Faktoren, die bei der Wahl der Buchhaltungssoftware zu berücksichtigen sind

Buchhaltungssoftware kann kleinen Unternehmen viele effiziente Möglichkeiten zur Verwaltung der täglichen Finanzaufgaben bieten und dem Management sowie dem Besitz nützliche Berichte zur Analyse der Geschäftsleistung liefern. Ohne angemessene Rücksichtnahme machen Geschäftsinhaber manchmal kostspielige Fehler, indem sie in die falsche Buchhaltungssoftware investieren, und dann haben sie Schwierigkeiten, die Software zum Laufen zu bringen oder durch die Umstellung auf andere Software noch mehr Kosten zu verursachen.

Geschäftsbereich

Die erste und wichtigste Sache, die ein Unternehmer vor der Wahl der Buchhaltungssoftware dokumentieren sollte, ist der Umfang des Unternehmens und die Buchhaltungsaufgaben, die die Software idealerweise ausführen sollte. Erstellen Sie zusätzlich zu den grundlegenden Anforderungen für das Rechnungswesen eine Liste mit anderen Elementen, die von der Buchhaltungssoftware verarbeitet werden sollen, z. B. Personalabrechnung, Bestandsverwaltung und Kostenrechnung. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Entscheidung die Zukunft des Unternehmens sowie den laufenden Betrieb. Software, die heute perfekt passt, kann in einem Jahr nicht ausreichen. Beachten Sie bei der Erstellung Ihrer Bereichsliste das Wachstum und die Expansion Ihres Unternehmens.

Module enthalten

Nachdem Sie den Umfang des Geschäfts und den Zweck des Buchhaltungspakets definiert haben, werden die Möglichkeiten der Durchmusterungssoftware zu einer einfacheren Aufgabe, da Sie leicht diejenigen eliminieren können, die keine Elemente in Ihrer Bereichsliste enthalten. Bestimmen Sie für jedes Abrechnungspaket, das Ihren Geltungsbereich abdeckt, welche Module im Grundpreis enthalten sind und für welche Module zusätzliche Kosten anfallen. Beispielsweise berechnen einige Softwarehersteller einen zusätzlichen Preis für ein Abrechnungsmodul. Notieren Sie sich die Gesamtkosten jedes Softwarepakets, damit Sie die Pakete genau vergleichen können.

Zugang und Portabilität

Wenn Sie einen einzigen Unternehmensstandort haben und nicht erwarten, dass sich dies ändert, ist jedes auf einem Netzwerkserver installierte Buchhaltungspaket für Ihr Unternehmen geeignet. Wenn Sie jedoch über mehrere Standorte verfügen oder dies beabsichtigen, müssen Sie überlegen, wie Außendienstmitarbeiter bei Bedarf auf die Buchhaltungssoftware zugreifen. Wenn Sie keinen Mitarbeiter für Informationstechnologie haben, ist das Einrichten von Exchange Server-Anmeldungen möglicherweise ein zu komplizierter Vorgang für die Installation oder Problembehandlung, wenn Probleme auftreten. Bei einem kleinen Unternehmen mit mehreren Standorten oder bei Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten, ist internetbasierte Software möglicherweise die beste Wahl.

Wissen erforderlich

Die leistungsfähige Buchhaltungssoftware ist alles andere als unbrauchbar, wenn Ihre Mitarbeiter sie nicht lernen können. Bei der Wahl der Buchhaltungssoftware müssen Sie den Ausbildungsstand Ihrer Mitarbeiter und die Schwierigkeit der Softwareauswahl berücksichtigen. Einige Buchhaltungssoftware erfordert umfassende Kenntnisse in Bezug auf Buchhaltung für die Einrichtung und Verwendung, während andere Softwarepakete auf Unternehmer und Mitarbeiter abzielen, die weder über eine Ausbildung noch über Erfahrung im Rechnungswesen verfügen.

Kosten

Nachdem Sie die Softwarepakete nach Umfang, Portabilität, Modul- und Wissensanforderungen eliminiert haben, müssen Sie als letztes die Kosten der verbleibenden Softwarepakete berücksichtigen. Berücksichtigen Sie bei der Kostenberechnung die Gebühren für Upgrades, jährliche Lizenzen und Support. Vergleichen Sie die technischen Support-Pakete und berücksichtigen Sie die zusätzlichen Kosten für die Support-Pakete in den Gesamtkosten der Buchhaltungssoftware. Wenn Sie die Installation und Einrichtung der Buchhaltungssoftware nicht selbst durchführen können, holen Sie sich Schätzungen für die Installation und Einrichtung und berechnen Sie diese Zahlen in die Gesamtkosten.