Schwäche bei den internen Kontrollen des Finanzmanagements

Wenn Ihr Unternehmen über keine ausreichenden Kontrollen im Finanzmanagement verfügt, kennen Sie die tatsächliche finanzielle Situation des Unternehmens nicht und melden möglicherweise falsche Beträge aus steuerlichen und aufsichtsrechtlichen Gründen an die Behörden. Schwächen bei den Kontrollen des Finanzmanagements haben eindeutige Ursachen und Abhilfemaßnahmen. Sie müssen nur die Problembereiche identifizieren, feststellen, warum Ihre Kontrollen nicht wirksam sind, und die entsprechenden Korrekturmaßnahmen ergreifen.

Dokumentation

Ein wesentlicher Schwachpunkt im Finanzmanagement ist der Mangel an angemessenen Unterlagen. Unabhängig davon, ob die Aufzeichnungen in Papierform oder in digitaler Form vorliegen, muss das Finanzmanagement in der Lage sein zu rekonstruieren, wer eine Aktion eingeleitet hat, beispielsweise eine Zahlung. wer es genehmigt hat; wer hat es geändert, wenn es geändert wurde; wer es ausgeführt hat; und was aus der Aktion resultierte. Angemessene Dokumentation der Aktivitäten legt fest, wer für eine Aktion verantwortlich war, wenn später ein Problem auftritt.

Funktionstrennung

Kritische Aktivitäten wie das Ausstellen von Schecks müssen in mehrere Aufgaben aufgeteilt werden, die von verschiedenen Mitarbeitern ausgeführt werden. Wenn derselbe Mitarbeiter den gesamten Prozess bearbeitet, ist dies eine Schwäche bei den internen Finanzkontrollen. Normalerweise gibt eine Person den Scheck aus, während zwei oder mehr andere es unterschreiben und ein anderer Mitarbeiter es aussendet und in die Bücher einfügt. Das Trennen von Funktionen erschwert betrügerische Aktivitäten.

Ausbildung

Wenn ein Unternehmen Abschlüsse nach bestimmten Standards erstellen muss, müssen die für die Arbeit verantwortlichen Mitarbeiter mit den Standards, Unternehmensrichtlinien und internen Kontrollen vertraut sein. Eine unzureichende Schulung der Mitarbeiter in Schlüsselpositionen der Verantwortung ist eine Schwachstelle im internen Finanzmanagement.

Mängelbericht

Bei der Konzeption oder Ausführung von Verfahren können Mängel auftreten. Das Finanzmanagement muss jedoch beide Möglichkeiten ausnutzen, indem es eine Überwachung anstrebt, die Abweichungen erkennt und entsprechende Berichte ausgibt. Wenn zum Beispiel Software keine wichtigen Dokumente verfolgt oder ein Mitarbeiter das Ausfüllen der erforderlichen Formulare vergisst, müssen die für die Überprüfung der Dokumentation zuständigen Mitarbeiter einen Bericht über die Nichteinhaltung der Vorschriften erstellen.

Genehmigung

Das Nachvollziehen der Genehmigungen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Berechtigungsstufen nicht überschreiten, ist ein wesentlicher Schwachpunkt der internen Kontrollfunktion. Mitarbeiter haben die Berechtigung, für bestimmte Funktionen und Ausgabenlimits zu unterschreiben, unterhalb derer sie Ausgaben genehmigen können. Wenn ein Mitarbeiter seine Grenzen nicht einhält, stellt dies eine schwerwiegende Schwachstelle bei den internen Finanzkontrollen dar.

Versöhnung

Mitarbeiter kompilieren wichtige Variablen innerhalb eines Unternehmens aus mehreren Quellen. Sie können zum Beispiel den physischen Bestand der vorhandenen Produkte erfassen, aber auch den Bestand der erhaltenen Produkte und der verkauften Produkte berechnen. Die mangelnde Abstimmung zwischen den beiden Quellen ist eine Schwäche bei den internen Finanzkontrollen. Der Abgleich identifiziert die Unterschiede zwischen den beiden Quellen und findet Erklärungen, die zu Verbesserungen führen. Fehlende Abstimmung bedeutet, dass das Unternehmen keine Unterschiede berücksichtigt.