlich macht, dass es nicht an Grund-, Mittel- und weiterführenden Schulen unterrichtet wird. Es braucht Übung und Konzentration, um ein guter, aktiver Zuhörer zu werden. Sie können jedoch ein „aktiver Master-Hörer“ werden, indem Sie eine fünfstufige Strategie praktizieren, die von der University of Maine gefördert wird:

Bestätigen Sie zuerst die Ideen, Gedanken oder Gefühle von jemandem. Paraphrase (wiederholen Sie, was der Absender in Ihren eigenen Worten gesagt hat). Offene Fragen ohne Urteil stellen. Zusammenfassen und klarstellen. Geben Sie Ihre Meinung ab (natürlich diplomatisch).

Aktives Zuhören garantiert nicht, dass es nie zu einem Kommunikationsausfall kommt. Aber von allen Faktoren, die eine effektive Kommunikation fördern, ist dies wohl der wichtigste von allen. Und dies ist, bevor Sie die ärgerlichen Hindernisse und Hindernisse, die vor uns liegen, in Betracht ziehen.

Hindernisse überwinden für eine effektive Kommunikation

Die erste und komplexeste Barriere für eine effektive Kommunikation ist die Einstellung. Es ist komplex, weil es so viele Faktoren umfasst, die einen Geisteszustand prägen, einschließlich:

Gender Sozioökonomischer Status Kultur
Persönliche Überzeugungen
Religiöse Ansichten
Mangel an Vertrautheit oder Glaubwürdigkeit * Selektive Wahrnehmung (das Filtern von dem, was wir sehen und hören, um zu unserer eigenen Agenda zu passen)

Um diesen Herausforderungen entgegenzuwirken und Faktoren zu fördern, die eine effektive Kommunikation fördern:

Nehmen Sie einen kooperativen Ton an. * Versetzen Sie sich in die Position der anderen Person (oder versuchen Sie es zumindest). Es wird Empathie genannt, und es ist eine weitere erlernte Lebensfähigkeit, die auf die Beherrschung des aktiven Zuhörens folgt.
Erstellen Sie eine Beziehung - ein Gefühl von Leichtigkeit und Komfort. (Mit der Zeit kann sich aus dem Rapport ein Vertrauen entwickeln, das eine offene, ehrliche Kommunikation fördern kann.) Tun Sie jetzt Ihr Bestes, um Spannungen abzubauen und einen freien Kommunikationsfluss zu fördern.
Sei aufgeschlossen. Verzichten Sie auf Urteile oder Kritik.
Verzichten Sie auf Verteidigungsmaßnahmen oder bilden Sie vorzeitige Annahmen.
Konzentrieren Sie sich intensiv auf die Botschaft, nicht auf Faktoren, die dazu beitragen (z. B. das Vorhandensein von Emotionen oder einen schwer verständlichen Akzent).

Das zweite Hindernis für eine effektive Kommunikation sind Sprache und Medium . Wie die Einstellung ist sie ebenso breit und umfasst Faktoren wie:

Wortwahl * Ton (einschließlich Tonhöhe, Intonation und Lautstärke)
Körpersprache und Gesten * Nonverbale Hinweise

Um diesen Herausforderungen entgegenzuwirken und sich für die Faktoren einzusetzen, die eine effektive Kommunikation fördern:

Verwenden Sie eine einfache, klare und präzise Sprache. * Vermeiden Sie komplexe Wörter und Metaphern.
Lass Slang und Jargon aus deinem Vokabular fallen. Vermeiden Sie voreingenommene Sprache oder Wörter, die Stereotypen implizieren. Tun Sie Ihr Bestes, um Ihren Gesichtsausdruck mit Ihrem Tonfall abzustimmen. Vermeiden Sie die Verwendung von Handgesten (oder reduzieren Sie sie zumindest). Sie können sie zur Betonung vorsehen, aber sie könnten ablenken. Vermeiden Sie Klatsch (hören und verteilen).
Schützen Sie immer das grundlegende Recht einer Person auf Privatsphäre.
Wählen Sie ein Medium, das Ihre Nachricht ergänzt. Zum Beispiel erfordert eine dringende Information wahrscheinlich ein schnelles Medium. Sie können später jederzeit mit einem zweiten Medium nachfahren.
Erwägen Sie, auch eine rote verbale Nachricht mit einer schriftlichen Nachricht zu verstärken, wenn dies wichtig ist. Es könnte auch als Erklärung dienen.

