So schreiben Sie eine Unternehmensreiserichtlinie

Eine durchdachte Unternehmensreiseregelung schützt Ihre Mitarbeiter auf Reisen, reduziert die Reisekosten für kleine Unternehmen und begrenzt Ihre rechtlichen Verpflichtungen. Entwickeln Sie eine Reiserichtlinie, die mit der Buchung einer Reise beginnt und mit den Unterlagen endet, die Ihre Mitarbeiter nach ihrer Rückkehr einreichen.

Beginnen Sie mit einer Reiseanfrage

Beginnen Sie Ihren Reiserichtlinien-Leitfaden mit einer Beschreibung des Verfahrens, das die Mitarbeiter befolgen müssen, um eine Reisegenehmigung zu erhalten. Jede Reise muss genehmigt werden: Nur weil ein Mitarbeiter in der Vergangenheit an einer Konferenz oder Messe teilgenommen hat, bedeutet dies nicht, dass er jedes Jahr zur Teilnahme zugelassen ist. Legen Sie eine schriftliche Gliederung oder ein Formular mit den erforderlichen Informationen für die Genehmigung der Reise bei. Bitten Sie den Mitarbeiter, den Namen der Veranstaltung anzugeben, wenn er mit der Reise, dem Zweck der Reise, der Abteilung, der die Reise in Rechnung gestellt wird, und den geschätzten Gesamtkosten sowie den Terminen verbunden ist. Geben Sie an, welcher Vorgesetzte nach Namen den Mitarbeitern die Reise genehmigen kann.

Optionen angeben

Erlauben Sie Mitarbeitern nicht, ihre eigenen Flüge oder Hotelzimmer ohne Genehmigung Ihrer Personalabteilung oder Buchhaltung zu buchen. Mitarbeiter können Flüge oder Hotels buchen, die ihnen die häufigsten Fliegermeilen oder Zimmerpunkte bieten, anstatt die wirtschaftlichsten für das Unternehmen zu wählen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern erlauben, Vielflieger- und Zimmerpunkte zu behalten, lassen Sie Ihre Buchhaltung oder Personalabteilung buchen oder genehmigen Sie alle Buchungen, um die besten Preise für Ihr Unternehmen zu erhalten. Wenn Ihr Unternehmen häufige Flieger- und Raumpunkte hat, um die Reisekosten der Mitarbeiter zu decken, geben Sie dies in Ihren Reiserichtlinien ein. Viele dieser Bedenken können vermieden werden, wenn ein HR-Mitarbeiter jede Reise anhand des genehmigten Reiseantragsformulars recherchiert, Flüge und Zimmer bucht und die Hauptkosten einer Firmenkreditkarte belastet.

Teilen Sie Ihren Mitarbeitern im Unternehmensreiseführer mit, ob sie alternative oder bevorzugte Reiserouten auf der Grundlage bevorzugter Reisezeiten oder anderer Faktoren vorschlagen können, mit der Bedingung, dass das Unternehmen die niedrigste verfügbare Rate bezahlt, während der Mitarbeiter die Differenz bezahlt.

Ausgaben abgrenzen

Legen Sie täglich fest, dass die Mitarbeiter Mahlzeiten, Trinkgelder, Taxis und Shuttles, Telefonanrufe, Parkgebühren und andere Nebenkosten abdecken können. Vermerken Sie im Reiseführer, für welche Kosten eine Erstattung erforderlich ist. Sie können beispielsweise festlegen, dass für alle Ausgaben über 25 US-Dollar eine Quittung erforderlich ist, oder Sie können Essensbestätigungen ausschließen, sofern die täglichen Gesamtkosten nicht die Tagespauschale übersteigen. Geben Sie an, ob Mitarbeiter für die Rückerstattung Quittungen anstelle von Kreditkartenabrechnungen einreichen müssen. Eine Kreditkartenabrechnung zeigt beispielsweise nur den Gesamtbetrag einer Hotelrechnung, während in der Zimmerrechnung Nebenkosten wie Minibar und Filmverleih gezeigt werden, die das Unternehmen normalerweise nicht abdecken würde.

Sicherheitsverfahren einschließen

Fordern Sie die Mitarbeiter auf, die Telefonnummer des Hotels, in dem sie sich aufhalten, sowie eine Handynummer anzugeben, damit sie im Notfall erreicht werden können. Mandat, dass sie ihre Reiserouten verlassen, einschließlich Flug-, Zug- oder Auto-Reisezeiten, Check-In- und Check-Out-Zeiten sowie Sitzungszeiten. Bitten Sie darum, dass sie ihren Vorgesetzten ihre Arbeitszeiten auch nach Geschäftsschluss per E-Mail mitteilen. Wenn Mitarbeiter im Ausland reisen, bitten Sie sie, einen gültigen Reisepass, einen zusätzlichen Regierungsausweis sowie die Adresse und das Telefon der US-amerikanischen Botschaft in diesem Land vorzulegen.

Einschließen von Kostenerstattungsverfahren

Zeigen Sie den Mitarbeitern das Erstattungsformular, das sie bei der Rückkehr einreichen werden. Geben Sie ein Beispielexemplar mit Notizen zu jedem Abschnitt, den Sie hervorheben möchten. Geben Sie das Verfahren für die Übermittlung einer Kostenerstattungsanforderung eindeutig an. Dies kann das Formular, die erforderlichen Quittungen für bestimmte bestimmte Artikel, den Namen der Person oder Abteilung, an die die Anfrage übermittelt werden muss, und die Frist für die Einreichung der Anfragen umfassen.