Beispiele für Buchhaltungssysteme

Buchhaltungssysteme erfassen die Einnahmen und Ausgaben einer Organisation oder eines Unternehmens. Die Rechnungslegungsmethoden werden jedoch an die spezifischen Buchführungserfordernisse eines Unternehmens angepasst. Die Buchhaltung für eine Baufirma unterscheidet sich erheblich vom Buchhaltungssystem für Einzelhändler. Ein Manager muss die spezifischen Buchhaltungsanforderungen seines Unternehmens und seiner Branche definieren und ein System auswählen, das diese Anforderungen erfüllt. Einige Unternehmen benötigen eine robuste Bestandsverfolgung, während andere Unternehmen detaillierte Berichte über Forderungen und laufende Arbeiten benötigen.

Ein gutes Buchführungssystem sollte Managementberichte, Abschlüsse, für Außenstehende erstellte Berichte und angemessene Informationen für die Einreichung von Steuererklärungen enthalten.

Buchhaltungssysteme für Hersteller

Hersteller stellen Produkte her und montieren sie, daher sollten ihre Buchhaltungssysteme Informationen zu Bestand, Arbeitsstunden, Gemeinkosten und Verkaufsprovisionen haben. Ein Hersteller kann drei Arten von Lagerbeständen haben: Rohstoffe, Produkte in der Produktion und Fertigprodukte. Ein Hersteller muss auch wissen, wie viele Arbeitsstunden für jedes Produkt benötigt werden.

Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme müssen mindestens drei Arten von Personal erfassen: Fertigungsarbeit nach Stunden, Verwaltungspersonal nach Gehalt und Verkäufer, die nach Provision bezahlt werden. Gemeinkosten müssen den Herstellungskosten zugeordnet werden, um die individuellen Kosten für jedes Produkt zu bestimmen.

Buchhaltungssysteme für den Einzelhandel

Das Geschäft eines Einzelhändlers besteht im Kauf und Verkauf von Produkten. Das Buchhaltungssystem eines Einzelhändlers enthält ein detailliertes Inventarprotokoll. Diese Angaben sollten den Lagerbestand, die jährliche Fluktuationsrate, den Gewinn der einzelnen Produkte und die Bestellpunkte umfassen. Da die meisten Einzelhändler viele verschiedene Produkte kaufen, sind für ihr Buchhaltungssystem umfangreiche Informationen zum Status der Kreditoren, Lieferzeiten und verfügbaren Rabatte erforderlich.

Einzelhändler verkaufen für Bargeld. Daher benötigen sie Berichte über ihre Bankkonten sowie Bearbeitungszeiten und Gebühren für Kreditkarten. POS-Geräte sollten für Echtzeitberichte direkt an die Buchhaltungssoftware angeschlossen werden.

Buchhaltungssysteme für Vertriebspartner

Die Buchhaltungssysteme für Vertriebshändler ähneln denen für Einzelhändler, aber Verkaufshändler verkaufen normalerweise zu Kreditbedingungen an ihre Kunden. Daher benötigen sie strengere Berichte über ihre Forderungen. Mehr als wahrscheinlich, benötigen mehrere Mitarbeiter im Büro Zugriff auf Debitorenberichte, damit sie mit Kunden Kontakt aufnehmen und verspätete Zahlungen nachverfolgen können.

Wie Einzelhändler benötigen Händler detaillierte Informationen zu ihrem Inventar: die Kosten jedes Artikels, den Umsatz pro Produkt und den Gewinn jedes Produkts.

Buchhaltungssysteme für den Bau

Auftragnehmer haben andere Bedürfnisse als ihre Buchhaltungssysteme. Sie benötigen die Fähigkeit, die Kosten und den Fortschritt ihrer Bauprojekte zu verfolgen. Das Buchhaltungssystem für Bauunternehmer sollte die Materialkosten der in jedes Projekt einbezogenen Produkte angeben, wie viele Arbeitsstunden benötigt werden und wie viel Prozent der Fertigstellung des Projekts ausmachen.

Auftragnehmer finanzieren die Kosten ihrer Projekte in der Regel mit Bankkreditlinien. Daher sollten ihre Verbindlichkeiten Informationen zu den in den Kreditlinien enthaltenen Beträgen und den Fälligkeiten der Darlehen enthalten.

Buchhaltungssysteme für gemeinnützige Organisationen

Non-Profit-Organisationen müssen ihre Spender im Auge behalten, um herauszufinden, wer ihnen Geld gibt. Ein NPO ist verpflichtet, den Spendern die Jahresendabrechnung ihrer Spenden zur Verwendung bei Steuererklärungen zuzusenden.

Die Buchungssysteme für gemeinnützige Organisationen sollten in der Lage sein, Ertrags- und Kostenberichte für Präsentationen vor einem Verwaltungsrat, wichtigen Gebern und der Regierung zu erstellen. Non-Profit-Manager benötigen Berichte, in denen die Beiträge zu den einzelnen Programmen gegenüber den budgetierten Beträgen nachverfolgt werden.

Buchhaltungssysteme gibt es in einer Vielzahl von Formen, die an die unterschiedlichen Bedürfnisse einer Branche angepasst werden. Während der Hauptzweck eines Buchhaltungssystems darin besteht, Einnahmen und Ausgaben nachzuverfolgen, gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun. Unternehmensleiter müssen einen Schritt zurücktreten und ihre genauen Bedürfnisse ermitteln, wenn sie die Buchhaltungsprogramme für ihr Unternehmen berücksichtigen. Manager benötigen interne Berichte, die zu Entscheidungszwecken modifiziert wurden, Finanzberichte, die den Anlegern und Gläubigern vorgelegt werden können, und genaue Daten für die Steuererklärung.