Effektives Projektmanagement in der Small Business-Organisation

Effektives Projektmanagement in einem kleinen Unternehmen bedeutet, die Projektziele rechtzeitig und im Rahmen des Budgets zu erreichen, obwohl weniger Ressourcen zur Verfügung stehen als in großen Organisationen. Dabei geht es darum zu ermitteln, welche Projektmanagementmethoden Sie für weitere Projektziele anwenden können und welche in einer weniger strukturierten Umgebung für kleine Unternehmen keinen Mehrwert bieten. Tools, die die Zusammenarbeit vereinfachen und den Austausch von Informationen fördern, sind nützlich, während Verfahren, die starre Strukturen und detaillierte Aufgabenbeschreibungen erfordern, in kleineren Organisationen nicht gut funktionieren. Eine Kombination aus qualitativ hochwertigem Reporting und flexibler Organisation ist am effektivsten.

Zeitplan

Projekte haben einen begrenzten Zeitrahmen. Ein effektives Projektmanagement gewährleistet die termingerechte Erledigung einzelner Aufgaben und des gesamten Projekts. Mit Software, die Projektevaluierungs- und Review-Technik oder PERT-Diagramme und Gantt-Diagramme generiert, können Sie den Fortschritt der Arbeit verfolgen. Mit den Projektstrukturplänen in diesen Programmen können Sie jeden Teil der Arbeit in separate Aktionen unterteilen, die Sie für den Fertigstellungsgrad bewerten können, während Sie in den PERT- oder Gantt-Diagrammen den Fortschritt bestimmen können. Die Programme sind oft so konzipiert, dass sie auch die größten Projekte beherbergen können, aber sie werden auch auf die Projekte kleiner Unternehmen angewendet.

Kosten

Die Nachverfolgung von Kosten ist für Projekte von kleinen Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da das Unternehmen häufig über begrenzte finanzielle Ressourcen verfügt. Die Planungssoftware kann Kostenfunktionen enthalten, für kleine Unternehmen kann es jedoch transparenter und effektiver sein, die Kosten über ein herkömmliches Budget nachzuverfolgen. Das Budget enthält die wichtigsten Kostenelemente und Spalten für geschätzte Kosten, Einkaufskosten und bezahlte Kosten. Die Spalte "Anschaffungskosten" ist ein Frühwarnsignal, mit dem Sie bei großen Abweichungen auf Bestellungen reagieren und diese neu aushandeln können. Während das Projekt fortschreitet und mehr Spalten mit übereinstimmenden Zahlen gefüllt werden, können Sie sehen, dass das Projekt auf Kurs ist.

Steuerelemente

Mit Zeitplan- und Kostenverfolgungsfunktionen können Sie feststellen, wann ein Projekt verspätet ist oder das Budget übersteigt. Für ein effektives Projektmanagement benötigen Sie Steuerelemente, die größere Abweichungen von vornherein verhindern. Für die Kosten besteht die Kontrollfunktion darin, die Ausgabenbehörde zu beschränken. Wenn Mitarbeiter befugt sind, Bestellungen nur bis zu einem bestimmten Betrag zu erteilen, begrenzt dies das Risiko von Kostenüberschreitungen. Für die Zeitsteuerungssteuerung können Sie Meilensteine ​​verwenden. Die besten Meilensteine ​​sind externe wie Genehmigungen und Lizenzen. Wenn der Zeitplan die Erteilung einer Baugenehmigung zu einem bestimmten Datum erfordert, haben Sie einen extern generierten Meilenstein, der, wenn er nicht erreicht wird, bedeutet, dass Sie Korrekturmaßnahmen ergreifen müssen, um den Projektfortschritt zu korrigieren.

Auswertung

Eine Schlüsselfunktion für das Projektmanagement besteht darin, aus den Erfahrungen zu lernen. Lernen ist vor allem für kleine Unternehmen wichtig, da die meisten Menschen die gleiche Arbeit für zukünftige Projekte ausführen. Eine kollaborative Atmosphäre ohne Schuldzuweisungen ist wichtig für eine effektive Bewertung. Jedes Teammitglied muss Bedenken vorbringen und ansprechen können. Der Prozess muss anerkennen, dass die Personen, die die Arbeit ausführen, für ihre Leistung die maßgeblichsten sind. Eine effektive Bewertungsfunktion am Ende des Projektmanagementprozesses stärkt den Zusammenhalt des Teams und verbessert die Moral des Unternehmens.