Welche Verantwortung trägt die Personalabteilung für vertrauliche Personalakten?

Egal ob Papierakten oder elektronische Personalakten, Ihre Personalabteilung ist verpflichtet, die persönlichen und beschäftigungsbezogenen Informationen der Mitarbeiter zu schützen. Vertraulichkeit ist für die Integrität Ihrer Personalabteilung und den Ruf Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Personalmitarbeiter werden mit privaten, vertraulichen Informationen über die Organisation und ihre Mitarbeiter betraut. Verstöße gegen die Vertraulichkeit führen dazu, dass Mitarbeiter das Vertrauen in die Abteilung verlieren und die Kompetenz der Personalabteilung in Frage stellen.

Inhalt

Personaldateien enthalten vertrauliche Informationen zu Mitarbeitern, die sich auf Vergütung, Arbeitsleistung, persönliche Kontakte, Arbeitshistorie und Beschäftigungsnachweise beziehen. Diese umfassen häufig eine Kopie der Sozialversicherungskarte, einen Führerschein, einen US-Pass oder eine Arbeitserlaubnis. Aufgrund der Art der Informationen in diesen Dateien ist es zwingend erforderlich, dass die Personalabteilung Zugriffskontrollen einrichtet und die strikte Vertraulichkeit der Mitarbeiterdaten einhält.

Medizinische Information

Das Krankenversicherungsportabilitäts- und -pflichtgesetz schreibt die Vertraulichkeit von Informationen vor, die im Zusammenhang mit der Krankenversicherung des Arbeitgebers stehen. Das Americans with Disabilities Act und das Genetic Information Nondiscrimination Act verbieten die Offenlegung von gesundheitsbezogenen und medizinischen Informationen von Mitarbeitern. Bewährte Vorgehensweisen aus der Personalabteilung empfehlen Arbeitgebern, eine separate Datei für vertrauliche Mitarbeiterinformationen zu erstellen, z. B. Auswahl der Krankenversicherung, Angaben zu Schadensfällen bei Arbeitnehmern, Unterkünfte für Arbeitnehmer mit Behinderungen und Dokumente im Zusammenhang mit dem Urlaub aus dem Familien- und Krankenurlaubsgesetz. Darüber hinaus sollte die Personalabteilung einen Datenschutzbeauftragten benennen, der ausschließlichen Zugriff auf diese Dateien hat. Die Dateien sollten sicher an einem anderen Ort als die regulären Beschäftigungsdateien aufbewahrt werden und anderen Personen auf Anfrage zur Verfügung stehen, indem sie an den Datenschutzbeauftragten der Personalabteilung gerichtet werden.

Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter

Die Verpflichtung von HR zur strikten Verschwiegenheit gilt auch für Diskussionen über einzelne Mitarbeiter, Beschäftigungsmaßnahmen und Fragen der Personalabteilung. Personalmitarbeiter sollten beschäftigungsrelevante Themen auf einer "Know-how-Basis" erörtern. Sogar abteilungsbezogene Diskussionen über Mitarbeiterinformationen sollten geregelt werden. Personalmitarbeiter sollten auf der Grundlage von Informationen in Personalakten keine nicht arbeitsbezogenen Gespräche mit Mitarbeitern führen. Darüber hinaus müssen Personalmitarbeiter die Vertraulichkeitsinformationen an Mitarbeiter außerhalb der Personalabteilung weitergeben, mit denen sie Freundschaften geschlossen haben.

Untersuchungsdateien

Wenn ein Mitarbeiter der Personalabteilung eine Untersuchung am Arbeitsplatz durchführt, besteht die normale Vorgehensweise darin, eine Akte für Zeugenaussagen, Kopien der Rechtsrecherche, Hinweise auf die Glaubwürdigkeit von Zeugen und Beschäftigungsmaßnahmen zu erstellen, die von der Personalleitung oder einem Rechtsbeistand empfohlen werden. Obwohl die Untersuchung am Arbeitsplatz einen oder mehrere Mitarbeiter betreffen kann, bewahren Sie niemals Untersuchungsmaterial in den Personalakten der an der Untersuchung beteiligten Mitarbeiter auf. Das Verwalten eines separaten Dateiordners für Untersuchungsmaterialien ist kritisch. Die in den Akten eines Angestellten enthaltenen Materialien können auffindbar werden, wenn das Problem von einer informellen Beschwerde zu einer förmlichen Beschwerde oder einem Rechtsstreit, der bei einer staatlichen Vollstreckungsbehörde oder den Gerichten eingereicht wird, eskaliert. Auffindbar bedeutet, dass die Agentur oder das Gericht verlangen könnte, das Material zu inspizieren, was die Rechtsverteidigung des Arbeitgebers ernsthaft beeinträchtigen könnte.

Abteilungsdateien

Viele Arbeitgeber verfügen über zwei Personalakten für Mitarbeiter, eine Beschäftigungsdatei und eine Abteilungsdatei, die auch als Vorgesetzte bezeichnet wird. Vorgesetzte und Manager führen Abteilungsdateien für ihre Mitarbeiter, die spezifische Informationen zu Leistung, Anwesenheit, Vorgesetztenanmerkungen und Feedback enthalten. Diese Dateien sollten keine gesundheitsbezogenen oder medizinisch relevanten Informationen enthalten und sollten vertraulich aufbewahrt werden, beispielsweise in einer gesperrten Schublade, zu der nur der Vorgesetzte Zugang hat.