Das zu sagen, was Sie bedeuten und was Sie sagen, hört sich vielleicht einfach an - zumindest bis Sie einen Drilldown machen und einige Beispiele in Betracht ziehen, die Ihnen eine Pause geben können. Darüber hinaus ist auch die "Berücksichtigung der Quelle" wichtig, da zwei Personen auf dieselbe Nachricht auf zwei verschiedene Arten antworten können.

Wenn Sie einen Mitarbeiter zurechtweisen müssen, ist es natürlich besser, dies privat und persönlich zu tun. Aber was ist, wenn Sie einem Mitarbeiter ein Kompliment machen möchten? Sollten Sie dies mit einem „Publikum“ tun - damit jeder in Hörweite hören kann? So wie Sie die englische Sprache in einem Jahr nicht beherrschten, werden Sie wahrscheinlich auch nicht lernen, die Schwächen von Sprache und Medium zu minimieren. Gib dir Zeit; Du wirst durchhalten.

Das dritte Hindernis für eine effektive Kommunikation ist das Zuhören und Feedback . Ohne gute Hörfähigkeiten weiß der Absender einer Nachricht nicht, ob der Empfänger sie versteht. Und ohne Rückmeldung weiß der Absender nicht, ob der Empfänger die Nachricht richtig interpretiert hat. Viele Faktoren können diesen entscheidenden Prozess behindern, aber sie fallen tendenziell unter die Kategorien:

Unaufmerksamkeit
Defensivität * Vorzeitige Annahmen
Mangel an Präzision
Klarheit und Verständlichkeit * Unhörbarkeit

Wenn Sie Ihre Fähigkeiten beim aktiven Zuhören aufpolieren, werden Sie viel dazu beitragen, diesen Herausforderungen entgegenzuwirken und Faktoren zu fördern, die eine effektive Kommunikation fördern. Du kannst auch:

Schauen Sie wachsam (und seien Sie auch wachsam). * Seien Sie konkret.
Stellen Sie Fragen zur Klarstellung.
Verweigern Sie das Urteil und eine Antwort, bis Sie sicher sind, dass die andere Person die Nachricht beendet hat. * Auch wenn Sie um Rat gefragt werden, versuchen Sie, es anzubieten, nicht wie eine Anweisung. Diese Art von Ratschläge, die als Soft-Pedaling bezeichnet werden, können leichter akzeptiert werden, wenn Sie das Wort „wir“ anrufen, selbst wenn Sie nicht wirklich Teil der Lösung sind. Oder versuchen Sie "Was denkst du über ...?" Oder "Hast du jemals darüber nachgedacht ...?"

Die vierte Hürde für eine effektive Kommunikation sind Lärm und physische Hindernisse. Dies sollte für eine effektive Kommunikation ausgeschlossen werden. Dazu gehören:

Lärm von Menschen Lärm von Maschinen Lärm von Verkehr Temperatur Beleuchtung * Bestuhlung und Anordnung
Crowding

Das Entfernen (oder zumindest das Verringern) solcher Ablenkungen scheint ein naheliegendes Mittel zu sein - eines, das alle Probleme lösen kann. Wenn Sie nicht in der Lage sind, einer minderwertigen Umgebung ausgeliefert zu sein, können Sie am besten zu einem Bereich wechseln, der dem Zuhören, dem Reden und der Interaktion förderlicher ist. Ja, Sie müssen möglicherweise jemanden unterbrechen, um eine Änderung des Veranstaltungsortes vorzuschlagen. Aber eine kurze Unterbrechung wird im Vergleich zu dem Versuch, in einer Umgebung, in der Ihre wichtigen Nachrichten mit anderen Quellen konkurrieren, nach vorne zu streben, wahrscheinlich blass werden.

Du wirst lernen und wachsen

Sie werden wahrscheinlich einige Fehler machen, wenn Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten verfeinern, genauso wie Sie bei der Feinabstimmung Ihrer Softwareauswahl, des Buchhaltungssystems, des Werbeplans und aller anderen Elemente Ihres Kleinunternehmens einige Fehltritte machen müssen.

Im Gegensatz zu Computern und Computerprogrammen, die durch Drücken einiger Tasten eingestellt werden können, sind die Menschen, wie Sie wissen, nicht mit Tasten oder einer Bedienungsanleitung ausgestattet. Dies ist zum Teil der Grund, warum die menschliche Dynamik Ihres Unternehmens die herausforderndste - aber auch die lohnendste - von allen sein kann.