Die Do's & Don'ts der Geschäftskommunikation
Die Bemühungen, eine spanischsprachige Version einer lokalen Wahlwahl in Massachusetts zur Verfügung zu stellen, nahmen eine amüsante Wendung, als ein Kandidat als "aktuelle Libelle" und nicht als "aktueller Sheriff" bezeichnet wurde. Der Fehler bei der Wahl ergab sich aus einem Ein-Buchstaben-Fehler in der übersetzten Sprache Text und führte zum Rückruf von Hunderttausenden von Stimmzetteln, schreibt die Kolumnistin Dianne Williamson. Fehler wie dieser veranschaulichen, wie wichtig es ist, die geschäftlichen Kommunikationen im Auge zu behalten.
Schriftliche Kommunikation
Erstellen Sie keine Geschäftsbriefe, Memos oder Flyer und drucken oder verteilen Sie sie ohne vorheriges Korrekturlesen. Um Genauigkeit zu gewährleisten, empfiehlt es sich, den Text einer zweiten Reihe von Augen zu unterziehen. Bitten Sie einen Mitarbeiter, es auch zu korrigieren. Wie der Wahlfehler in Massachusetts vermuten lässt, ist dies besonders wichtig, wenn Sie Text verwenden, der in eine andere Sprache übersetzt wird. Stellen Sie einen Muttersprachler dieser Sprache ein, um den Text zu korrigieren und sicherzustellen, dass er die von Ihnen beabsichtigte Nachricht übermittelt. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Person, die das Material übersetzt hat, perfekt war.
Kommunikationskanäle
Versuchen Sie nicht, komplizierte oder umstrittene Geschäftspläne oder Entscheidungen in einer E-Mail zu erklären. Vereinbaren Sie ein Treffen mit Mitarbeitern, in dem Sie diese Probleme erklären und auf Fragen der Mitarbeiter antworten können. Wenn Sie diese Ankündigungen persönlich vornehmen, können Sie nonverbales Feedback erfassen und Missverständnisse vermeiden, die durch falsch interpretierte E-Mails entstehen können. Denken Sie daran, dass E-Mails auch nicht der beste Kommunikationskanal für gute Nachrichten sind. Ein Mitarbeiter kann beispielsweise ein Kompliment über seine Arbeit an einem Projekt als viel bedeutungsvoller empfinden, wenn Sie sich die Zeit nehmen, um an seinem Schreibtisch vorbeizuschauen und ihn persönlich vorzulegen.
Terminologie
Verwenden Sie keine Fachsprache, Akronyme oder technischen Begriffe, wenn Sie mit der Öffentlichkeit oder nichttechnischen Mitarbeitern über Ihr Unternehmen kommunizieren. Diejenigen, die mit den Abkürzungen Ihrer Branche nicht vertraut sind, werden möglicherweise Teile Ihrer gesprochenen Nachricht übersehen, während sie versuchen, ein in früheren Sätzen verwendetes Akronym zu entschlüsseln. Jargon und technische Ausdrücke in schriftlichem Material können dazu führen, dass der Leser Ihr Marketingmaterial auswählt, anstatt es zu entschlüsseln. Durch verwirrende Bedingungen fühlen sich Ihre Zuschauer als Außenseiter, ein Effekt, den Sie nicht auf Kunden oder Mitarbeiter haben möchten. Vermeiden Sie die Verwendung der neuesten eingängigen Phrase, die sich durch die amerikanische Kultur zieht. Konzentrieren Sie sich statt auf Begriffe, die ein Schüler der siebten Klasse verstehen kann.
Ehrlichkeit und Kürze
Sagen Sie die Wahrheit oder bestätigen Sie, wenn Sie nicht bereit sind, ein Thema zu besprechen, aber belügen Sie keine Mitarbeiter oder Kunden. "Anstatt zu lügen, trainieren Sie sich, um zu antworten:" Ich bin nicht frei, einen Kommentar abzugeben "oder" Ich kann das jetzt nicht vollständig beantworten ", wenn Sie nach vertraulichen oder sensiblen Themen gefragt werden", rät Business-Coach Stever Robbins. Halten Sie die Kommunikation möglichst kurz. Untersuchungen der University of Tennessee zeigen, dass ein durchschnittlicher Erwachsener eine Aufmerksamkeitsspanne von 20 Minuten hat, berichtet das Magazin Inc.. Fragen Sie sich, wie wichtig jede Information ist, bevor Sie sie in einen Brief, eine E-Mail oder eine Präsentation einfügen. Wenn Sie mit einer Gruppe sprechen, sollten Sie das Publikum einbeziehen, indem Sie Fragen stellen, kurze Videoclips verwenden und Geschichten erzählen, die Ihre wichtigsten Punkte veranschaulichen.