Beispiel eines kostenlosen Geschäftsbriefs

Das Erlernen der Erstellung eines Geschäftsbriefs ist für Profis in allen Branchen eine wesentliche Fähigkeit, die es zu meistern gilt, und es ist besonders wichtig, wenn Sie ein neues kleines Unternehmen gründen, da Sie zunächst mit potenziellen Kunden, Mitarbeitern und Investoren Kontakt aufnehmen müssen. Unabhängig davon, ob der Brief eine Idee formulieren, Details zu einem Verkauf angeben, den Empfänger mit einem neuen Produkt bekannt machen oder einem Kunden für einen Kauf danken möchte, sollte er sich entsprechend ergänzen und dem entsprechenden Geschäftsbriefformat folgen.

Briefkopf

Alle Geschäftsbriefe sollten oben auf der Seite mit einem Briefkopf versehen sein, der den Empfängern hilft, den Brief schneller zu finden, wenn er mit anderen Papieren abgelegt wird. Der Briefkopf sollte Ihren Namen und Ihre Adresse, das aktuelle Datum sowie den Namen, Titel und die Adresse des Empfängers Ihres Schreibens enthalten. Doppelter Abstand zwischen dem Datum und Ihrem Namen sowie dem Namen des Empfängers.

Einführung

Ein kostenloser Geschäftsbrief sollte eine formale Anrede enthalten, die den Empfänger namentlich mit Respekt begrüßt. Es ist nicht ratsam, einen Brief generisch anzusprechen, z. B. „Für wen es sich möglicherweise handelt“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“, es sei denn, es ist absolut notwendig. Verwenden Sie den entsprechenden Titel und den Nachnamen des Empfängers, z. B. "Sehr geehrter Herr Jones". Doppelklicken Sie auf das Leerzeichen, und schreiben Sie dann den einleitenden Absatz, in dem genau beschrieben wird, warum Sie dem Empfänger schreiben. Um den Ton komplementär zu halten, vermeiden Sie es, mit einer Entschuldigung oder einer Erklärung zu beginnen.

Karosserie

Der Hauptteil eines Geschäftsbriefs sollte laut Purdue Online Writing Lab die Wichtigkeit Ihres Schreibens rechtfertigen. Unabhängig davon, ob das Thema Ihres Briefes positiv oder negativ ist, ist es am besten, die Positiven hervorzuheben. Konzentrieren Sie sich darauf, jeden Satz zu einer positiven Aussage zu machen, indem Sie erklären, was etwas ist und nicht was es ist, was er tun kann, und nicht, was er nicht tun kann, und indem Sie unangenehme Fakten vermeiden. Zum Beispiel "Leider sind unsere Einrichtungen erst nach dem 15. Dezember verfügbar" ist eine negative Erklärung, während "Unsere Einrichtungen ab dem 16. Dezember neu renoviert und vermietet werden können."

Schließen

Der abschließende Absatz eines Geschäftsbriefs sollte eine Handlungsaufforderung enthalten, z. B. eine Aufforderung zur Planung eines Telefonanrufs oder eine Angabe des nächsten Schritts des Kommunikationsvorgangs. Vielen Dank an den Empfänger, dass Sie sich die Zeit genommen haben, um Ihren Brief zu überdenken, und beenden Sie ihn mit einer kostenlosen Schlussanrede, wie z. B. „Danke“, „Grüße“ oder „Mit freundlichen Grüßen“. Doppelklicken Sie zweimal, geben Sie Ihren Namen ein und unterschreiben Sie ihn oberhalb der Eingabe Name.