Richtlinien zum Schreiben von Richtlinien und Verfahren

Richtlinien und Verfahren oder Richtlinien zur Planung langfristiger Ziele werden erstellt, um die Konsistenz des Geschäfts zu messen. Gut geschriebene Richtlinien und Verfahren betreffen nicht nur die Übereinstimmung des Unternehmens mit den staatlichen und bundesstaatlichen Richtlinien, sondern es wird auch besprochen, wie das Geschäft betrieben wird, sich auf das Risikomanagement konzentriert und die Geschäftsführung verbessert. Richtlinien und Verfahren vereinheitlichen insbesondere die Konformität bestimmter Vorgänge sowie die Kommunikation mit den Mitarbeitern.

Fokus

Entscheiden Sie sich bei der Planung der Dokumentation für den Fokus. Vermeiden Sie das Erstellen von Richtlinien und Verfahren für jeden Schritt in einer Abteilung, z. B. das Beantworten des Telefons. Arbeiten Sie stattdessen in Phasen und wählen Sie die Abteilungen und deren Prozesse aus, die für das Unternehmen am wichtigsten sind, z. B. wie Sie den Kundenbestand überwachen können. Überprüfen Sie, ob die von Ihnen dokumentierten Prozesse als etabliert gelten. Priorisieren Sie jeden Prozess nach seiner Bedeutung und fahren Sie mit jeder Abteilung fort, bis Sie das Ende dieser Phase erreicht haben.

Inhalt

Eine erfolgreiche Dokumentation sollte oben einen Standardtext enthalten, der den Zweck und den Umfang des Prozesses angibt, die Festlegung der verantwortlichen Abteilungen und die Definition der Schlüsselbegriffe. Außerdem sind Messungen erforderlich, mit denen Ergebnisse und Prozesse bewertet werden, sowie Verweise auf andere Dokumente oder geltende Gesetze und Vorschriften. Umfassen Sie auch Formulare, die für die beschriebenen Prozesse relevant sind, z. B. Bestandsformulare, Kundeninformationsformulare oder andere Dokumente.

Fehler vermeiden

Vermeiden Sie Fehler bei der Dokumentation von Richtlinien und Prozeduren, indem Sie die sieben Cs einhalten: Kontext, Konsistenz, Vollständigkeit, Kontrolle, Konformität, Korrektheit und Klarheit gemäß Work.coms „Leitfaden zum Schreiben von Richtlinien und Prozeduren“ oder dessen Inhalt Das Dokument sollte klar beschreiben, was die Prozesse sind und wie sie ausgeführt werden sollen. Konsistenz hilft bei der Erstellung einer Standardmethode für das Erstellen von Richtlinien und Verfahren. Der Vollständigkeit halber sollten die Richtlinien und Verfahren die Prozesse ohne Informationslücken logisch erklären. Kontrolle bedeutet, dass Sie Messungen auflisten sollten, die sicherstellen, dass ein Prozess effektiv durchgeführt wird. Compliance-Fragen oder Richtlinien gemäß Landes- und Bundesvorschriften sollten sich auf die einschlägigen Regeln beziehen, für die sie verfasst wurden. Schließlich sollten Dokumente grammatikalisch korrekt und präzise sein.

Verbesserung

Sie können Geld sparen und die Produktivität verbessern, indem Sie Richtlinien und Verfahren zur kontinuierlichen Verbesserung erstellen. Überholte Dokumentation verhindert, dass Sie Problembereiche ansprechen können. Vergleichen Sie die Dokumentation routinemäßig mit den aktuellen Prozessen und aktualisieren Sie die Dokumentation entsprechend den dynamischen Änderungen.