Welche Arten von Befugnissen kontrollieren Verwaltungsassistenten in einer Organisation?

Während Verwaltungsassistenten über eine Stellenbeschreibung verfügen, beschreibt diese Beschreibung nicht die Art und Weise, wie Büroassistenten ihre Macht ausüben. Ein versierter Verwaltungsmitarbeiter mit ausgeprägten persönlichen Fähigkeiten kann Ihr Büro zu einem Kraftwerk machen. Ihr Geschäft muss einen Ton und ein Flair haben, das Kunden, Kollegen und Mitarbeiter nicht nur beeindruckt, sondern Sie auch dabei unterstützt, Ihr Unternehmen effektiv zu steuern. Wenn Sie die möglichen Befugnisse eines Verwaltungsassistenten verstehen, wissen Sie, welche Befugnisse Sie delegieren müssen.

Offizielle Befugnisse

Der Verwaltungsassistent übernimmt Aufgaben, die Ihren Tag effizienter machen. Das Schreiben von Routine-E-Mails, das Öffnen von E-Mails, das Schreiben von Terminen in Kalendern, das Verfassen von Briefen und das Ordnen von Unterlagen für die Aufbewahrung fallen in den Zuständigkeitsbereich des Verwaltungsassistenten. Die Macht hinter diesen Aufgaben liegt in der Befähigung des Chefs, seine Zeit für die Entscheidungsfindung zu nutzen, berufliche Beziehungen zu pflegen, Projekte zu überwachen und Mitarbeiter zu beaufsichtigen.

Inoffizielle Kräfte

Die Widerstandsfähigkeit Ihrer Assistentin in den belastenden Momenten jeder Bürosituation ist der Schlüssel zum Erfolg Ihres Unternehmens. Ein Teil dieser Resilienz beinhaltet eine positive Einstellung zum Umgang mit dem Stress am Arbeitsplatz sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu übernehmen. Die Vertraulichkeit wichtiger Unternehmensinformationen kann ein weiterer unschätzbarer Aspekt für die Rolle Ihres Verwaltungsassistenten sein. Sehr wichtig ist auch seine Fähigkeit, gut mit Personen in Ihrer Organisation zusammenzuarbeiten, die unterschiedliche Verantwortungsebenen haben. Ihr Assistent wird zur direkten Verbindung zwischen Ihnen und denen, die für Sie arbeiten, sowie Ihren Kunden. Sie werden möglicherweise erst bei der Einstellung Ihres Assistenten darauf aufmerksam, dass er über so wichtige, jedoch inoffizielle Befugnisse verfügt, sie sind jedoch für den Fortschritt und Erfolg Ihres Unternehmens wichtig.

Intuitive Kraft

Die besten Verwaltungsassistenten haben Befugnisse, die beinahe angeboren wirken. Ihr Assistent kann für viele Menschen Ihr Torwächter werden und Probleme und Entscheidungen behandeln, für die Sie keine Zeit haben, sich zu lösen. Diese Art von Leistung kann sehr praktisch sein, wenn Sie mit Besprechungen überschwemmt werden und einen umfangreichen Reiseplan oder zahlreiche E-Mails und Voicemails zur Beantwortung haben. Wenn Sie eine vertrauensvolle Beziehung zu Ihrem Verwaltungsassistenten aufgebaut haben, kann sich Ihr Führungsstil so sehr darauf konzentrieren, dass Sie Anfragen von Personen beantworten kann, entweder durch E-Mails und telefonische Nachrichten, die nicht so sehr von Ihrer unmittelbaren Aktion abhängen .

Macht durch Theater und Drama

Die meisten Unternehmensorganisationen können bezeugen, wie unkontrolliert und verrückt ein Arbeitsplatz manchmal sein kann. Dies kann auf fast unmögliche Fristen, hohe Arbeitsbelastung, aufdringliche Persönlichkeiten und die heikle Moral innerhalb der Organisation selbst zurückzuführen sein. Ein Verwaltungsassistent, der seine "theatralischen" Kräfte einsetzt, um die Nerven Ihrer Organisation zu beruhigen, kann einen entscheidenden Unterschied machen, wenn Sie schwierige Zeiten für Sie und Ihre gesamte Organisation durchstehen. Dies kann die Übernahme des Chaos durch die Darstellung einer starken physischen Haltung und die Verwendung einer autoritativen Stimme umfassen, die Beendigung von Konflikten durch die Ankündigung, dass die Teilnehmer eines Meetings nicht zum Thema gehören und nicht in der richtigen Reihenfolge sind, und durch den Arbeitsplatz marschieren, wobei der autoritäre Schritt die Verwaltung sagt Assistent hat das Ohr des Chefs. Diese Theatrics haben ein Maß an Macht, das Ihnen helfen kann, den Respekt von Kollegen und Untergebenen zu wahren.