Fertigungsauftrag vs. Rechnung

Arbeitsaufträge und Rechnungen werden verwendet, wenn ein Unternehmen oder ein Auftragnehmer Dienstleistungen für Kunden erbringt und diese in Rechnung stellt. Ein Arbeitsauftrag wird manchmal als Kaufauftrag bezeichnet, der auch verwendet wird, wenn ein Kunde Produkte anstelle von Dienstleistungen kaufen möchte. Eine Rechnung wird erstellt, unabhängig davon, ob Artikel gekauft oder Dienstleistungen erbracht werden.

Arbeitsauftrag

Ein Arbeitsauftrag ist in der Regel eine schriftliche Aufforderung des Kunden an bestimmte Artikel oder Dienstleistungen. Zu den Angaben, die in das Formular aufgenommen werden sollen, gehören die Auftragsnummer, die Rechnungs- und Lieferadresse des Kunden, der Name des Kunden, das Anfragedatum, der voraussichtliche Liefertermin, die Zahlungsbedingungen, die Liefermethode, die Jobbeschreibung, der Einheitspreis, die Zwischensumme, die anwendbaren Steuern und der Gesamtbetrag Kosten und autorisierte Unterschrift. Die Bestellung kann auch die Menge und die Teil- oder Artikelnummer enthalten.

Rechnung

Eine Rechnung ist eine Rechnung, die Sie an den Kunden senden und die Zahlung für verkaufte Waren oder erbrachte Dienstleistungen anfordern. Während Sie eine Rechnung als Verkaufsrechnung bezeichnen können, kann die Person, die den Einkauf tätigt, dies als Kaufrechnung bezeichnen. Dazu gehören das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer, Ihre Steuer- oder Registrierungs-ID, der Name und die Adresse des Käufers, die zugehörige Arbeits- oder Bestellnummer, Stückkosten und der Gesamtpreis. Enthalten sind auch eine Aufschlüsselung der Steuern, Skonti, geleisteten Anzahlungen, Zahlungsbedingungen, Fälligkeitsdatum und anwendbarer späterer Gebühren oder Gebühren.

Verarbeiten

Einige Unternehmen verlangen, dass der Käufer den Arbeitsauftrag per Fax oder E-Mail einsendet, während andere es ihnen ermöglichen, die Anfrage anzurufen. Im letzteren Fall können Sie die Bestellung auf Anfrage des Kunden telefonisch entgegennehmen. Sobald die Bestellung vorbereitet ist, senden Sie dem Käufer eine Kopie mit der Aufforderung zur Bestätigung. Eine Rechnung wird immer vom Verkäufer erstellt. Wenn sich ein Arbeitsauftrag ändert, sollte das Original aktualisiert werden und die Rechnung sollte die entsprechenden Änderungen widerspiegeln. Der Arbeitsauftrag und die dazugehörige Rechnung sollten unter dem Konto des Kunden eingereicht werden.

Überlegungen

Wenn Ihr Unternehmen klein ist, können Sie eine Bürosoftware verwenden, um Arbeitsaufträge und Rechnungen vorzubereiten. Wenn Sie viele Kunden haben, sollten Sie in Auftragsverwaltungs- und Fakturierungssoftware investieren. So können Sie Bestellungen erfassen, verfolgen und verwalten sowie Kunden elektronisch in Rechnung stellen. Sie können auch Alterungsberichte ausführen, um nicht bezahlte Rechnungen zu überwachen. Möglicherweise können Arbeitsauftrag und Rechnung kombiniert werden. Wenn zum Beispiel der Arbeitsaufwand gering ist, können Sie zum Zeitpunkt des Dienstes ein einzelnes Formular verwenden. Unabhängige Auftragnehmer oder kleine Unternehmen können ein Formular verwenden, während größere Unternehmen dazu tendieren, die beiden zu trennen.