Verwendung von Signaturpads für elektronische Signaturen

Fortschritte in der Mobilfunktechnologie haben zur Entwicklung von Geräten und Software geführt, die in der Lage sind, die Unterschrift einer Person zu erfassen und an einem digitalen Dokument anzubringen, das auf einem Laptop oder Tablet gespeichert ist. Während die Vorteile dieser Methode für die Geschäftsabwicklung und die Unterzeichnung von Dokumenten klar und überwältigend sind, stieg die Zahl der Unternehmen, die solche Verfahren anwenden, aufgrund von Kosten, mangelndem Verständnis und einiger Zurückhaltung traditioneller Methoden langsam an.

Digitale Signaturen

Mit der Verbesserung der Technologie und der zunehmenden Entwicklung einer fortschrittlicheren digitalen und mobilen Methodik wird die Verwendung von Papierdokumenten immer weniger. Für Branchen und Organisationen, die die digitale Signaturerfassungstechnologie einsetzen, gibt es mehrere Vorteile. Unternehmen mit mobilen Vertriebsmitarbeitern, insbesondere in Situationen, in denen eine große Anzahl von Kunden oder Kunden Papierunterlagen unterschreiben oder Programme an einem einzigen Ort anmelden können, können von der Implementierung digitalisierter Prozesse profitieren.

Vorteile

Die Vorteile elektronischer Signaturverfahren sind zahlreich und überwiegen in vielen Fällen die Anschaffungskosten, die mit einem Übergang zu einer solchen neuen Technologie verbunden sind. Außendienstmitarbeiter müssen keine Stapel von leeren Formularen mehr tragen. Neue Kontodokumente können fast sofort geliefert und verarbeitet werden, und ein Postzustellungsfehler wird nicht mehr ausgegeben. Die Erfassung digitaler Unterschriften steht auch im Vordergrund der Bewegung des „grünen Büros“, da durch diese Technologie der Bedarf an materiellem Papier erheblich verringert wird.

Geräte erfassen

Unternehmen, die digitale Signaturmethoden und -technologien einsetzen, können aus einer breiten Palette von Geräten auswählen, um die elektronische Übertragung einer schriftlichen Signatur in digitale Dokumente zu erreichen. Während die Grundvoraussetzungen auf der ganzen Linie gleich bleiben, kann die Liste der spezifischen Merkmale und der Fähigkeiten jedes einzelnen Geräts stark variieren. Die meisten Geräte sind relativ klein und können über ein USB-Datenkabel an jeden modernen Laptop angeschlossen werden. Auf dem Laptop installierte Spezialsoftware erkennt die Signatureingabe, verschlüsselt die Daten, fügt das Bild an der entsprechenden Stelle auf der Dokumentseite hinzu und speichert das gesamte Dokument als eigene separate Datei. Weniger teure Signaturpads sind in der Regel kleiner und zeigen nicht wirklich die Schrift des Unterzeichners auf dem Bildschirm an, während teurere Modelle über hintergrundbeleuchtete LCD-Bildschirme und zusätzliche Funktionen verfügen können.

Probleme

Vielleicht ist einer der Hauptgründe für die Verzögerung oder das Zögern vieler Unternehmen, digitale Signaturtechnologie einzusetzen, die mit einem solchen Übergang verbundenen Anfangskosten. Alle relevanten Dokumente und Antragsformulare müssen in entsprechende digitale Dateien umgewandelt werden, und alle Vertriebsmitarbeiter an der Front müssen über funktionierende Erfassungsgeräte verfügen. Während einzelne Unterschriftenblöcke kostengünstig sind, können die Kosten für die Ausstattung eines massiven Verkaufspersonals übertrieben sein. Darüber hinaus müssen Unternehmen, die eine Umwandlung in Betracht ziehen, Rechtsberater konsultieren, um sicherzustellen, dass ihre Methodik korrekt ist und nicht gegen geltende lokale Gesetze oder Branchenvorschriften verstoßen. Die Verbraucher müssen über die neuen Techniken informiert werden, und Organisationen müssen bereit sein, die Praxis zu erklären und zu verteidigen.