Verschiedene Möglichkeiten, Dokumente in einem Aktenschrank abzulegen

Der schnelle Zugriff auf wichtige Geschäftsunterlagen erhöht die Produktivität und kann Ihnen auch helfen, eine Steuerprüfung zu überstehen. Zwei der wichtigsten Überlegungen für die Gestaltung eines Aktenschranksystems für Dokumente sind Ihre täglichen und langfristigen Informationsbedürfnisse. Ihr Dokumentenablagesystem sollte jedoch nicht so kompliziert sein, dass niemand es in Ihrem Büro richtig verwenden kann.

Alphabetisches Ablagesystem

Die alphabetische Ablage Ihrer Dokumente ist ein einfaches und bewährtes System. Der Name jedes Dateiordners entspricht dem Namen jedes Dokuments. Viele Unternehmen verwenden hängende Ordner mit Registerkarten oder stabile, vorgedruckte Teilfächer, um die Ordner unter den einzelnen alphabetischen Überschriften zu trennen. Ein Nachteil eines alphabetischen Systems ist, dass häufig ein Index erforderlich ist, um eine große Anzahl von Dokumenten zu verfolgen.

Kategorie Ablagesystem

Verwenden Sie Ihre Geschäftsbereiche und -funktionen als Grundlage für ein Kategorieablagesystem. Beginnen Sie mit vier oder fünf Hauptfunktionen wie Personal, Finanzen, Verwaltung, Marketing und Kundendaten. Mit einem kategorialen System können Sie Unterthemen wie aktuelles Personal und inaktives Personal aufnehmen. Sie können Ihre Finanzkategorie in Ausgaben und Erträge oder Forderungen und Zahlungen unterteilen.

Date-Based Filing System

Durch das Einreichen Ihrer Dokumente nach Datum können Sie Informationen finden, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt wurden. Jährliche Dateiabschnitte sind die Grundlage eines datumsbasierten Ablagesystems, und jeder Monat des Jahres ist ein Unterabschnitt dieses Systems. Bei dieser Methode bewahren Unternehmen die neuesten Dateien in der Regel sowohl im Jahresabschnitt als auch im Monatsabschnitt auf. Wenn Sie dieses System verwenden, müssen Sie ein System einrichten, um zu verfolgen, welche Dokumente welchem ​​Monat und Jahr entsprechen.

Numerisches Ablagesystem

Unternehmen, die hauptsächlich nummerierte Dokumente erstellen, z. B. Rechnungen, erstellen häufig ein numerisches Dateisystem, in dem Dateien unter Verwendung der zugewiesenen Dokumentennummern gespeichert werden. Bei diesem Dateisystem ist es wichtig, jeden Aktenschrank mit der Zahlenfolge zu kennzeichnen, die er enthält. Dieses System erfordert möglicherweise auch einen Index für den schnellen Zugriff.

Kombination mehrerer Ablagesysteme

Die üblichen Nachteile eines einfachen alphabetischen, chronologischen oder kategorialen Ablagesystems können den Abruf Ihrer Dokumente behindern. Um die gewünschte Effizienz zu erreichen, kombinieren Unternehmen häufig Elemente aus zwei oder mehr Ablagesystemen. Sie können ein kategoriales System verbessern, indem Sie alphabetische oder Datumsunterabschnitte erstellen. Unterthemen oder Kategorien, die zu den Hauptfunktionen Ihres Unternehmens passen, können die Effizienz eines chronologischen Ablagesystems verbessern.

Dinge, die man beachten muss

Unabhängig davon, welches System Sie implementieren, sollten Sie einen archivierten Dokumentbereich erstellen, um aktuelle und häufig verwendete Dokumente von den Dokumenten zu trennen, die Sie als Referenz verwenden. Für die Sicherheit Ihres Unternehmens und die Wiederherstellung nach Datenverlust sollten Sie auch die Originale wichtiger Dokumente für Rechts-, Vertrags- und Steuerdokumente in einem sicheren externen Speicherort aufbewahren. Scannen Sie diese Dokumente, um das Nachschlagen zu erleichtern. Beschränken Sie den unbefugten Zugriff auf Ihre digitalen Versionen mit Kennwörtern und Verschlüsselung.