Virtuelle Meeting-Etikette

Virtuelle Meetings haben den Vorteil, dass sich die Teilnehmer treffen und Projekte oder andere Themen diskutieren können, ohne am selben Ort zu sein. Virtuelle Besprechungen können für kleine Unternehmen eine große Kostenersparnis bedeuten, da sie es Personen mit begrenzter Zeit oder weit entfernten Personen ermöglichen, an Besprechungen teilzunehmen, ohne dass hierfür Kalender gelöscht oder eine Geschäftsreise gebucht werden muss. Die Verbindung zu jedem ist zwar einfach, aber ein produktives und professionelles virtuelles Meeting kann eine Herausforderung sein.

Technologie

Stellen Sie sicher, dass die Technologie, die Sie verwenden, rechtzeitig vor dem Meeting funktioniert, um sich Zeit zu nehmen, um notwendige Anpassungen vorzunehmen. Obwohl das Meeting virtuell ist, müssen sich die Teilnehmer trotzdem Zeit für ihre Teilnahme nehmen. Wenn Sie nicht sicherstellen, dass die Technologie ordnungsgemäß funktioniert, kann dies dazu führen, dass einige Teilnehmer aus Zeitgründen oder wegen der Verschwendung ihrer Zeit verärgert werden. Führen Sie ein Test-Meeting mit einem Freund oder Kollegen in einem anderen Büro durch, um sicherzustellen, dass die Technologie ordnungsgemäß funktioniert und die Audio- und Videosignale klar sind. Statisch gefülltes Audio und abgehackte Videos verhindern, dass einige Teilnehmer an dem Meeting teilnehmen.

Rahmen

Auch wenn Sie sich virtuell treffen, sollten Sie von einem professionellen Umfeld aus teilnehmen. Wenn Sie von zu Hause oder von einem öffentlichen Ort aus teilnehmen, suchen Sie nach einem ruhigen, privaten Bereich und schalten Sie den Fernseher und die Musik aus. Wenn möglich, sollte jemand anderes Kinder oder Haustiere beschäftigt halten, damit das Meeting nicht unterbrochen wird. Kleiden Sie sich so professionell wie wenn Sie ins Büro gehen würden und sitzen Sie an einem Schreibtisch oder auf einem Stuhl, anstatt sich auf der Couch oder auf Ihrem Bett zu faulenzen.

Beteiligung

Die Teilnahme an einer virtuellen Besprechung ist möglicherweise schwieriger als bei einer traditionellen Besprechung, da es schwierig sein kann, visuelle Signale von einem Computermonitor zu lesen und zu bestimmen, wann eine andere Person sprechen wird. Wenn Sie die Besprechung leiten, gestalten Sie sie so, dass jeder Teilnehmer Zeit hat, sich einzubringen, indem Sie Fragen an bestimmte Teilnehmer richten. Begrenzen Sie auch die Größe des Meetings. Je geringer die Anzahl der Teilnehmer ist, desto einfacher wird es für jeden, teilzunehmen und verstanden zu werden. Vermeiden Sie Multitasking während des Meetings. Das Überprüfen von E-Mails oder die Arbeit an anderen Projekten ist während eines virtuellen Meetings verführerisch, aber Sie werden nicht daran teilnehmen.

Fokus

Konzentriere dich auf das Meeting. Senden Sie den Teilnehmern vorab eine E-Mail mit der Tagesordnung und fügen Sie Kopien der Dokumente bei, die Sie während des Treffens besprechen. Weisen Sie wie bei persönlichen Meetings jemanden zu, der für die Zeit verantwortlich ist, und ermutigen Sie alle, sich an die Tagesordnung zu halten. Halten Sie das Meeting kurz, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer während des Meetings einbezogen sind.