Erläutern Sie, warum die Aufgabentrennung im Rechnungswesen wichtig ist

Die Aufgabentrennung in einer Buchhaltungsabteilung dient als primärer Schutz gegen internen Betrug. Wenn die Mitarbeiter die Arbeit des anderen überprüfen, können Fehler reduziert werden. Einfache Fehler reduzieren jedoch den Gewinn nicht in gleichem Maße. Kleine Unternehmen leiden überproportional unter Betrug: Sie verlieren im Durchschnitt 5 Prozent des Umsatzes oder 160.000 USD durch internen Diebstahl. Die Aufgabentrennung innerhalb der Abrechnungsgruppe minimiert die Möglichkeiten, die Mitarbeiter aus dem Unternehmen stehlen können.

Das Dreieck des Betrugs

Betrugspräventionsexperten erkennen ein „Dreieck des Betrugs“ an, das Bedingungen für Unterschlagung schafft. Dieses Dreieck besteht aus finanziellem Druck auf den Arbeitnehmer, der Rationalisierung krimineller Handlungen und der Möglichkeit, das Verbrechen zu begehen. Die Aufgabentrennung innerhalb der Buchhaltung bricht das Dreieck zum Zeitpunkt der Gelegenheit. Das Wissen, dass andere kritische Komponenten seiner Arbeit überprüfen und prüfen, verändert die Wahrnehmung der Chancen eines Mitarbeiters. In Anbetracht der potenziellen Kosten für Betrug bei Arbeitnehmern bietet eine Investition in Maßnahmen zur Verhinderung von Betrug einen guten Ertrag.

Betrug der Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung bietet, wenn sie nicht ordnungsgemäß überwacht wird, viele Möglichkeiten für Betrug. Ein Mitarbeiter kann falsche Rechnungen erstellen und Geld auf ein von ihm kontrolliertes Konto ausbezahlen. Oder er kann Schecks an sich selbst schreiben und diese als Zahlungen an einen der Verkäufer des Unternehmens verbuchen. Durch die Trennung der Aufgaben nach Funktion, so dass keine Person eine Rechnung genehmigen, einen neuen Lieferanten im System anlegen oder einen Scheck ausstellen kann, werden diese Möglichkeiten reduziert. Mehrere Personen sollten die Erstattungen an Verkäufer überwachen, eine andere Quelle betrügerischer Aktivitäten. Durch die strenge Überprüfung der Lieferantengenehmigung und der Vertragsannahme werden auch Rückschläge vermieden, die von Anbietern gezahlt werden, die Vorzugsbehandlung oder Überzahlungen erhalten.

Andere Wege für Betrug

Andere Funktionen in der Buchhaltung bieten ähnliche Möglichkeiten für betrügerische Aktivitäten. Mögliche Betrugsfälle bei der Gehaltsabrechnung umfassen aufgeblähte Spesenabrechnungen, falsche Angaben zu geleisteten Arbeitsstunden und sogar „Geister“ -Mitarbeiter. In letzter Instanz erstellt der Dieb Mitarbeiter, die nicht existieren, legt Zeitberichte für sie vor und hinterlegt ihre Gehaltsschecks auf seinem eigenen Konto. Durch die Trennung von Einstellungs- und Zahlungsfunktionen wird diese Verknüpfung im Dreieck aufgehoben. Kundenkonten schaffen auch Betrugsmöglichkeiten. Ein unehrlicher Mitarbeiter kann einfach Barzahlungen von Kunden einlösen oder Schecks auf sein eigenes Konto umleiten. Um den Diebstahl zu verbergen, kann der Dieb nachfolgende Zahlungen von anderen Kunden in einem als Skimming bezeichneten System umleiten.

Aufgabentrennung in einem kleinen Unternehmen

Große Unternehmen trennen die Rechnungslegungsaufgaben in Abteilungen und sorgen für die erforderliche Kontrolle der Mittel. Die Schaffung einer angemessenen Aufgabentrennung stellt einen kleinen Unternehmer vor eine Herausforderung, die jedoch nicht unüberwindbar ist. Ein Kleinunternehmer kann die Bank die monatliche Abrechnung zu sich nach Hause liefern lassen. Dies stellt sicher, dass kein Mitarbeiter die Möglichkeit hat, Beweise zu entfernen, bevor andere ihn sehen. Wenn möglich, sollte der Eigentümer alle Auszahlungen unterschreiben. Durch das Erfordernis von zwei Unterschriften bei Schecks kann das Schreiben von betrügerischem Scheck verhindert werden. Zwei Mitarbeiter oder der Eigentümer und der Buchhalter sollten alle Bankeinlagen, Abrechnungsposten und Kosteneinreichungen prüfen. Diese Aufgabenteilung kann zwar nicht allen Betrug aufhalten, verringert aber die Chance.